Проблеми комплектування архівів за умов державної монополії на архівні документи
Архівний фонд та Державне управління архівною справою в РФ. Зберігання, комплектування, облік та використання архівних документів. Комплектування архівів у сучасних умовах. Складання та оформлення описів справ. Проблеми комплектування архівів.
Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.
Якщо стан та якість обробки документів ліквідованої чи реорганізованої організації не відповідають вимогам цих Правил, то ліквідаційна комісія зобов'язана організувати впорядкування документів відповідно до вимог цих Правил та після цього передати документи щодо належності
Технологія комплектування архівів є комплексом взаємозалежних циклів, яких залежить перетворення предметів праці (документів, інформації, знань). Сама технологія комплектування спрямована на цілеспрямовані, послідовно здійснені дії з документами, відомостями про них, інформацією для реалізації цілей та змісту діяльності архівів. Значення комплектування у тому, що, будучи вхідний підсистемою формування архівного фонду, воно фактично визначає не лише інші його процеси, а й взагалі всю роботу архівів.
В даний час існує низка проблем, пов'язаних із комплектуванням архівів в умовах державної монополії на архівні документи:
1. Необхідно законодавчо закріпити пільги незалежно від форм власності.
2. Архівні фонди, які протягом багатьох років були єдиним джерелом документопостачання,Нині слід як перспективні організації.
3. Потрібно організувати внутрішньоукраїнський обмін інформацією про документи та документообмін.
4. Удосконалення комплектування неможливе без активного впровадження національної інформаційної системи.
Особлива проблема - фінансування архівів. В Україні протягом багатьох десятиліть діяла лише одна форма фінансування архівів - державна (бюджетна). На жаль, зараз неможливо комплектувати фонд виключно на бюджетні кошти, оскільки їх обсяг недостатній для архівів. Тому на сьогоднішній день доцільно використовувати дві форми фінансування: бюджетну (федеральну та муніципальну) та позабюджетну.
Розглядаючи сьогоднішній стан економіки в Україні, ми спостерігаємо постійний спад промислового виробництва і, як наслідок, зниження доходів держави. Очікувати зростання витрат на культуру не доводиться (частка видатків на архіви з федерального бюджету зазвичай не перевищує 0,25-0,30%), тому бюджет архівів завжди залежав і залежить від місцевих органів самоврядування. На цілі комплектування гроші з бюджету будь-якого рівня, на жаль, майже не виділяються, а якщо й виділяються, то недостатньо. Владні структури, Державна дума, Мінфін - звідусіль приходить стандартна відповідь, сенс якої полягає в одній фразі: на жаль, на комплектування виділити кошти немає можливості.
Справді, комплектування багатьох архівних фондів пущено на самоплив. Найбільші архіви регіонів України комплектуються час від часу (відповідно випадковими документами) і в кілька разів гірше, ніж пересічні архіви маленьких міст на Заході. Навіть у головних архівах країни комплектування все більше набуваєпровінційний характер (у гіршому значенні цього слова). Поповнення архівних фондів підтримується на мінімально допустимому рівні, в основному за рахунок безкоштовного обов'язкового примірника видань, які перебувають у віданні Міністерства культури України.
Багато архівів самостійно знаходять вихід із ситуації. І тут на допомогу приходять позабюджетні джерела фінансування. Архіви стали переходити новий господарський механізм, новий спосіб організації архівної сфери: широко впроваджуються платні форми обслуговування; реалізуються різні ініціативні напрями господарсько-комерційної діяльності тощо. буд. Альтернативні джерела самофінансування архівів можна розділити на великі групи: реалізаційні надходження і позареалізаційні надходження. Грамотне поєднання різних джерел та способів комплектування, розуміння принципів складання бюджету дозволяє перерозподілити наявні ресурси для зміцнення вже існуючих програм комплектування архівів, а також дає змогу ефективніше використовувати позабюджетні джерела фінансування.
Таким чином, якість комплектування сьогодні визначається станом архівів та способом управління комплектуванням. При цьому питання фінансування, на думку більшості фахівців, є першочерговими, оскільки архіви в сьогоднішній ринковій ситуації не в змозі придбати необхідний документ, а говорити про якість комплектування архівних фондів безглуздо.
Окремою проблемою є питання комплектування державних архівів аудіовізуальною документацією. Основні джерела комплектування цими видами документів: газети та телерадіокомпанії – відмовляються від співпраці. Комплектування архівів аудіовізуальною документацією - однією з найважливішихточки зору створення джерельної бази сучасності вимагає нових підходів, зокрема через законодавче закріплення права архівів на отримання обов'язкового примірника аудіовізуального документа.
Впровадження діловодних систем в електронному форматі та перспектива прийому на державне зберігання машиночитаних документів ставить перед архівістами низку проблем: на сьогоднішній день не визначено юридичного статусу електронних документів, не розроблено технічних параметрів їх приймання та зберігання. Все це стримує роботу архівів із електронною документацією.
Викликає стурбованість становище зі станом документів державної частини Архівного фонду, що знаходяться на тимчасовому зберіганні на приватизованих підприємствах, а також збереження документів з особового складу у недержавних організаціях. Ухвалення в ряді регіонів законодавчих актів про адміністративну відповідальність осіб, які допустили порушення архівного законодавства, відіграло позитивну роль, але проблеми повністю не вирішило. За відсутності архівних установ можливості відстежувати життєздатність організації, адміністративні заходи часто вживаються вже за фактом втрати документів.
Укладання
Склад Архівного фонду України закладається на стадії діловодства. Звідси необхідність звернути увагу на архівознавчу підготовку фахівців-документознавців, забезпечити участь архівістів у розробці навчальних планів та проведенні виробничої практики для навчальних закладів, які готують спеціалістів цього профілю.
Констатуючи та аналізуючи зміни, що відбулися у традиційній системі комплектування Архівного фонду України, їх конкретні прояви на регіональному рівні, багато конференції, присвячені питанням проблемкомплектування архівів рекомендують архівним органам та установам:
2. Продовжити практику укладання договірних відносин між архівними установами та власниками документів недержавної частини Архівного фонду України, які передбачають передачу документів на державне зберігання після закінчення обумовленого строку відомчого зберігання.
3. Спільно з органами виконавчої влади вживати заходів щодо забезпечення збереження документів підприємств та організацій, що зазнали процедури банкрутства.
4. Активізувати роботу щодо забезпечення безпеки, відбору та передачі на постійне зберігання до державних та муніципальних архівів аудіовізуальної та електронної документації, що знаходиться на відомчому зберіганні.
5. З метою створення умов для максимально різнобічного вивчення історичних процесів організувати спільно з вченими роботу з визначення дослідницьких тенденцій у використанні певних видів архівної документації, розробити форми та методи ініціативного документування, що сприяють поповненню Архівного фонду документами, що не надходять традиційним шляхом, але становлять інтерес для сучасних дослідників.
Регіональним органам управління архівною справою звернутися до Федеральної архівної служби з пропозиціями:
1. Провести дискусію в електронному форматі із широким колом учасників "Архівний фонд України в XXI столітті".
2. Розробити та закріпити в архівному законодавстві:
- механізм взаємодії з власниками особистих архівів та недержавними підприємствами щодо забезпечення безпеки та обліку архівних фондів та архівних документів;
- Контролюючу роль архівів за станом діловодства в організаціях-джерелах комплектування.
3. Домогтися посилення ролі міністерств та відомств у забезпеченні підвідомчих організацій типовими переліками із зазначенням конкретних термінів зберігання документів, типовими номенклатурами справ, інструкціями з діловодства.
4. Методично забезпечити комплектування архівів аудіовізуальною та машиночитаною документацією.
Список використаної літератури
1. Уніфіковані системи документації. Система організаційно – розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів та формуляр – зразок. ГОСТ 6.38-72 та ГОСТ 6.39-72.
2. Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди та технічні вимоги. ГОСТ 17914-72.
3. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. ГОСТ 16487-83.
4. Зберігання документів у фондах бібліотек та органів науково-технічної інформації. Загальні вимоги. ГОСТ 7.50-84.
5. Документи на паперових носіях. Правила державного схову. Технічні вимоги. ОСТ 55.6-85.
6. Єдина державна система діловодства: Основні засади. М., 1974.
7 Основні правила роботи державних архівів СРСР. М., 1984.
8. Основні правила роботи державних архівів із кінофотофонодокументами. М., 1980.
9. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Уніфіковані форми, інструктивні та методичні матеріали щодо їх застосування. М., 1981.
10. Перелік документальних матеріалів із строками зберігання до 5 років, що підлягають знищенню без затвердження архівними органами (установами). М., 1961.
11. Типове положення про архів установи. М., 1965.
12. Типове положення про об'єднаний відомчий архів. М., 1969.
13. Організація роботи архівнихустанов із відомчими архівами: Методичний посібник. М., 1969.
14. Методичні рекомендації щодо роботи з особливо цінними документами у державних архівах. М., 1983.
15. Основи законодавства «Про архівний фонд України та архіви». М., 1976.
16. Діловодство (Організація та технологія документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т. В, Санкіна Л. В., Бикова Т. А. та ін; За ред. Т. В. Кузнєцової. – М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2001. – 359 с.
17. Сокова О.М. Архіви та управління документацією за кордоном: основні проблеми: Аналітичний огляд. - М„1989.
Додатки
ЛИСТ - ЗАВЕРІВАЧ СПРАВИ N ___
У справі підшито (вкладено) та пронумеровано ___________ листа(ів)
(цифрами та прописом)
у тому числі: літерні листи _____________________________________, пропущені номери ____________________________________ + листів внутрішнього опису ________________________________________________
Особливості фізичного стану і формування справи
Найменування посади особи,
склав засвідчувальний напис Підпис Розшифровка