Протокол про продовження повноважень генерального директора

Протокол про продовження повноважень генерального директора – необхідний документ у разі, коли строк повноважень чинного керівника спливає.

Навіщо потрібний протокол

У кожній організації має бути керівник. Недарма перший наказ, що видається у новоствореному ТОВ, називається «Наказ №1 – про призначення директора».

Період, який затверджується вища посадова особа для підприємства, то, можливо як необмеженим, і обмеженим. У другому випадку, після закінчення терміну повноважень директора, необхідно обрати нового керівника, або продовжити функції колишнього.

Хто продовжує повноваження

Як і призначення керівника організації, і продовження його посадових обов'язків виробляється засновниками общества.

Для цього організуються збори, на яких простим голосуванням визначається подальша доля директора. Всі дії, що відбуваються на цьому заході, повинні обов'язково фіксуватися у спеціальному протоколі.

Процедура проведення зборів

Якщо у суспільстві один засновник, то все досить просто – для продовження повноважень директора потрібне рішення єдиного учасника ТОВ.

У випадку, коли учасників кілька (а їх може бути до 50 осіб – фізичних та юридичних), для початку проводиться попереднє письмове повідомлення про збори, що намічаються (із зазначенням дати і часу, а також питання, яке на ньому розглядатиметься).

На зборах виділяються

• голова – він визначає хід заходу, керує ним,
• а також секретар — ця людина веде протокол, записуючи все, що відбувається у найдрібніших деталях та надає всім учасникам копії документа.

Треба сказати, що призначення голови та секретаря– не обов'язковий етап, оскільки найчастіше до складу суспільства входять лише дві чи три особи.

Іноді присутні розробляють та приймають систему голосування, яке може проходити через протоколювання думок чи просте підняття рук.

Збори вважаються такими, що відбулися, якщо на ньому були присутні не менше половини учасників товариства.

За підсумками голосування для підприємства видається наказ, у якому дається відповідне розпорядження. Після цього з генеральним директором укладається додаткова угода до поточного трудового договору.

Кого сповістити в обов'язковому порядку

Відомості про прийняте на зборах засновників рішення доводяться до наглядових структур та інших заінтересованих сторін (банків, контрагентів тощо). При цьому варто зазначити, що податкову службу, наприклад, сповіщати про продовження повноважень необов'язково, а от якщо було обрано нового директора – цього не уникнути, причому зробити це треба у триденний термін.

Що робити, якщо хтось проголосував проти

Для того, щоб продовжити повноваження генерального директора, як уже говорилося вище, потрібна проста більшість голосів.

При цьому очевидно, що не всі учасники товариства можуть погоджуватися з таким продовженням справи. У цьому випадку до протоколу обов'язково вноситься індивідуальна думка учасника із зазначенням причин, з яких він голосує проти.

Надалі, на підставі такого запису, незгодна із загальною думкою особа має право подати позовну заяву до суду та оскаржити винесене рішення.

Особливості складання протоколу, загальні відомості

Наразі немає стандартної, обов'язкової до застосування форми протоколу про продовження повноважень генерального директора. Виходячи з цього, представники організацій маютьможливість писати їх у довільному вигляді, або за зразком, затвердженим в обліковій політиці підприємства. Головне стежити за тим, щоб за своєю структурою та змістом документ відповідав деяким нормам діловодства.

Протокол умовно слід поділити на три частини:

На початок так звану «шапку» вносяться дані про організацію, в основну частину – відомості про присутніх на зборах осіб, а також перебіг зборів, на закінчення – рішення учасників товариства.

Протокол обов'язково має бути підписаний усіма присутніми – таким чином вони підтверджують те, що вся внесена інформація вірна.

Проштампувати його потрібно тільки в тому випадку, якщо вимога про застосування різноманітних кліше закріплена в локальних актах фірми.

Протокол складаєтьсяв одному оригінальному екземплярі, за потреби можуть бути зроблені його додаткові копії, які слід обов'язково завірити підписами відповідальних осіб. Відомості про бланк потрібно занести до журналу обліку внутрішніх паперів підприємства – він зазвичай знаходиться у секретаря компанії.

Як зберігати документ

Протокол підлягає обов'язковому зберіганню як із найважливіших кадрових документів і водночас документів, які стосуються основний діяльності організації. Період зберігання визначається або внутрішніми нормативними актами або законодавством України (але не менше п'яти років).

Зразок протоколу про продовження повноважень генерального директора

На початку документа вказується:

• його найменування та номер;
• повна назва товариства;
• місце (населений пункт), у якому зареєстровано організацію;
• дата складання протоколу.

Після цього йде основний розділ. Сюди вноситься:

• складприсутніх на зборах учасників товариства;
• порядок денний;
• прийняте рішення.

При необхідності можна внести будь-які інші важливі відомості (залежно від індивідуальних особливостей компанії). Обов'язково потрібно відобразити кількість тих, хто проголосував «за» і «проти».

На завершення протокол візується підписами всіх присутніх. Якщо хтось відмовився підписати бланк, це треба також наголосити.

---