Правила написання електронного листа або етикет електронної пошти, Контент-платформа
Правила написання електронного листа
або етикет електронної пошти
Наталія Ілляшенко, к. п.н.,
начальник інформаційно-аналітичного відділу
Управління міжнародних зв'язків НовДУ
На що слід звернути увагу кожному користувачеві? У цій статті сформульовано 19 правил, що ґрунтуються на моєму багаторічному досвіді листування з іноземними та українськими колегами, а також досвіді інших користувачів електронної пошти.
Правило 1. При оформленні електронного листа обов'язково заповнюйте всі поля.
У загальному вигляді структуру ділового електронного листа можна подати у такому вигляді:
1. Адреса та ім'я відправника.
2. Адреса отримувача.
5. Лист, що складається з привітання; основний текст листа; висновки; та підписи.
Правило 2. Адреса та ім'явідправника повинні бути пізнаваними.
Правило 3.Обов'язково заповнюйте графу «Темалисти».
Про що слід пам'ятати при написанні Теми? Тема листа – це червона нитка сенсу всього повідомлення. Якщо Ви відповідаєте на чиїйсь електронний лист, але при цьому змінюється основна думка діалогу, змінюйте відповідно і Тему; а ще краще починати обговорення нового питання створенням нового листа, оскільки зміна предмета обговорення без зміни теми цього листа може призвести до плутанини та труднощів.
Правило4. Використовуйте Re: тільки для відповіді.
Правило 6. Обов'язково пишіть привітання, що складається з вітального слова та імені одержувача перед основним текстом листа.
Привітання - це коротка пропозиція, з якоїмає починатися лист. На жаль, є такі користувачі, які вважають, що вітання в електронному листі не потрібно писати, оскільки це нібито безглуздий пережиток паперової пошти, що не несе в собі жодної значущої інформації і містить чергові слова. Це докорінно неправильно. Привітання несе у собі інформацію про вихованість того, хто складає листа. Гадаю, Ви не хочете, щоб Вас вважали грубими та невихованими. У такому разі - дотримуйтесь правил етикету електронної пошти.
Правило 7. Правильно структуруйте свій лист.
Оскільки читання з екрана монітора набагато складніше, ніж читання паперового носія, дуже важливо правильно структурувати електронний лист. Розбивайте текст на логічні абзаци і замість занадто довгих речень використовуйте кілька коротких. Намагайтеся щоб Ваші пропозиції містили не більше 15-20 слів. Відокремлюйте абзаци один від одного відступом або порожнім рядком.
Правило 8. Будьте короткими і висловлюйте думки по суті.
Електронний лист, на відміну від звичайного, призначений для швидкої передачі інформації, тому намагайтеся не надсилати довгі електронні повідомлення. Якщо вам необхідно переслати важливу інформацію, що містить великий обсяг, краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а саму інформацію оформити у вигляді вкладення.
Правило 9. Якщо Ви збираєтеся надіслати вкладення, то приєднайте його на самому початку.
Перш ніж розпочати написання листа, приєднайте вкладення. Скільки разів мені доводилося отримувати листа, метою якого було пересилання вкладення, без цього самого вкладення?! І слідом приходив лист від того ж відправника з фразою "Oops, here you go!". Така безтурботність може не найкращим чиномпозначитись на Вашій діловій репутації.
Правило 10. Не надсилайте непотрібні файли.
Запам'ятайте: коли Ви пишите будь-кому вперше, не прикріплюйте жодних вкладень. Якщо Ви все ж таки посилаєте якесь вкладення без погодження з одержувачем, то обов'язково напишіть у тексті листа, що це за файл. В іншому випадку він може подумати, що Ваше вкладення - це вірус, що самовільно причепився, і знищить його, не читаючи, так як відкривати можливий вірус небезпечно. До речі, подібні віруси найчастіше приходять зі спамом.
Правило 11. Складаючи лист у відповідь, відповідайте на ВСІ задані Вам питання.
Якщо Ви відповідаєте комусь на лист, то постарайтеся відповісти на всі запитання, які Ви задали. Це правило здається таким природним і зрозумілим, проте дуже часто виходить, що люди не відповідають на деякі із заданих їм питань. За своїм досвідом знаю, що це одне з правил електронного листування, що найчастіше порушуються. Замовчування питання дуже неетично з Вашого боку - адже інша людина потребує Вашої відповіді і чекає на неї, але не отримує в листі. Якщо Ви не можете відповісти, то так прямо і напишіть. Тільки не залишайте нічого без відповіді, а то Вашому співрозмовнику доведеться повторювати своє питання, і своїм замовчуванням Ви все одно не уникнете необхідності відповідати.
Правило 12. Перш ніж надіслати листа, перевірте орфографію, граматику та пунктуацію.
Правило 13. На електронні листи обов'язково потрібно відповідати.
При отриманні незатребуваних листів від невідомих людей можна не відповідати. Їх можна видаляти, не читаючи. Не отримавши відповіді, кореспондент повинен правильно зрозуміти. Якщо не зрозуміє та надішле повторний лист, порушником етикету буде він, а не Ви. Тим більше, щонезатребуваний лист може бути спамом і будь-яка відповідь дозволяє спамеру вважати, що контакт встановлений. При отриманні незатребуваного листа з приєднаним файлом слід видалити файл, не розпаковуючи: швидше за все це джерело комп'ютерного вірусу.
Правило14. Не запитуйте сповіщення про прочитання.
Правило 15. Не пишіть ПРОПИСНИМ ШРИФТОМ.
Не пишіть весь текст повідомлення великим шрифтом; кілька слів, виділених у такий спосіб, краще підкреслять важливість цього місця. Якщо Ви пишете великим шрифтом, то здається, що Ви кричите. Це може спричинити подразнення або іншу небажану реакцію у Вашого читача.
Правило 16. Ніколи не повідомляйте конфіденційну інформацію за допомогою електронної пошти.
Правило 17. Не зловживайте абревіатурами та емоційним оформленням.
Правило 18. Наприкінці листа обов'язково ставте свій підпис.
Правило 19. Якщо сумніваєтеся, не надсилайте листа.
У статті використані такі джерела:
1. Тер-Мінасова та міжкультурна комунікація. М., 2000.