Рекомендації щодо створення форм бюджетів в Excel

Без планування та контролю оплат не може існувати жодне підприємство: щодня керівнику компанії необхідно приймати рішення, як розподілити кошти, розставляти пріоритети з оплат. Допомогти йому в цьому може Бюджет руху грошових коштів (БДДС) - документ, в якому зібрані всі заявки на оплату, що надійшли, і інформація про наявні в компанії вільні кошти. У статті наведено форми понеділкового планування БДДС, розглянуто механізми прогнозування надходження виручки від продажу в оптовому та роздрібному напрямках, надано рекомендації щодо створення форм бюджетів, що розсилаються розпорядникам статей витрат.

Контроль бюджету

Суттєва складова системи контролю — контроль казначейського виконання бюджету, тобто контроль надходження та витрачання коштів, які заплановані у БДДС. Оперативний контроль бюджету руху коштів, як правило, здійснюєбюджетний контролер. Керуючись затвердженими лімітами коштів, він визначає статті бюджету на фінансування надпланових витрат. Фінансовий контролер оцінює кожну заявку, що надходить на здійснення розрахунків, і з'ясовує, чи не перевищує вона ліміт за відповідною статтею бюджету.

План руху коштів на місяць

p align="justify"> Планування грошових потоків на поточний місяць потрібно починати із загального плану бюджету руху грошових коштів, приклад якого представлений в табл. 1.

У загальному вигляді БДДС складається з наступних блоків:

План залишків коштів початку місяця.
План надходження коштів від основної діяльності (виторг від продажу, бонуси від постачальників, доходи від суборенди приміщень та ін.).
План операційних витрат, якийскладається з двох частин:

план оплати постачальникам за товар;
план оплат за іншими витратами операційної діяльності.

План потоку щодо фінансової діяльності: сальдо між кредитами для отримання та гасіння мінус відсотки за кредитами до сплати.
План потоку з інвестиційної діяльності: різниця між доходами від продажу основних засобів та платежами з придбання та ремонту основних засобів.

В результаті ми отримуємо плановий чистий потік за період, що розглядається, і виводимо прогноз залишку коштів на кінець періоду.

Таблиця 1. Бюджет руху коштів, руб.

Код

Стаття

Контрагент

Заборгованість на 1-е число

Нарахування/ Продажі/ Постачання

Бюджет

Заборгованість на 31 число

001

Залишок початку періоду

65 000

на розрахунковому рахунку

Надходження від продажу

Витрати від операційної діяльності

Оплата постачальникам

450 000

650 000

800 000

300 000

Операційні витрати

55 200

315 500

317 700

53 000

Виплата зарплати

50 000

125 000

50 000

Витрати на персонал

2200

5000

7200

3000

73 000

3000

Податки до бюджету

112 500

Податок на прибуток

Податок на майно

Податки із зарплати

Разом потік від операційної діяльності

Потік відфінансової діяльності

Оплата відсотків за кредитами

Потік від інвестиційної діяльності

Дохід від продажу ОС

Чистий потік від діяльності

002

Залишок на кінець періоду

17300

Якщо в результаті планування на кінець періоду прогнозуютьсянегативні грошові залишки, бюджет коригується за рахунок скорочення плану оплат. Тому для розуміння ситуації краще одразу додати до БДДС інформацію про поточну заборгованість перед постачальниками, планові витрати на майбутній місяць та прогнозну заборгованість на кінець місяця з урахуванням закладених до бюджету сум оплат.

У прикладі чистий потік за місяцем прогнозується негативним (–47,7 тис. крб.), але з допомогою початкових залишків в 65 тис. крб. миможна виконати заявлений бюджет на цей місяць. При цьому ми збільшуємо дебіторську заборгованість від наших покупців зі 185 тис. руб. до 290 тис. руб. та зменшуємо кредиторську заборгованість перед постачальниками товару з 450 тис. руб. до 300 тис. руб. Загалом за місяцем картина оптимістична.

Однак варто звернути увагу, що цього місяця планується перекредитування в 500 тис. руб.: у нас закінчується термін кредиту в Банку №1, ми розраховуємо отримати кредит на таку ж суму в Банку №2. зможемо трохи пізніше, ніж закінчується термін гасіння в Банку № 1, то протягом місяця нам потрібно накопичити на рахунках500 тис.руб. (Приблизно половина нашої місячної виручки). Тобто майже півмісяця ми не зможемо витрачати великі суми на операційні витрати: всі платежі по них розпочнуться лише після отримання кредиту у Банку №2.

Звичайно, є обов'язкові платежі, які не можна відкласти на другу половину місяця (оплатаоренди, комунальних платежів, виплата заробітної плати згідно з графіком). Отже, нампотрібний підневний чи понеділковий план руху коштів, якого надалі ми маємо чітко дотримуватися, щоб не зіпсувати собі кредитну історію в Банку №1.

Складемо понеділковий план руху коштів на наступний місяць, де сплануємо надходження виручки та обов'язкові до оплати витрати, після чого виведемо суми, які ми можемо виділяти на інші платежі.

План надходження виручки на тижні

План надходження виручки від роздрібного та оптового напряму формується за різними принципами. Надходження від оптових клієнтів легко спрогнозувати через відстрочку платежу. Для цього скористаємося штатним звітом «Валовий прибуток », який знаходиться в блоці «Продажі» закладки «Звіти» на панелі інструментів Excel (рис. 1).

Налаштуємо звіт «Валовий прибуток» під наші вимоги:

Заходимо в налаштування звіту, натискаємо галочку «Розширене налаштування ».
На закладці «Загальні »:

задаємо період продажу, за який очікуємо надходження коштів від клієнтів (зазвичай він дорівнює максимальній відстрочці, що надається нашим покупцям);
у блоці «Параметри » натискаємо галочки «Виводити загальні підсумки» та «Виводити детальні записи»;
у блоці «Показники » залишаємо тільки «Вартість продажу, руб.» та «з ПДВ», на інших показниках прибираємо галочки (рис. 2).

На закладці «Угруповання » видаляємо усі угруповання, які передбачені звітом за умовчанням (рис. 3).

На закладці «Відбори » встановлюємо відбір: нас цікавлять продажі лише оптового підрозділу (рис. 4).

На закладці«Додаткові поля » виводимо поля «Покупець» та «По датах», для всіх полів у стовпці «Розміщення» задаємо тип «В окремих колонках», у стовпці «Положення» - «Замість угруповання» (рис. 5).

Натискаємо на кнопку «Сформувати » та отримуємо звіт, який подано в табл. 2.

Таблиця 2. Звіт «Валовий прибуток» на основі представлених налаштувань