Що нового Журнал для клієнтів компанії Правовест

Своєчасну здачу працівниками первинних документів у бухгалтерію можна забезпечити упорядкуванням локального нормативного акта, умовами трудового договору, посадовими інструкціями, і навіть елементами преміювання.

Заходи щодо забезпечення своєчасності надходження первинних документів

Щоб забезпечити надходження первинних документів у встановлені терміни, необхідно виконати ряд простих дій.

По-перше, слід закріпити порядок передачі документації до бухгалтерії у відповідному локальному нормативному акті організації.

Такий акт має суворо регламентувати весь документообіг у створенні. Потрібно прописати механізм внутрішнього переміщення первинних документів, терміни їх доставки, а також П.І.Б. та посади працівників, відповідальних за їх здавання та контролюючих даний процес.

Локальний нормативний акт має бути досить докладним та доступним для розуміння кожним працівником. Слід чітко прописати не лише порядок та правила здачі документів, а й ті наслідки, які можуть очікувати як самого працівника, який порушив встановлений порядок, так і організацію загалом (у вигляді штрафних санкцій, пені, додаткових перевірок з боку наглядово-контрольних органів).

По-друге, у трудових договорах із працівниками, які за родом своєї діяльності зобов'язані здавати первинні документи до бухгалтерії, слід зафіксувати необхідність оформлення та здачі останніх. При цьому конкретний порядок роботи з документацією слід зазначити у посадовій інструкції працівника.

По-третє, для виключення випадків «втрат» документів (працівник наполягає на тому, що документи здав, а бухгалтер їх не бачив) їх передачу з підрозділу до підрозділу,від працівника до працівника та у бухгалтерію потрібно контролювати шляхом записів у відповідному журналі здачі та отримання документів під підпис із зазначенням дати. Крім того, можна знімати копії з документів, на яких одержувач робить відмітку про час отримання оригіналу, а також ставить свої П. І. О. та посаду.

Санкції за несвоєчасне здавання первинних документів

Якщо порядок та правила роботи з первинною документацією прописані у локальному нормативному акті організації, трудовому договорі з працівником та у його посадовій інструкції, то недотримання встановленого порядку та строків здачі документів може розцінюватися як дисциплінарний проступок. А за вчинення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків, роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення 1 :

▶ зауваження;
▶ догану;
▶ звільнення з відповідних підстав.

При цьому не допускається застосування дисциплінарних стягнень, не передбачених федеральними законами, статутами та положеннями про дисципліну. Також повинні враховуватися тяжкість вчиненого провини та обставини, за яких він був скоєний.

Слід зазначити, що застосовувати до працівника будь-які штрафні санкції (караючи його карбованцем) неприпустимо. Система штрафування як відрахувань із зарплати працівників є порушенням трудового законодавства і суворо карається інспекцією праці.

Однак якщо в організації існує система преміювання за певні результати роботи, то за її допомогою можна привчити недбайливих працівників своєчасно здавати у бухгалтерію первинні документи.

Можливість преміювання персоналу передбаченаТрудовим кодексом. Системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат та надбавок компенсаційного характеру, у тому числі за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, системи доплат та надбавок стимулюючого характеру та системи преміювання встановлюються колективними договорами, угодами, локальними нормативними. актами відповідно до трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права 2 .

Преміальна система, що приймається в організації, може припускати виплату премії певному колу осіб на підставі заздалегідь встановлених конкретних показників і умов. Коло осіб, що підлягає заохоченню, показники, умови, розміри та строки преміювання можуть бути встановлені в колективному договорі складовою положення про преміювання. Останнє, як правило, містить:

У прийнятому положенні про преміювання та повинні утримуватися умови преміювання працівників та підрозділів, пов'язаних з наданням первинної документації до бухгалтерії.

Пам'ятайте, що трудове законодавство не передбачає термінів «позбавлення премії» та «депремування» за тими чи іншими показниками роботи. Тому наявність на підприємстві чітких показників та умов преміювання дає можливість заслужено преміювати працівників. При їх невиконанні у працівника просто не настає право на отримання премії, і він колективом підрозділу до преміювання не представляється або, залежно від виконання інших показників, подається до преміювання у менших розмірах.