Протокол з тендеру все, що важливо знати
У загальному значенні протокол – це офіційний документ про підсумки переговорів перед укладенням договору чи угоди. Сенс його полягає у фіксуванні фактичних обставин про перебіг зборів, ухвалення рішення про наміри тощо. Протокол по тендеру є письмовим документом, що виходить від тендерної комісії та визначальний результат торгів.
Термін, на який має бути підписаний цей протокол, визначено у тендерній документації. На кожному аркуші документа мають бути візи членів та секретаря комісії.
Грунтуючись на цьому папері, замовник в особі тендерної комісії повідомляє про прийняте рішення: чия заявка найкраще задовольняє поставлені умови. З переможцем укладається договір у строки, які мають бути зазначені у підсумковому документі. При цьому загальний період все ж таки не повинен перевищувати 30 робочих днів. Відлік починається з дати, коли було підписано вищезгаданий документ.
Обов'язкові умови
Протокол про підсумки тендеру повинен обов'язково містити такі відомості, як:
- місце та час визначення підсумків;
- заявки потенційних постачальників – учасників торгів, що надійшли;
- реквізити претендентів;
- відомості про кваліфікаційні дані претендентів;
- сума, виділена на закупівлю;
- заявки, які були відхилені, та причини відмови;
- постачальники, які були визнані відповідними кваліфікаційними вимогами та вимогами тендерної документації (в обов'язковому порядку вказують, хто надав найвигіднішу пропозицію і кому належить друга пропозиція, найпривабливіша після пропозиції-переможця);
- результати використання критеріїв оцінки;
- підсумки конкурсу;
- сума та строки укладання договору з переможцем у тому випадку, якщо конкурс буде визнаний таким, що відбувся;
- інші відомості на розсуд конкурсної комісії.
Порівняння пропозицій за тендером може бути оформлене у вигляді таблиці.