РОЗРАХУНОК - КОМАНДУВАЛЬНИХ
Адміністрація ТОВ «Хонкапромбудтехніка» просить пояснити:
1) порядок та норми видачі працівників, які виїжджають до Москви;
2) хто видає і хто конвертує (обслуговуючий банк чи інші організації) іноземну валюту для відряджених працівників?
Х.Мадрахімов,
директор ТОВ «Хонкапромбудтехніка».
витрати на проживання (за наймом житла);
транспортні витрати (крім таксі);
непередбачені та інші витрати.
Для відрядження працівника необхідно насамперед оформити наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження, у якому зазначаються:
найменування організації, куди відряджається працівник;
термін, цілі та тривалість відрядження;
види витрат, що відшкодовуються відрядженій особі.
На його підставі оформляються і затверджуються керівником план-завдання на поїздку, кошторис (розрахунок) витрат на відрядження, посвідчення про відрядження.
При визначенні видів та сум відшкодуваних витрат слід враховувати, що нормованими є лише добові витрати та витрати на проживання. Згідно з додатком N 1 до Порядку N 932,норма добових у м.Москві становить 25 доларів США за кожен день перебування у відрядженні, включаючи дні виїзду та приїзду,витрат на проживання – 80 доларів США за добу. Виходячи з них складається кошторис (розрахунок) витрат на відрядження. Керівник підприємства може встановити доплати цих норм, закріпивши це окремим наказом (розпорядженням). Остаточний розрахунок витрат на проживання здійснюється після повернення працівника з відрядження за фактично здійсненими витратами, підтвердженими рахунком-фактурою, рахунком(квитанцією) готелю тощо. Добові виплачуються за встановленими нормами з урахуванням доплат (якщо вони були встановлені керівником) без подання документів, що підтверджують.
До відшкодовуваних працівнику транспортних витрат відносяться витрати:
на придбання білета (якщо білет купує сам працівник);
на проїзд в іноземній державі від аеропорту, вокзалу, пристані до місця проживання та назад, якщо вони знаходяться за межею населеного пункту.
Добові витрати та витрати на проживання видаються працівникові авансом в іноземній валюті. Підприємствам, які не мають власних валютних коштів, необхідну суму інвалюти купує обслуговуючий банк на позабіржовому валютному ринку на підставі поданих йому документів:
заяви на видачу відрядження;
копії наказу про відрядження із зазначенням у ньому прізвищ, ініціалів працівників, що відряджаються, місця та строку відрядження;
розрахунку (кошторису) належної суми інвалюти, засвідченого керівником та головним бухгалтером організації;
плану-завдання на поїздку, затвердженого керівником організації;
копій листів, факсів, телексів запрошуючої сторони із зазначенням умов фінансування даної поїздки (за їх наявності);
копії рішення (розпорядження, ухвали) Кабінету Міністрів Республіки Узбекистан (для осіб, які виїжджають за рішенням уряду).
На їх підставі банк укладає з підприємством договір купівлі-продажу, в якому зазначаються характер правочину, найменування та сума інвалюти, порядок здійснення розрахунків, зобов'язання сторін тощо. Щоб банк купив іноземну валюту підприємству, необхідно зарезервувати достатній для купівлі обсяг сум.
Отримана іноземна валюта зараховується на спеціальний валютний рахунокпідприємства й надалі видається йому виплати авансу відрядженому працівнику. Використовувати валюту з іншою метою забороняється.
Після повернення з відрядження працівник повинен не пізніше 3-го робочого дня подати до бухгалтерії авансовий звіт щодо використання отриманої валюти. Остаточний розрахунок за результатами відрядження провадиться за фактичними витратами з урахуванням встановлених норм та доплат за курсом ЦП на день прийняття авансового звіту. Відбиті у ньому витрати мають бути підтверджені документально та затверджені керівником організації. Авансовий звіт із додатком підтверджуючих документів подається до банку.
Якщо працівник витратив іноземну валюту в повному обсязі, залишок коштів необхідно повернути до каси організації для подальшої здачі до банку протягом 2 банківських днів. Коли фактичні витрати працівника перевищують суму виданого авансу, сума перевитрати відшкодовується за рішенням керівництва.
У бухгалтерському обліку всі операції в інвалюті відображаються у сумовому еквіваленті за курсом ЦП на дату їх здійснення відповідно до Положення про порядок відображення операцій, виражених в іноземній валюті, у бухгалтерському обліку, статистичній та іншій звітності [1]. За заборгованістю перед працівниками за витратами на відрядження датою здійснення операції є дата затвердження авансового звіту (додаток до НСБУ N 22 «Облік активів та зобов'язань, виражених в іноземній валюті»[2] ).
ПРИКЛАД. Працівник направлений у відрядження до міста Москви на 5 днів для участі у виставці та укладання контрактів з українськими компаніями. Для видачі авансу на витрати на відрядження підприємством придбано та видано працівникові іноземну валюту у розмірі 775 дол. США. В тому числі:
добовівитрати – 375 дол. (25 дол. х 5 днів);
витрати на проживання – 400 дол. (80 дол. х 5 днів).
Авіаквитки придбані підприємством з перерахування.
Для купівлі іноземної валюти підприємство зарезервувало 1302 тис. сум. (підприємством встановлено граничний курс купівлі 1680 сум.). Валюта придбана за курсом 1675 сум. На день купівлі курс Центрального банку становив 1672 сума.
Керівником затверджено наказ про відшкодування сум перевитрати за відрядженням у доларах США за умови подання підтверджуючих документів.
У зв'язку з необхідністю термін перебування працівника у відрядженні було продовжено на три дні. Продовження терміну оформлено наказом керівника.
Після прибуття з відрядження, працівником представлений авансовий звіт та документи, що підтверджують їм витрати у Москві. Загальна сума витрат на відрядження згідно з авансовим звітом склала 1 055 дол. США, у тому числі:
добові витрати (8 днів) – 200 дол.;
витрати на проживання у готелі (8 днів) – 800 дол.;
транспортні витрати (проїзд від аеропорту до місця призначення) – 35 дол.
На дату затвердження авансового звіту курс долара, встановлений ЦП, становив 1678 сум.
Після прибуття з відрядження працівнику відшкодовується різниця між сумою фактичних витрат на відрядження та виданого авансу – 280 дол. (1 055 – 775) у сумовому еквіваленті.
Бухгалтерські проводки за даними операціями будуть такими:
Зміст
господарської
операції
тис. сум.
Кореспонденція рахунків
за НСБУ N 21
дебет
кредит
Відображається перерахування сум для купівлі іноземної валюти ($775 х 1 680)
Відображається купівля іноземної валюти ($775 х 1672)
та негативна курсова різниця ($775 х (1 675 – 1 672))