СЕД у форматі SaaS

В Україні останнім часом відбуваються значні зміни в галузі автоматизації документообігу та діловодства. Експерти відзначають активну зацікавленість державних органів у використанні переваг, які дає електронний документообіг. Також помітне зростання популярності мобільних рішень для організації СЕД. Проте не менш значущим трендом, який зараз спостерігають усі експерти і який значно впливає на вітчизняну галузь автоматизації документообігу, є СЕД у форматі SaaS.

Донедавна в нашій країні, на думку експертів, зростанню проникнення «хмарних» сервісів багато в чому перешкоджало те, що рівень розвитку інфраструктури та пропускна спроможність каналів зв'язку не дозволяли надавати «хмарні» послуги на належному рівні. Але все змінюється стрімко: швидке поліпшення охоплення та технічних характеристик інфраструктури, необхідної для організації доступу до мережі, призводить до того, що все більший інтерес і все більшого поширення набувають рішення, засновані на «хмарних» технологіях.

Серед них - можливість реалізації сервісів з організації СЕД, заснованих на принципі SaaS, при якому користувач отримує доступ до продуктів за принципом підписки і платить не за придбання ліцензії на ПЗ, а за використання продукту в тому обсязі, який йому необхідний.

Тренд «догляду» в «хмари» сервісів з організації електронного документообігу і, зокрема, надання рішень за моделлю SaaS став одним з основних у галузі, що розглядається. Цей напрямок, звичайно, має свої безумовні плюси як для тих, хто надає ці послуги, так і для користувачів сервісів, організованих за вказаною моделлю. Разом з тим експерти говорять про те, що залишилося ще багато питаньщодо того, як організовувати схему продажу послуг за моделлю SaaS, як формувати ціну за такої моделі роботи і так далі.

Відзначаючи існуючі аспекти, які необхідно подолати для успішного розвитку такої моделі споживання послуг, як SaaS, стосовно безпосередньо до СЕД, учасники ринку вказують наступне: «Перед нами як перед виробником і постачальником рішення стоїть важливе питання, як при наданні послуги за цією моделлю організувати оптимальний рівень технічної підтримки, щоб користувачі могли продуктивно користуватись нашими рішеннями. Ми прагнемо спростити роботу з продуктами як за рахунок типових налаштувань рішення та дружнього інтерфейсу, так і шляхом формування методичних рекомендацій та матеріалів, що дають можливість користувачеві самостійно вирішувати питання, що виникають при організації документообігу в електронному вигляді», - розповідає генеральний директор компанії ЕОС ПВ Яковенко Віталій.

Експерти також кажуть, що при роботі з програмними продуктами за моделлю SaaS існує складність, пов'язана з необхідністю забезпечення стійкості до відмови системи на рівні інфраструктури для того, щоб забезпечити коректну роботу з продуктом у «хмарному» середовищі. Існує також певні бар'єри з боку самих користувачів, хоча багато в чому ці бар'єри носять психологічний характер. Споживачам часто складно прийняти те, що внутрішня інформація у межах електронного діловодства зберігається «десь там, на невідомих серверах». Питання безпеки інформації та її недоступності для сторонніх осіб за умови роботи в «хмарах» на сьогоднішній день є чи не основним, що хвилює потенційних споживачів «хмарних» сервісів. Експерти при цьому кажуть, що забезпечення достатнього рівнябезпеки у «хмарному» середовищі цілком можливо (наприклад, за рахунок організації VPN на рівні каналів зв'язку та укладання SLA з оператором для того, щоб мінімізувати ризики витоку або втрати інформації).

Веб-сервіси, що активно поширюються в корпоративному секторі, починають впливати і на розвиток сфери електронного документообігу. Незважаючи на те, що поки невеликий відсоток суб'єктів бізнесу використовує Системи електронного документообігу, побудовані за моделлю SaaS, для деяких організацій «хмарні» СЕД стають єдиною можливістю розумного управління ресурсами та витратами. [1]

На думку фахівців, тенденція розміщення СЕД в «хмарах» найближчим часом посилюватиметься, особливо серед суб'єктів середнього та малого бізнесу. Таким організаціям не потрібно організовувати власні сервери, ЦОДи, навчати користувачів і навіть нічого не потрібно впроваджувати. Витрати у разі пропорційні використанню. Можна будь-якої миті змінювати кількість користувачів та інші параметри рішень. СЕД із «хмари» у цих випадках може стати ідеальним варіантом.

Щодо великих компаній, фахівці впевнені, що їх СЕД розвиватимуться у так званих «приватних» хмарах, які б дозволяли централізувати кошти документообігу територіально розподілених компаній в єдиному дата-центрі.

Законодавча діяльність у галузі електронного документообігу та інтерес до цієї теми з боку керівництва країни також позитивно впливають на розвиток технологій захищеного обміну документами, в тому числі, заснованого на «хмарних технологіях». Той факт, у країні законодавчо затверджено можливість виставлення та отримання електронних рахунків-фактур призведе до появи нового «хмарного» сервісу в особі операторівСЕД, які контролюватимуть процес руху документів та мають повноваження засвідчувати рахунки-фактури.

Однак поки що процес освоєння «хмарних сервісів», у тому числі й у галузі документообігу, сповільнюється тим, що у користувачів досі виникають страхи та сумніви щодо їхньої безпеки.

Насправді більшість причин, якими компанії відгороджують себе від використання web-сервісів, не мають під собою логічного обґрунтування.

Іншою причиною небажання використовувати «хмарні сервіси» в діяльності компанії часто стає впевненістю в унікальності своїх бізнес-процесів і неможливості їх автоматизації за допомогою «хмар». Тут існує 2 шляхи вирішення:

Аналіз бізнес процесів з метою визначення, чим зумовлена їхня «унікальність». Часто причиною того, що бізнес-процеси організації відрізняються від стандартних, є дотримання традицій, на практиці означає, що бізнес-процеси вже давно не переглядалися і не оптимізувалися.
Другий варіант передбачає кастомізацію хмарного сервісу. Так, використання інфраструктури як сервіс дозволяє створити віртуальний пул ресурсів, куди можна встановлювати звичне ПЗ. Або як сервіс можна використовувати програмну платформу, а необхідний додаток у такому разі конструюється відповідно до індивідуальних особливостей бізнес процесів організації.

Ще один комплекс страхів пов'язаний з питанням контролю за інформацією, що зберігається в «хмарі»: дані зберігаються незрозуміло де вони можуть загубитися стати доступними конкурентам, їх можуть вкрасти.

Насправді всі питання, пов'язані з інформаційною безпекою, можна вирішити, висвітливши їх у контракті, регламенті, угоді або іншому документі,визначальному обсяг послуг (SLA – service level agreement). У ньому можна визначити рівень надання сервісу, відповідальність оператора за порушення порядку надання сервісу, нормативи відновлення даних після збою. Причому найчастіше буває так, що хмарні провайдери можуть забезпечити набагато оперативніше відновлення системи, аніж фахівці ІТ-служби конкретної компанії. Відповідальність за послуги, що надаються сервіс-провайдером, визначається на рівні юридичної особи, і важливою частиною безпеки є угода про нерозголошення (Non-Disclosure Agreement), яка юридично захищає дані. У ньому прописуються зобов'язання сторін та відповідальність за розголошення даних. Природно сервіс-провайдери, які вклали серйозні кошти в організацію бізнесу, всіма силами уникатимуть порушень, оскільки вся їхня діяльність побудована на довірі.

Щодо питань доступу до даних інших користувачів, тут варто дізнатися у оператора, як організовано спільне використання ресурсів. Варіантів реалізації безліч. І насправді найчастіше користувачі мають можливість контролювати свої дані, головне грамотно цей контроль здійснювати.

Крім того, від таких загроз, як розкрадання даних, DDoS-атаки і навмисна «поломка» сервісу, не застраховані і традиційні рішення, і великої різниці, чи встановлений сервер в офісі у замовника чи в дата-центрі немає. Але, намагаючись отримати доступ до даних, що зберігаються у сервіс-провайдера, зловмисники зіткнуться з професійними апаратно-програмними засобами захисту (наприклад, пристроями Cisco ASA 5500 Series та IronPort), зі спеціалізованими рішеннями для захисту на рівні додатків, досвідченими системними адміністраторами, які займаютьсявиключно питаннями безпеки.

Проблему недовіри оператору можна вирішити, наприклад, за допомогою незалежної сертифікації хмарних рішень. Процедура може бути як добровільна, і обов'язкова. Так, у США існує кілька стандартів сертифікації, які використовуються для забезпечення відповідності вимогам управління організацією, безпеки, доступності сервісу, цілісності обробки даних, конфіденційності. Глобальна природа Інтернету передбачає, що провайдер юридично і фізично може розташовуватись у будь-якій точці світу, аби його умови задовольняли вимогам клієнта. Тому відповідність оператора суворому хмарному стандарту іншої країни може розглядатися як його конкурентна перевага.

Якщо ж говорити про питання, які можуть реально виникнути при використанні хмарних рішень, то тут можна зробити як мінімум 2 зауваження.

1. Не всі інформаційні системи можуть бути переведені у хмару. Хмарний варіант існування для деяких із них просто недоцільний. До таких систем можна віднести: системи, що працюють із виробничим та іншим специфічним обладнанням, у тому числі системи реального часу високоінтегровані системи, рекомендовані системи, розроблені 15—30 років тому. Дані системи можуть використовувати застаріле обладнання, операційні системи, що більше не підтримуються, і платформи. Часто сам розробник вже припинив їхню підтримку; системи, які забезпечують життєдіяльність підприємства. Це системи, простий яких може призвести до катастрофічних наслідків чи втрати бізнесу. Наприклад, для банку такою системою є АБС.

2. Проблема надійності з'єднання з Інтернет-провайдером. При використанні онлайн-сервісів компанія потрапляє в залежність від доступності, швидкості,надійність інтернет-з'єднання. Щоб оцінити цей ризик, потрібно визначити його ймовірність і збитки (наприклад, за допомогою оцінки статистики та проблем, що виникали в минулих періодах). Найочевидніший варіант мінімізації цього ризику – організація резервного з'єднання.

Насправді задуматися про використання web-сервісу для роботи з документацією варто, якщо:

в організації стрімко зростають обсяги документообігу. Онлайн сервіси дозволяють швидко та досить ефективно автоматизувати управління потоками документів з такими перевагами, як нижчі витрати на придбання та простіше адміністрування ІТ-системи. Постачальник відповідає за управління інфраструктурою та підтримку сервісу, користувачеві не доводиться щось купувати, підтримувати чи керувати чимось. Вважається, що у більшості випадків великі підприємства можуть потенційно заощадити понад 50% витрат на інфраструктуру та керування порівняно з традиційним впровадженням програмного продукту, обравши для керування документами модель SaaS. Для невеликих компаній автоматизація документообігу у вигляді «хмарної» СЕД вийде ще менш витратною, т.к. відносна вартість інфраструктури, а також вартість адміністрування при цьому помітно знижуються.
напрямок бізнесу компанії, що швидко розвивається. Використання СЕД з «хмари» може значно зменшити витрати компанії на управління програмним забезпеченням: зміни в системі відбуваються одночасно для всіх без встановлення додаткового ПЗ. Постачальник рішення здійснює оновлення на сервері, які миттєво стають доступними через Web-доступ, тому оновлення версій проходить непомітно для експлуатанта і додатково не оплачується.
Ви не хочете витрачатигроші та час на проведення закупівельних процедур, переговорів, тестування, виконання робіт з впровадження та налаштування. Вибираючи хмарну СЕД, замовник побачить додаток у роботі вже в період тестової експлуатації, терміни впровадження будуть набагато меншими, а окупність настане набагато раніше.
у Вашій організації досить багато транзакцій. «Хмарні» системи документообігу зазвичай дозволяють автоматизувати як внутрішній документообіг організації, а й рух документів між різними організаціями, що досить актуально нашого часу. Якщо компанія активно працює з клієнтами, постачальниками, партнерами, web-сервіс для роботи з документами може стати для неї ідеальним варіантом.

Так чи інакше, перехід на використання «хмарних рішень» має стати для компанії еволюцією, а не революцією: вибір, встановити сервери та програмне забезпечення у себе, скористатися «хмарним» сервісом або вибрати гібридну модель, є завжди.