Самоменеджмент - умова особистого та професійного успіху

Сьогодні ми знайшли ще одну пізнавальну статтю про тайм-менеджмент і поспішаємо поділитися з вами.

«Час — найбільш обмежений капітал, і, якщо можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим». П. Друкер

Час — це такий самий ресурс, як і люди, сировина, кошти. Його найважливішою особливістю є безповоротність - його не можна накопичити, передати, взяти в кредит, тому важливо навчитися використовувати його з максимальною вигодою. Недарма ж кажуть: час гроші. Це не просто слова.

Справді, якщо, наприклад, працівник неправильно розпорядився своїм часом, умови контракту були виконані вчасно, фірмі доведеться сплатити штраф, щоб відшкодувати збитки, пов'язані з простоєм. Успіх кожного керівника залежить не лише від матеріально-економічної величини, а й від того, як він розпоряджається найціннішим придбанням – часом. Керівник повинен свідомо і системно використовувати свій час, щоб досягати поставленої мети.

Самоменеджмент (або таймменеджмент) - техніка правильного використання часу Самоменеджмент допомагає виконувати роботу з меншими витратами, краще організувати працю (отже, отримати кращі результати), зменшити завантаженість роботою і, як результат, зменшити поспіх і стреси . Відомий фахівець у галузі менеджменту Ален Маккензі стверджував: «Немає нічого легшого, ніж бути зайнятим. І немає нічого важчого, ніж бути результативним».

Самоменеджмент — це послідовне та цілеспрямоване використання ефективних методів роботи у повсякденній практиці, з оптимальним використанням своїх ресурсів для досягнення своїх цілей. Самоменеджмент дозволяє ефективно пройти всі етапи успішного шляху до мети, а саме:

  • вирішити, чого ви хочете досягти;
  • створити власне бачення успіху;
  • використовувати метод «великих стрибків»;
  • вірити, що успіх прийде;
  • зосередитись на цілях, що ведуть до успіху;
  • не падати духом за невдач.

У самоменеджменту визначено коло правил та функцій. Зазначимо основні їх.

1. Постановка мети. Це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, а це призводить до необхідності перегляду мети. Для самоменеджменту фундаментальне значення має усвідомлення того, куди працівник хоче прийти і куди він не хоче потрапити (але куди його хочуть привести інші). Одне з правил ефективного менеджменту говорить: «Випадкові успіхи гарні, але не гарантовані. Заплановані успіхи кращі, оскільки вони керуються і трапляються частіше».

Варто встановлювати короткострокову мету, узгоджену із досягненням довгострокової глобальної мети.

2. Планування. Покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще спланований час, тим краще він може бути використаний у особистих та професійних інтересах керівника. Планування як складова завдань та правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації мети. Планування щоденної роботи, середньо- та довгострокових завдань означає також виграш у часі, досягнення успіху та велику впевненість у собі.

Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає у тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід з виробництва показує, що збільшення витрат часу планування призводить у кінцевому підсумку до економії часу загалом.

3. Основніправила планування часу:

3.2. Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно та системно, послідовно доводячи до кінця розпочату справу.

3.3. Реалістичне планування. Планувати потрібно лише такий обсяг завдань, з яким працівник реально може впоратися.

3.4. Наповнення втрат часу. Заповнювати втрату часу краще, але можливості відразу, наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня надолужувати втрачене напередодні.

3.5. Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або мету, а не просто будь-які дії, щоб зусилля були спрямовані безпосередньо на досягнення мети. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

3.6. Термін виконання. Щоб уникнути зволікання та відкладення справ, необхідно встановлювати точні терміни виконання всім видів діяльності.

3.7. Узгодження різних планів у часі. Щоб успішніше впроваджувати свої плани у життя, працівнику необхідно узгоджувати їх із планами інших (начальника, підлеглих, колег).

4. Прийняття рішень. Прийняття рішень допускає вибір першочергових завдань та справ. Прийняти рішення означає встановити пріоритетність. Основна проблема керівників полягає в тому, що вони намагаються відразу виконати занадто великий обсяг роботи і розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві, але здаються необхідними справи.

Черговість виконання завдань можна визначати, користуючись такими критеріями та методами:

  • термінові (важливі справи) їх необхідно виконувати самому керівнику;
  • термінові (менш важливі відносини) — їх необхідно делегувати;
  • менш термінові (важливі завдання) - їх необов'язкововиконувати одразу, але виконувати їх потрібно самому;
  • менш термінові (менш важливі завдання) — від виконання можна утриматися.
Делегування є ключовою діяльністю менеджера. Під делегуванням у загальному значенні розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника, але при цьому начальник зберігає відповідальність за керівництво, яке не може бути делеговано. Передача завдання чи діяльності може здійснюватися тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями. Відмова від делегування призводить до перевантаження керівника, скорочує час, необхідне виконання своїх безпосередніх обов'язків. Делегування допомагає керівнику звільнити час для більш важливого завдання та знизити завантаженість, а також сприяє використанню професійних знань та навичок працівників, позитивно впливає на мотивацію праці працівників. Для того, щоб успішно здійснювати делегування, необхідно підібрати потрібних співробітників, чітко розподілити сферу відповідальності, координувати виконання дорученого завдання та здійснювати контроль робочого процесу та результатів, припиняти спробу зворотного або наступного делегування. Не менш важливо стимулювати та консультувати підлеглих, давати їм оцінку. Делегувати слід рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання та підготовчу роботу. У жодному разі не можна делегувати таку роботу, як визначення мети, керівництво співробітниками, завдання високого ступеня ризику.

5. Реалізація та організація. Допускає складання розпорядку дня та організацію трудового процесу з метою досягнення поставленої мети. Організація свого робочого дня має відповідати основному принципу: «Робота має підкорятися мені, а ненавпаки». Існують 23 правила, які можна поділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня та кінця дня.

Правила початку дня:

  1. розпочинати день із позитивним настроєм;
  2. починайте роботу по можливості в один і той же час;
  3. повторний огляд плану дня, складеного напередодні;
  4. спочатку - ключові завдання;
  5. приступати без розгойдування;
  6. узгодити план дня з секретарем (він ефективніше працюватиме і зможе захистити керівника від непотрібних перешкод);
  7. вранці займатися складними та важливими справами, тому що пізніше менеджер зазвичай буває зайнятий поточними справами.
Правила основної частини дня:
  1. логічна підготовка;
  2. впливати на фіксацію термінів у інтересах;
  3. перевіряти ще раз весь комплекс робіт з точки зору необхідності окремих робіт;
  4. відхиляти невідкладну проблему, що додатково виникає;
  5. уникати незапланованих імпульсних дій;
  6. вчасно робити паузу і дотримуватися стабільного темпу;
  7. невеликі однорідні завдання виконувати серією (при цьому лише один раз проводиться підготовка та протягом певного часу керівник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності та концентрованості на процесі досягається економія часу;
  8. раціонально завершувати розпочате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагають деякого часу, тому розпочату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати у потрібний момент);
  9. використовувати незаплановані часові проміжки для підготовчої чи рутинної діяльності;
  10. працювати антициклічно (тобто на початку дня доцільніше займатися найважливішими завданнями, а в неспокійніший період — справами менш важливими);
  11. викроюватиспокійний час відновлення сил;
  12. контролювати час та плани.
Правила завершення робочого дня:
  1. завершити розпочаті невеликі відносини;
  2. контроль над результатами та самоконтроль;
  3. скласти план наступного дня;
  4. щодня повинен мати свою кульмінацію.
6. Контроль. Контроль за результатами служить поліпшенню, а ідеальному випадку — оптимізації трудового процесу. Усі перелічені вище функції самоменеджменту будуть настільки ефективними, якщо проводитиметься відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

  • осмислення фізичного стану;
  • порівняння запланованого із досягнутим;
  • коригування за встановленими відхиленнями.
Необхідно регулярно, через однакові проміжки часу, перевіряти свої плани та організацію праці, аналізувати свою діяльність та свій час та складати листок денних перешкод. Контроль над результатами праці повинен у будь-якому випадку проводитись після виконання завдання. Той, хто хоче по-справжньому розвантажити себе, не може відмовитися від самоконтролю.

7. Інформація і комунікація. Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази потребує її. На керівника щодня обрушується потік інформації, з яким доводиться розбиратися. У реальному житті керівник опрацьовує набагато більше інформації, ніж це необхідно для ефективної роботи. Для того, щоб економити свій час, керівнику необхідно розробити раціональний підхід до отримання, обробки та використання інформації.

Ділові люди часто нарікають на те, що за добу всього 24 години. Встигнути за день все заплановане просто неможливо, навіть якщо вести переговори за допомогою конференц-зв'язку та робити макіяж стоячи у пробці. Дотому й переговори та макіяж при цьому не завжди вдаються. Звинувачувати в невдачах можна будь-кого. А можна навчитися самоменеджменту, тобто мистецтву керувати своїм часом та ресурсами з максимальною ефективністю. Тоді виявиться, що на добу є час не тільки на сон, але навіть на спорт та відпочинок.

Про те, що таке самоменеджмент, знають чи хоча б чули сьогодні багато хто. З тим, що управління собою, своїм часом і ресурсами корисно і правильно, погоджуються також багато хто. Але чомусь тих людей, які вічно запізнюються, не знають, за яку зі своїх двадцяти справ хапатися, як і раніше, більше, ніж пунктуальних і впевнених. Ці нещасні завжди знаходять безліч причин тому, чому нічого не встигають, і, головне, не хочуть вчитися встигати. Але, як виявляється, це лише міфи, які розвіюються спеціалістами так само легко, як вигадуються тими, хто не хоче керувати собою [65].