Project Server 2013 - O MS Project українською

В огляді розглянуто інструменти, призначені для відстеження змін проектів у Project Server 2013:

1. Базові плани 2. Функція «Порівняти проекти» у Project Professional 3. Розробка кастомізованого рішення 4. Рішення «Монітор змін» компанії Бастіон-Інтегратор

Навіщо аналізувати зміни

Для прийняття управлінських рішень потрібна актуальна та достовірна інформація про хід проекту.

Керівник проекту повинен відстежувати, наскільки поточні параметри проекту відхилилися раніше запланованих.
Зацікавленим особам може бути цікавою є динаміка показників проекту (тренд). Як змінювалася оцінка проекту від початкової, наскільки початкова оцінка виявилася точною.
Проектному офісу після завершення проекту потрібно розуміти, як змінювався проект у часі, і чим ці зміни були викликані. Результати такого аналізу називаються «отримані уроки» або «база знань». Такі знання є цінним активом. Їхнє використання дозволяє організації, виконуючи нові проекти, не «наступати на старі граблі».

Ці приклади свідчать, що з розуміння динаміки проекту необхідна як поточна інформація, але його передісторія.

Якщо організація для ведення проектів використовує інформаційну систему Microsoft Project Server, то доцільно використовувати цю систему для накопичення та аналізу історичної інформації з проектної діяльності.

Слід розуміти, що Project Server 2013 не накопичує історію зміни проектних даних, а зберігає лише дані, які є актуальними на поточний момент часу. Тим не менш, інструменти, що дозволяють аналізувати зміни проектних даних уProject Server існують.

Інструменти відстеження змін проектів у Microsoft Project Server 2013

У цій статті розглянуто інструменти, призначені для відстеження змін проектів у Project Server 2013. Їх застосування, переваги та обмеження.

Базові плани
Функція «Порівняти проекти» у Project Professional
Розробка кастомізованого рішення
Рішення «Монітор змін» компанії Бастіон-Інтегратор

1. Базові плани

Базовий план – збережений знімок ключових параметрів проекту. Базові плани зручно використовуватиме відстеження змін окремого проекту між деякими ключовими подіями. Наприклад, як змінилися показники проекту щодо затвердженого плану.

Можна зберегти базовий план по всьому проекту, або лише з окремих робіт. Project дозволяє вручну змінювати окремі дані (поля) у базовому плані. Наприклад, можна вручну змінити "базове закінчення" конкретної роботи.

Під час використання Project Server або Project Online можна настроїти розмежування прав на збереження базових планів. Наприклад, керівнику проекту доступний набір базових планів, а проектному офісу — свій. Інформація з базових планів використовується для побудови звітів про хід проекту, а також для розрахунку показників освоєного обсягу.

Переваги базових планів

Базові плани зберігаються безпосередньо в проекті. Ви можете вивантажити проект із Project Server, зберегти його у вигляді MPP-файлу та забрати з собою. При цьому проект міститиме всі раніше збережені базові плани.

Можна відображати базові плани в уявленнях проекту та на діаграмі Ганта. Функціонал базових планів інтегрований уProject. Завдяки цьому можна виводити базові плани безпосередньо на представлення даних проекту та на діаграму Ганта. Наприклад, у Project є стандартна вистава «Діаграма Ганта з відстеженням», яка графічно показує відхилення поточних термінів від базових. Можна одночасно відображати кілька наборів базових планів в одному представленні проекту. Це ефективно для візуалізації ходу проекту та презентації заінтересованим особам.

Обмеження базових планів

Кількість можливих базових планів обмежена. Одночасно можна зберігати трохи більше 11 базових планів. Це унеможливлює використання базових планів для відстеження всіх (або частих) змін проекту. Через це базові плани застосовуватися для відстеження проекту лише за ключовими подіями.

У базовому плані не зберігається повна інформація щодо проекту. У базовому плані зберігаються знімки лише ключових (на думку розробників Project) параметрів проекту. Зокрема, в базовий план не зберігаються значення настроюваних полів користувача. Через це ви не зможете відстежувати зміни значень у полях, що настроюються. Наприклад, не побачите, як змінювалося поле «Здоров'я проекту» або хто був куратором проекту на момент затвердження плану.

Базові дані не захищені від видалення. Дані у базовому плані зберігаються у прив'язці до завдань проекту. Якщо видалити завдання із плану, то базовий план із цього завдання видаляється разом із нею. Це може призводити до плутанини та виключає використання базових планів для ведення «аудиторського сліду».

Формування базових планів не автоматизовано та виконується в ручному режимі. У Project є лише ручне збереження базового плану. Це робить дані в системі залежними від «людськогофактор А". Наприклад, через забудькуватість може бути відсутній передбачений регламентом базовий план, що призведе до некоректних звітів. Штатними засобами неможливо забезпечити синхронне створення базових планів відразу за кількома проектами для подальшого аналізу динаміки портфеля. Автоматизація збереження базових планів можлива, але потребує застосування зовнішніх рішень чи власної розробки.

2. Функція «Порівняти проекти» у Project Professional

У настільну програму Project Professional вбудовано функцію «Порівняти проекти», яка дозволяє порівняти вибраний проект із його раніше збереженою версією та відобразити відмінності у вигляді звіту.

Переваги функції «Порівняти проекти»

Докладна інформація про порівняння двох планів. При порівнянні двох проектних планів за допомогою функції "Порівняти проекти" Project формує детальний звіт про порівняння, що дозволяє виявляти зміни у проектних даних. Дозволяє виявляти зміни значень користувацьких полів та зміни у структурі робіт проекту.

Обмеження функції «Порівняти проекти»

Версії проекту необхідно попередньо зберігати вручну. Щоб мати можливість порівняти проект з його попередньою версією, потрібно попередньо вручну зберегти проект як версію (зберегти проект під окремим ім'ям як версію). Це трудомістко і схильна до помилок.

Функція «Порівняти проекти» доступна лише у настільному додатку Project Professional. Функція порівняння проектів доступна лише у настільній програмі («товстому клієнті») Project і не доступна у веб-клієнті Project Web App. Щоб порівнювати версії проектів, потрібна наявність на ПК встановленого Project.

3. Розробка кастомізованого рішення

Project Serverє платформою, яка допускає розширення функціоналу шляхом розробки кастомізованих рішень.

Один із шляхів реалізації сховища історичної інформації щодо проектів – розробка спеціальної історичної бази даних, в якій акумулюється історія змін проектних даних, необхідних для побудови аналітичних звітів. Потрібно розробити спеціальний сервіс, який за розкладом копіюватиме необхідні дані зі стандартної БД Project Server Reporting в історичну базу даних, доповнюючи їх інформацією про час і номер версії. Потрібна розробка звітів, що відображають зміни даних проектів, з історичної бази даних. Як засіб побудови звітів можна використовувати SQL Server Reporting Services (SSRS), Excel Services чи інша технологія.

Переваги розробки кастомізованого рішення

Гнучкість. За наявності спеціалістів необхідної кваліфікації (або за залученні компетентного підрядника) можлива розробка кастомізованого рішення для фіксації та аналізу історичних даних за проектами, що найбільш повно відповідає вимогам організації.

Обмеження розробки кастомізованого рішення

Витрати на розробку та ризики. Для реалізації надійного механізму накопичення та аналізу змін будуть потрібні висококваліфіковані фахівці, що призведе до витрат на проектування та розробку рішення.

Витрати на супровід. Зміна полів проекту, що настроюються, в Project Server призведе до зміни схеми даних у базі даних Project Server Reporting, що вимагатиме залучення фахівців для оновлення кастомізованого рішення. Необхідні постійні витрати на підтримку та обслуговування кастомізованого рішення.Альтернатива – розробка універсального рішення, що вимагатиме істотно великих трудовитрат і несе додаткові ризики.

4. Рішення «Монітор змін» компанії Бастіон-Інтегратор

Рішення «Монітор змін» компанії Бастіон-Інтегратор інтегрується в Microsoft Project Server 2013 та додає повноцінну підтримку версій проектних планів (версійність). Монітор змін автоматично відстежує та зберігає будь-які зміни у проектних даних та накопичує цю інформацію для подальшого аналізу. Можна відслідковувати зміни, які вносяться до плану протягом життєвого циклу проекту, у тому числі й у ході погодження плану зацікавленими особами.

Версії проекту зберігаються автоматично, швидко та непомітно для користувача. Історична інформація зберігається у базі даних і надійно захищена від несанкціонованого доступу та зміни.

Рішення поставляється з готовими засобами аналізу змін та отримання знань. Монітор змін дозволяє аналізувати динаміку ключових параметрів проекту та будувати за ними тренди. Наприклад, оцінити, як змінювалася оцінка бюджету протягом життєвого циклу проекту. Зацікавлені особи зможуть ознайомитися з попередніми планами управління та їхньою результативністю. Це допоможе у плануванні дій як за поточними, так і за новими проектами організації.

Переваги рішення «Монітор змін»

Кількість збережених версій проекту не обмежена. На відміну від базових планів, Монітор змін зберігає повні знімки проектних даних. Кількість таких знімків (версій проекту) не обмежена. Можна переглядати дані у збережених версіях проектів, створювати нові версії та видаляти існуючі.

У версію проекту збережуться повна інформація щодопроекту. На відміну від збереження базового плану, Монітор змін зберігає не тільки ключові дані, але й план проекту повністю, включаючи поля користувача, погодні дані і навіть дані, видалені з проекту. Можна переглянути зміни між будь-якими версіями проекту та виявити, хто, що і коли змінив. Є можливість ведення «аудиторського сліду».

Можна відновити проект з будь-якої версії. Оскільки версія проекту є повним знімком проектних даних, Монітор змін дозволяє відновити план проекту до будь-якої раніше збереженої версії. При цьому план проекту повністю відновиться на момент збереження обраної версії.

Висновок

Незважаючи на обмеження MS Project Server, є інструменти, які дозволяють використовувати цю систему для накопичення та аналізу історичної інформації по проектах – як базу знань з проектної діяльності організації.

Щоб відстежувати дані про ключові події для окремих проектів, можна скористатися вбудованими в Project функціями.

Для побудови повноцінної системи накопичення та аналізу історичної інформації щодо проектів можна вдатися до розробки кастомізованого рішення, або скористатися готовим рішенням «Монітор змін» компанії Бастіон-Інтегратор.