Професія головний бухгалтер
Таймменеджмент - управління часом, на сьогодні один з особливо популярних напрямів бізнесу - тренінгів та курсів. Але головний бухгалтер, який звикли роками працювати без хвилини вільного часу, не може відразу повірити в те, що можна встигати робити більше і при цьому мати достатньо вільного часу, без залучення додаткових кадрів. Однак у теоріях управління часом є цілком дієві прийоми, що дозволяють скоротити понаднормові роботи і при цьому досягати кращих результатів своєї праці. І, що дивно, деякі з них здадуться вам надто простими та очевидними. А якщо вони такі прості, спробуйте їх на практиці, переконайтеся самі в їхній дієвості.
Головна проблема всіх бухгалтерів - це величезний за своїм розміром документообіг. І ось якраз його й треба грамотно організувати, адже інакше ніяк не уникнути авралів у роботі. Бухгалтерія — це ділянка виробництва, яка працює з документами, що відображають факт господарської діяльності, що вже відбувся. Тому швидкість та чіткість обробки даних, звітів залежать від роботи всіх підрозділів підприємства. І вони теж мають проявляти професіоналізм та оперативність. Від правильності оформлення поданих ними документів та від терміну їх подання багато в чому залежить робота бухгалтерії. Основне завдання головного бухгалтера тут полягає в тому, щоб змусити інші підрозділи вчасно надавати потрібні документи та звіти до бухгалтерії. Роботу зі складання графіка документообігу організує головний бухгалтер. Графік документообігу обов'язково затверджується наказом керівника підприємства. При цьому графік має встановлювати на підприємстві раціональнийдокументообіг, тобто передбачати оптимальну кількість підрозділів та виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження у підрозділі. Даний графік має сприяти покращенню всієї облікової роботи на підприємстві. Він служить посилення контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації та автоматизації облікових работ. Графік може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та опрацювання документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку та термінів виконання робіт. Усі працівники підприємства, починаючи з начальників цехів і закінчуючи підзвітними особами, повинні створювати та подавати документи виходячи з графіка документообігу, розробленого для підприємства. На руках у кожного відповідального має бути витяг з існуючого графіка. Відповідальність за виконання графіка, а значить, за якісне створення документів, своєчасність їх пересування, несуть особи, які створили та затвердили цей документ. І якщо при цьому є необхідність автоматизованої обробки інформації, до схем графіка повинні бути включені обчислювальні центри та всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки. А організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки має забезпечувати сумісність ручної та автоматизованої обробки документів із можливостями цих коштів. Кожне підприємство самостійно, залежно від своєї специфіки, розробляє такий графік. При необхідності він підлягає коригуванню. На головного бухгалтера покладено контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству. Завдання добре організованого графікадокументообігу полягає у прискоренні руху документів. Адже правильне уявлення про документообіг може дозволити визначити необхідну чисельність працівників всього підприємства, причому він може стати основою нормування праці працівників. Звичайно, головний бухгалтер найбільше зацікавлений у складанні такого графіка для свого відділу бухгалтерії. При цьому впорядкувати документообіг дуже важливо не лише при надходженні документів до бухгалтерії, а й у зворотному напрямку. Наприклад, вам необхідно у встановлені терміни подати звіти, звітувати своєчасно до податкової інспекції, підготувати звіт про виконану роботу керівнику. При складанні графіка головний бухгалтер має керуватися Законом «Про бухгалтерський облік» та Положенням щодо ведення бухгалтерського обліку. Порядок організації документообігу в бухгалтерському обліку організацій та установ визначено також п. 5 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 р. N 105. Графік підготовки документів для подання їх керівнику підприємства може мати такий вигляд чином. Приблизний графік документообігу.
—T———————————————————————T—————————— ¦N¦ Найменування робіт ¦ Термін надання ¦ +-+———————————————————————+—————————+ ¦1¦Звіт про сплачені минулого місяця податках ¦до 5 числа кожного місяця ¦ +-+———————————————————————+—————————+ ¦2¦Звіт про передбачувані податкові платежі в поточному місяці ¦до 5 числа кожного місяця ¦ +-+———————————————————————+— ————————+ ¦3¦Звіт про видані минулого місяця сум у підзвіт ¦до 5 числа кожного місяця ¦ +-+————————————— ——————————+—————————+ ¦4¦Звіт про рух коштів по касі підприємства за минулий¦до 10 числакожного місяця ¦ місяць ¦ ¦ +-+——————————————————————+————————— + ¦5¦Звіт про рух коштів на розрахунковому рахунку за минулий місяць¦до 10 числа кожного місяця¦ +-+——————————————————— ————+—————————+ ¦6¦Звіт про дебіторську заборгованість ¦до 15 числа кожного місяця¦ +-+———————————— ———————————+—————————+ ¦7¦Звіт про майбутні платежі кредиторам ¦до 15 числа кожного місяця¦ +-+———— ———————————————————+—————————+ ¦8¦Звіт з виконання договорів ¦до 25 числа кожного місяця¦ +-+———————————————————————+—————————+ ¦9¦Довідка про виплачену заробітну плату ¦до 25 числа кожного місяця | L-+———————————————————————+—————————
Цей графік залежно від специфіки підприємства може бути різним. Зрозуміло, що єдиної схеми організації документообігу просто не може бути. Кожному підприємству доведеться розробити самостійно. При цьому багато залежить від обсягу господарських операцій та від специфіки підприємства. Графік ви можете навіть розробити щодо нарахування заробітної плати. І це теж полегшить долю бухгалтера. Адже тоді в бухгалтерії та табелі потраплятимуть своєчасно, і накази на відпустки та преміювання. Приблизний графік нарахування заробітної плати.
—T———————————————————————T—————————— ¦N¦ Найменування робіт ¦ Термін надання ¦ +-+———————————————————————+—————————+ ¦1¦Надання наказів на відпустки ¦до 5, 25 числа кожного місяця ¦ ¦ сяця ¦ +-+——————————————————————+———— —————+ ¦2¦Надання наказів на переміщення, прийом, звільнення |у міру переміщення, прие-¦ +-+———————————————— ———————+—————————+ ¦3¦Надання матеріалу на преміювання ¦до 28 числа кожного місяця¦ +-+————————— ——————————————+—————————+ ¦4¦Надання табелів обліку робочого часуДо 26 числа кожного місяця +-+———————————————————————+—————————+ ¦5¦Надання лікарняних листів ¦до 26 числа кожного місяця¦ +-+——————————————————————+——————— ——+ ¦6¦Надання наказів на заохочення ¦до 20 числа кожного місяця¦ +-+———————————————————————+ —————————+ ¦7¦Наказ начальника про оплату за понаднормові роботи ¦до 27 числа кожного місяця¦ L-+—————————————— —————————+—————————