Що потрібно знати ІП про зберігання документів - Енциклопедія підприємця-початківця
Збереження документів за минулі роки – це болюча тема не лише підприємців, а й багатьох організацій. Які документи слід зберігати? Як довго та де зберігаються документи? Як оформити документи на зберігання?
Який документ регламентує зберігання документів ІП чи комерційної організації?
Як дізнатися, скільки потрібно зберігати той чи інший документ?
Потрібно заглянути в документ, який називається
"Перелік типових архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання".
Яке покарання можливе, якщо не зберігати документи?
Якщо не зберігати документи чи неправильно їх зберігати, загрожує адміністративна відповідальність як штрафу до 500 рублів (майже умовне покарання), відповідно до ст. 13.20. КоАП РФ. Враховуючи таке мізерне покарання, архіви багатьох компаній є звалищем паперів у підсобці в кращому випадку. Але якщо у Вас немає документів, передбачених трудовим законодавством, то при перевірках штрафи виписуються відповідно до іншої статті — ст. 5.27. КоАП РФ. Для ІП штраф за цією статтею вже 5 тис. рублів.
Чим відрізняється порядок зберігання документів із 5-річним та 75-річним термінами зберігання?
Документи з коротким терміном зберігання (до 10 років) не потребують спеціальної підготовки до архівного зберігання. А в іншому (місце, умови утримання архіву) порядок зберігання однаковий.
Якщо документи втрачені чи зіпсовані, що робити?
Потрібно скласти акт, що фіксує факт втрати чи псування документів. Якщо сталася пожежа, затоплення, крадіжка, то акт складається відповідно у присутності представниківпожежної охорони, аварійної служби, поліції
Якщо є можливість, то інформацію про стаж чи заробітну плату працівників потрібно заповнити іншими документами, що мають короткий термін зберігання. Наприклад, якщо втрачено особові рахунки (75-річний термін зберігання), то на тривалий термін відбирають розрахунково-платіжні відомості або інші первинні бухгалтерські документи щодо нарахування зарплати, які спочатку мають 5-річний термін зберігання. Якщо втрачено накази з особового складу, їх можна замінити завіреними копіями.
Якщо неможливо заповнити втрачені відомості (все згоріло, наприклад), складається довідка, в якій зазначаються: види документів, періоди їх складання, причини втрати.
Чи потрібно відновлювати документи, які були знищені раніше строку чи взагалі не оформлялися?
Дуже цікаве питання. І відповідь на нього залежить, на мою думку, від ваших цілей. Якщо потрібно довести комусь свою професійну спроможність, пройти перевірку, уникнути зауважень, відновлення документів матиме сенс. Але врахуйте, що у відновлених документах потрібно відновити всі підписи, що завжди проблематично. І витрати часу при цьому досить великі.
Якщо вам потрібно в якийсь момент часу вийти на законно прийнятний рівень обліку, достатньо провести аудит документів, щоб з'ясувати стан справ. За результатами аудиту складається акт, у якому фіксуються всі недоліки та упущення за минулі періоди. Акт буде тією точкою, від якої Ви відштовхнетеся і вийдете на правильний, прийнятний рівень ведення документів.
Після аудиту можна визначити, які документи варто відновити, а які можна оформляти з поточного моменту. Але врахуйте, що відомості, які мали бути у неоформлених документах, потрібноякимось чином компенсувати, залишивши на тривале зберігання первинні документи про стаж та заробітну плату працівників.
У наступній статті ми продовжимо розмову про архівне зберігання документів.