Що таке Канбан – Аджайл-довідник Unusual Concepts
Ми вже розповіли, що Аджайл – це спосіб мислення зі своєю системою цінностей. Щоб використати їх у роботі, вигадали правила.
Канбан - це спосіб керування роботою в дусі Аджайла. Він містить лише шість правил і пропонує еволюційний перехід від звичного способу мислення до аджайлового. Аджайл-Коучі часто порівнюють Канбан з водою - він обтікає структуру та ієрархію компанії і повільно починає їх змінювати. Як вода точить каміння, так Канбан змінює спосіб мислення.
Не потрібно прикладати багато зусиль, щоб почати бути аджайл — при переході немає реорганізації, спочатку зберігаються звичні ролі. Все змінюється поступово та не викликає проблем у Команди.
Кому підходить Канбан
Канбан немає обмежень. З його допомогою молодята планують сімейний бюджет, невеликі підрозділи в Microsoft розробляють нові програми, а Toyota керує всіма виробництвами.
Існують окремі гілки Канбана: виробнича, софтверна та персональна. Вони настільки різні, що візуалізації зовсім одна на одну не схожі. На виробництві багато етапів роботи, у кожного своя дошка і всі вони розкидані цехами. Картки позначають стадії збирання, а візуалізація спрямовано постачання цехів потрібними деталями. У айтішників дошка зазвичай загальна, вона розрахована на командну роботу і допомагає разом керувати роботою.
Як використовувати, щоб бути аджайл
У Канбані всього шість правил, вони поступово вводяться. Нові не додаються, доки попередні зміни не стали звичними для більшості співробітників.
Спочатку Канбан пропонує щадити стару структуру та ієрархію, тому зміни будуть еволюційними. Все, що потрібно, — тверде бажання розпочати та заохочення ініціативи в компанії.
Правило 1. Візуалізуйте потік завдань
Канбан спирається на візуалізацію. Всі завдання записуються на видному місці, щоб у будь-який момент знати, як справи.
Візуалізація буває різною: дошка зі стікерами, стіл із картками, таблиця в Excel або програми типу Trello та Jira. Правильної чи неправильної візуалізації немає — добре те, що підходить саме вам:
Ще фізична дошка емоційно тепла. Тільки уявіть, що ви зробили завдання, підійшли до дошки та перенесли картку в іншу колонку. Ви молодець, і всі це знають. У Trello та Jira такого не буде, картка просто з'явиться в іншій колонці.
Запишіть усі завдання.Щоб створити візуалізацію, потрібно записати всі завдання, які ви робите зараз і збираєтеся зробити найближчими днями. Після цього стане зрозуміло скільки у вас реальної роботи, а скільки в планах.
Визначте статуси задач.Статуси задач - це колонки на дошці. Колонки можна використовувати різні, конкретних правил немає. Для початку ми пропонуємо три: «Зробити», «У роботі» та «Готово». Потім їх можна розбити на дрібніші, якщо потрібно, або вигадати нові статуси.
Важливо:всі завдання мають бути на дошці. Не можна працювати над тим, чого немає у візуалізації.
Правило 2. Обмежуйте кількість одночасної роботи
Після створення візуалізації ви будете здивовані як багато роботи паралельно виконує Команда. Це одна з причин, чому проекти розтягуються: сили витрачаються не на завдання, а на перемикання між ними.
Канбан пропонує обмежити кількість одночасної роботи. Так ви підвищите свою ефективність та прискорите просування карток від статусу «Зробити» до статусу «Готово». Рекомендуємо зафіксувати кількість поточних завдань та взяти це число за початковеобмеження. Далі ліміт потрібно поступово зменшувати:
Зафіксуйте ліміт.Договоріться з колегами, скільки завдань з кожної колонки зможете виконувати одночасно. Запишіть ці обмеження цифрами над колонками або обмежте місце на дошці, щоб нові картки не могли поміститися на неї.
Пріоритизуйте завдання.Після обмеження кількості одночасної роботи в колонці «Зробити» виявиться багато карток. Щоб їх упорядкувати, потрібна пріоритизація. Можна позначити картки кольором, розташувати у певному порядку або скласти рейтинг із балами. Головне, щоби всі однозначно розуміли, які завдання потрібно зробити зараз, а які можна відкласти на пару днів.
Важливо:закінчуйте розпочаті справи, а не беріться за кілька нових паралельно.
Правило 3. Контролюйте потік завдань
Візуалізація допомагає стежити за швидкістю просування карток та рівномірним завантаженням співробітників. Якщо щось не так, на дошці це одразу видно:
Коли з'являється пробка, діє принцип: один за всіх і всі за одного. Співробітники, які залишилися без діла, не відсиджуються у куточку, а допомагають розбирати завал. Наприклад, дизайнери підключаються до тестування чи складання документів, коли немає своєї роботи.
Це не означає, що треба виконувати всю роботу за інших. Кожен співробітник сам визначає, наскільки розширюватиме свою зону відповідальності. Але пам'ятайте, що вміння розбиратися в суміжних областях робить вас професійнішими.
Контролюйте завантаження.Робота має бути ритмічною. Якщо ви відчули спад, сходіть до дошки. Можливо, у колег завал і потрібна ваша допомога.
Самі просіть про допомогу.Якщо пробка утворилася на вашій ділянці, мовчати не потрібно. Від вашої роботи залежить загальнийуспіх, тож колеги обов'язково допоможуть. Подивіться на дошці, хто найменше завантажений, і попросіть його про допомогу.
Важливо:дошка покаже, як іде робота. Допоможіть Команді закінчити її якнайшвидше.
Правило 4. Зробіть домовленості та очікування явними
Запишіть правила роботи з дошкою.Домовтеся з колегами і запишіть, за яких умов можна брати нове завдання, як переносити його в іншу колонку і коли вважати готовою. Зробіть правила просування карток очевидними.
Повісьте правила на чільне місце.Щоб підключатися до колег було простіше, повісьте правила біля дошки або всередині колонок.
Важливо:домовленості допомагають Команді працювати злагоджено. Зробіть їх очевидними.
Правило 5. Аналізуйте роботу
Регулярні планерки та аналіз – обов'язкова вимога Канбана. Вони потрібні, щоб бути впевненими: Команда рухається у правильному напрямку і не вибивається зі строків та бюджетів.
Щоденні планеркизручно проводити поруч із візуалізацією. Мета зустрічі – збільшити швидкість потоку завдань. Команда переглядає дошку праворуч наліво, знаходить проблемні місця та приймає рішення, як швидше завершити поточні завдання. Кожен може зробити пропозицію, і Команда до неї прислухається.
На щотижневих планеркахвся Команда зустрічається з керівництвом. Водночас вони обговорюють швидкість роботи та зниження ризиків.
Раз на місяцьзбираються всі команди, які працюють у компанії. Керівництво розповідає про фінанси, і кожен співробітник розуміє, скільки заробив його відділ, що робить компанія загалом та в якому стані знаходяться завдання. Команди розповідають, які ресурси їм потрібні.
Важливо:будьте ініціативними, спілкуйтеся з колегамита пропонуйте ідеї.
Правило 6. Еволюціонуйте завдяки спільним експериментам
Канбан-команда завжди знаходиться у пошуку ідеальної системи, де картки рухаються дошкою максимально швидко.
Для цього Команда проводить експерименти: змінює кількість одночасної роботи або по-іншому пріорітізує завдання. Щоб система еволюціонувала, експерименти мають бути загальними, а чи не серед окремих співробітників. Потрібно регулярно пробувати нове:
Пропонуйте покращення.Якщо Команда не зможе довести, що це погано позначиться на результаті роботи, проводиться експеримент.
Спробуйте одну зміну за раз.Щоб точно знати, який ефект дало нововведення, не проводьте кілька експериментів відразу. Краще пробувати одну ідею за іншою, і залишати в роботі найвдаліші.
Важливо:експерименти допомагають Команді розвиватися, не бійтеся пробувати нове.
Як не забути про правильний спосіб мислення
- Кожен співробітник ініціативний і піклується про загальний успіх;
- Він допомагає, якщо у колег завал;
- Співробітники регулярно проводять експерименти, щоб покращити процес роботи;
- команди обговорюють фінанси компанії та свій внесок у її показники;
- У компанії відбуваються еволюційні зміни.
Люба МамаєваРедактор Unusual Concepts