Розрахувати графік роботи - поради для бухгалтерів

Для організації нормальної роботи фірми потрібне складання графіків праці її персоналу. Їх правильний розрахунок та оформлення сприяють успішній організації діяльності компанії, правильній координації роботи її структурних підрозділів та окремих співробітників. Вони не мають обов'язкового характеру, але особливо потрібні на багатьох підприємствах.

Основні моменти

Графік роботи є певний розклад календарного часу, відведений для праці персоналу. Основні норми тривалості робочих періодів встановлені державою та відображаються у щорічних виробничих календарях.

Персонал компанії ознайомлюється з графіками роботи під розпис. У разі відмови від ознайомлення необхідно оформити акт із підтвердженням цього факту двома свідками.

Увага! Громадянин, ознайомлений з графіком роботи під час укладання трудового договору і який згодом його дотримуватися, може притягатися до відповідальності, до звільнення.

Застосування графіка є доцільним за особливих умов праці. Він сприяє організації ефективного, безперебійного виробничого процесу та скоординованої роботі всього колективу компанії. Його слід вивішувати у доступне для всього персоналу місце.

Порядок формування режиму роботи працівників

Робочий режим передбачає тижневу працю з обов'язковими вихідними днями. Залежно від характеру роботи для підприємства може встановлюватися:

5-ти денний робочий тиждень із двома вихідними;
6 робочих та 1 вихідний день у тижні;
ненормовані трудові будні;
неповні трудові тижні або дні та ін.

Формування робочого режиму здійснюється шляхомскладання графіків праці. Вони оформлюються за такими правилами:

Відбиваються робочі дні; початок та кінець роботи всіх співробітників.
Складається список посад із внесенням відомостей щодо кожного фахівця та розподілом годинника.
З особливостей робочих місць, виставляється вироблення.
Надається перелік неробочих днів: вихідних та свят.
Розраховуються та розподіляються однакові обсяги роботи між фахівцями.
Визначається кількість змін і провадиться їх пропорційний розподіл між працівниками.

Графік слід становити те щоб персоналу легко було його сприймати. Усі відомості потрібно вказувати максимально розбірливо, оскільки на їх основі здійснюється не лише вихід на роботу, а й розраховується заробітна плата. У ньому має бути інформація по всьому штату компанії.

У разі перепусток через хворобу, у зв'язку з виїздом у відрядження або відгулами документ змінюється. У великих фірмах це робиться практично щодня. У разі передчасного внесення всіх необхідних даних значно легше забезпечити контроль.

Увага! При формуванні робочого графіка варто уникати помилок, оскільки він є основою розрахунку заробітку персоналу.

Документ складається день, місяць, рік. Основними його видами є: тижневий, змінний та ковзний графік.

Складати тижневий варіант доцільно для персоналу, який здатний виробити нормативний годинник, не з'являючись на робочому місці. У цій ситуації час підсумовується. Гнучкий робочий графік найпоширеніший там. Його безпосередніми перевагами є:

можливість підвищення ефективності праці;
зниження випадків порушення трудовоїдисципліни;
покращення психологічного стану колективу.

в українському законодавстві роботу з тижневого режиму врегульовано статтею 102 ТК. Випадки його застосування такі:

надомна робота;
кур'єрська та агентська діяльність;
прийому одного співробітника, наприклад, бухгалтера. Він може виконувати свої обов'язки поза офісом, у зручний час, відпадає необхідність організації його робочого місця.

При роботі у вільному режимі заробіток не залежить від кількості відпрацьованих годин. Оскільки таку ситуацію важко відобразити у графіку, проставляється їхня приблизна кількість.

Змінний графік зручний для цілодобової діяльності підприємства. Такий режим регулюється статтею 103 ТК України.

Ковзаючі графіки необхідні при роз'їзній роботі. Наприклад, для персоналу поїздів чи компаній із вантажоперевезень. Для нього складно встановити початок та кінець зміни. Ковзання полягає в наступному:

Здійснюється фіксація відомостей про початок роботи.
Відбивається момент закінчення виконання обов'язків.
Починається відлік часу відпочинку.
Після закінчення вихідних днів знову встановлюється початок наступної зміни.

Порядок складання робочого графіка наступний:

вибір форми ведення (діаграмної, табличної, програмної);
визначення облікового періоду (тиждень, місяць, рік);
розрахунок фонду часу;
визначення годинної норми;
підрахунок числа спеціалістів на 1 місце;
формування документа.

Чинним законодавством не встановлено суворої форми графіка. Роботодавці складають його у зручному вигляді з обов'язковим відображенням деяких відомостей:

числа змін та їх тривалості;
часу початку та кінця роботи;
часу для перерв (технологічних, харчування, відпочинку);
послідовність зміни працівників;
число робочих та неробочих днів на місяці.

Поширені запитання

Як розрахувати графік цілодобової роботи?

Для забезпечення постійного знаходження спеціаліста на робочому місці, наприклад, у 2017 році потрібно 4,43 посади на 1 місце (365 днів за календарем * 24 години на добу / 1973 робочих годин при 40-годинному трудовому тижні).

При використанні працівниками відпусток тривалість 28 днів корисний фонд робочого часу (ФРЗ) становитиме 1813 годин (1973 години – (28 днів / 7 днів * 40 годин)).

Розрахунок необхідної кількості співробітників на 1 цілодобове місце роботи: 365*24/1813 = 4,83.

У розрахунках слід врахувати час перепусток. Наприклад, в середньому на одного працівника виходить 8 днів невиходу через хворобу, тоді корисний ФРВ складе: 1813 години – (8 днів * 8 годин на добу) = 1749 (годин).

У нашому матеріалі ви докладніше дізнаєтесь про те, які графіки роботи бувають.

Тут ми розпишемо, як скласти наказ про зміну графіка роботи.

Як правильно скласти графік відпусток за всіма правилами? Ми розповімо про це тут.

Що робити зі святковими днями?

У разі виходу фахівця на роботу у свято йому належить компенсація:

додатковий відпочинок за згодою працівника (відгул);
подвійний обсяг оплати (ст. 153 ТК РФ).

Зменшення годин роботи не відбувається. Якщо вихідний посідає свято, перший необхідно перенести інший робочий день.

Розрахунок графіка роботи

Що важливо врахувати при складанні?

Найголовніше, що береться до уваги прирозробці робочого графіка, - тривалість праці. Так, якщо достатньо однозмінного режиму, він наближається до одного восьмигодинного дня з перервою на обід в 1 годину. До уваги також важливо взяти особливості та специфіку діяльності фірми. Документ має відповідати і потребам компанії та законодавчим нормам у сфері праці.

Що необхідне формування графіка?

Для складання документа потрібно:

штатний розклад;
виробничий календар;
локальні документи;
ТК РФ;
калькулятор;
бланк наказу затвердження.

Графік може бути оформлений вручну або за допомогою спеціальної програми.

Залишились питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 577-03-71 (Москва)

+7 (812) 425-60-36 (Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23 Для всіх регіонів!

Це швидко ібезкоштовно !

Ким складається документ?

Обов'язок зі складання графіків роботи доручається кадровий відділ. Безпосередню участь у процесі бере керівник, який має його перевірити та завірити підписом.