Що таке Канбан

У блозі AgileBasics вже з'ясовували, що Аджайл це спосіб мислення, особлива філософія. Щоб застосовувати її в житті, розроблені фреймворки — набори конкретних правил для організації процесу роботи в дусі Аджайла.

Канбан - другий за популярністю аджайл фреймворк в Україні. Він містить лише шість правил і пропонує еволюційний перехід від звичного мислення до аджайлу мислення. Аджайл коучи часто порівнюють Канбан з водою - він обтікає поточну структуру та ієрархію компанії, і дуже повільно починає її міняти. Як вода точить каміння, так Канбан змінює мислення співробітників та структуру компанії.

Співробітникам не потрібно прикладати багато зусиль, щоб почати вчитися бути аджайлом — при переході немає реорганізацій, спочатку зберігаються звичні ролі та ієрархія. Все відбувається у комфортному темпі та не викликає проблем у команди.

Кому підходить Канбан

Канбан, як і Скрам, не має обмежень щодо застосування. Його використовують для планування весіль чи особистих проектів. Невеликі підрозділи Майкрософт використовує його для розробки нових програм і додатків. А компанія "Тойота" - для управління всіма виробництвами корпорації.

Існує окремі гілки Канбана: персональний, виробничий та софтверний. Ці напрями такі різні, що візуалізації зовсім не схожі один на одного. На виробництві багато етапів роботи, тому багато дощок і вони розкидані по цехах і відділах. Картки можуть означати деталі чи стадії процесу складання механізмів, візуалізація спрямовано постачання цехів потрібними деталями точно вчасно. У айтішників дошка зазвичай спільна, вона розрахована на командну роботу та допомагає спільно працювати над проектом.

Як використовувати Канбан, щоб бути аджайл

У Канбані всього шість правил, вонидопомагають організувати роботу з урахуванням аджайл мислення. Правила можуть поступово вводиться одне за одним. Нове не додається, доки перші зміни не стали звичними для більшості людей у компанії.

Зміни будуть еволюційними, тому спочатку Канбан пропонує щадити старий порядок роботи і звичні ролі. Все, що потрібно для початку, — тверде бажання розпочати зміни та заохочення ініціативи співробітників.

Правило 1. Візуалізуйте потік роботи

Канбан спирається на візуалізацію. Щоб у будь-який момент знати, як справи, всі завдання записуються в одному видному місці.

Візуалізація може бути абсолютно будь-якою: таблиця в екселі, стіл із картками, стіна із приклеєними листочками. Це може бути спеціальна програма Джира, Трелло чи подібна. Канбан-дошка не може бути "правильною" або "неправильною" - добре те, що допомагає саме вам:

Ще фізична дошка "емоційно тепла". Тільки уявіть, ви зробили завдання, підійшли до дошки та перенесли картку в іншу колонку. Ви молодець, і колеги це бачать. У веб-застосунках типу Джири або Трелло такого відчуття кайфу не буде, картка просто з'явиться в іншій колонці.

Запишіть усі завдання. Щоб зробити візуалізацію, достатньо записати всі завдання, які ви робите зараз і збираєтеся зробити у найближчому майбутньому. Важливо, щоб ви змогли побачити на дошці, скільки реальних робіт у вас вже є, і скільки в планах.

Визначте статуси задач. Статуси завдань - це колонки на дошці. Суворих правил, які саме колонки робити, немає. Ми пропонуємо для початку використовувати три колонки: «вхідні завдання», «в роботі» та «зроблено». Потім кожну можна розділити більш дрібні, якщо потрібно. Або придумати свої статуси та запровадити новіколонки.

Пам'ятайте, всі завдання мають бути на дошці. Не можна працювати над тим, чого немає у візуалізації.

Правило 2. Обмежте кількість одночасно виконуваної роботи

Після створення першої візуалізації, ви будете вражені тим, як багато роботи паралельно виконує команда. Це з причин, чому завдання розтягуються: ми витрачаємо сили не так на продуктивну роботу, але в переключення між завданнями.

Канбан пропонує обмежити кількість одночасно виконуваної роботи. Так ми підвищуємо свою ефективність та прискорюємо проходження карток від статусу «вхідні» до «зроблено». Рекомендуємо зафіксувати кількість поточних завдань та взяти цю цифру за початкове обмеження. Далі ліміт потрібно поступово зменшувати:

Розставте пріоритети. Після обмеження одночасної роботи у «вхідних» виявиться безліч карток. Щоб їх упорядкувати, потрібна пріоритизація. Можна використовувати різні способи: позначити картки кольором, розташовувати у визначеному порядку або зробити рейтинг із балами. Головне — щоб ви та ваші колеги однозначно розуміли, які завдання потрібно зробити найближчим часом, а які можна відкласти на кілька днів.

Закінчуйте розпочаті справи, а не беріться за кілька нових паралельно.

Правило 3. Керуйте потоком завдань

Візуалізація допомагає стежити за швидкістю просування карток та рівномірним завантаженням усіх фахівців. Якщо щось йде не так, на дошці це одразу видно:

Коли з'являється "корок", діє принцип: "Один за всіх, і всі за одного". Співробітники, які через затор залишилися незавантаженими, не відсиджуються, а допомагають колегам розбирати завал. Наприклад, дизайнери можуть підключитися до тестування або складання документів, поки вони не мають своєїроботи.

Це не означає, що треба робити чужу роботу. Кожен співробітник сам визначає, наскільки розширювати свою зону відповідальності. Пам'ятайте, що вміння розбиратися в суміжних областях робить людину професійнішою та ціннішою.

Слідкуйте за навантаженням. Робота має бути ритмічною. Якщо ви відчули спад у навантаженні, сходіть до дошки. Можливо, у колег завал і потрібна ваша допомога.

Просіть про допомогу. Якщо пробка утворилася на вашій ділянці, мовчати не потрібно. Від вашої роботи залежить успіх всього проекту, тож колеги обов'язково допоможуть вам. Подивіться на дошці, хто найменше завантажений, і попросіть їх про допомогу.

Дошка будь-якої миті покаже, як іде проект. Допоможіть команді закінчити його якнайшвидше.

Правило 4. Зробіть домовленості та очікування явними

Запишіть правила роботи з дошкою. Домовтеся з колегами і запишіть, на яких принципах можна брати нові завдання, коли можна вважати завдання зробленим і як переміщати його в наступну колонку. Зробіть так, щоб правила руху карток були зрозумілі будь-якій людині в команді.

Повісьте правила на чільне місце. Щоб легко підключатися до «чужої» роботи або вводити в команду нових людей, повісьте правила біля дошки або прямо всередині кожної колонки.

Договорення допомагають команді працювати злагоджено, зробіть їх явними і регулярно переглядайте.

Правило 5. Аналізуйте роботу команди

Обов'язкова вимога Канбана — регулярні планерки та розбір успіхів та неуспіхів команди. Вони потрібні, щоб бути впевненими: команда працює у правильному напрямку і результат буде отримано вчасно.

Щоденні планерки зручно проводити біля дошки чи іншої візуалізації. Цільзустрічі - придумати, як налагодити високу швидкість потоку карток-завдань. Команда переглядає дошку праворуч наліво, знаходить проблемні місця і приймає рішення, як швидше завершити роботу. Будь-який фахівець може запропонувати рішення.

На щотижневих зустрічах вся команда зустрічається з вищим керівництвом. Разом вони аналізують швидкість роботи команди, працюють над вирішенням труднощів, обговорюють зниження ризиків.

На щомісячних зустрічах зустрічаються всі команди, які працюють в одній компанії. Керівники розповідають про фінансові показники – кожен співробітник знає, скільки заробив його відділ. Він розуміє, що робить компанія в цілому та в якому стані знаходяться різні проекти. Команди розповідають, які ресурси їм потрібні.

Будьте ініціативними: спілкуйтеся з колегами і ділитесь своїми ідеями.

Правило 6. Поліпшуйте спільними зусиллями, еволюціонуйте на основі експериментів

Пропонуйте покращення. Кожен член команди може запропонувати будь-які зміни. Якщо команда не може відразу довести, що вони будуть шкідливими або погано позначаться на результаті роботи, проводиться експеримент.

Спробуйте одну зміну за раз. Щоб точно знати, який ефект дало нововведення, не проводьте кілька експериментів одночасно. Краще пробувати одну ідею за іншою, і залишати в роботі лише доведено корисні.

Експерименти допоможуть команді розвиватися за світом, не бійтеся пробувати нове.

Як не забути про правильне мислення

кожен співробітник дбає про успіх проекту, він ініціативний;
команда обговорює фінансові результати компанії та свій внесок у ці результати;
команда регулярно проводить експерименти та перевіряєгіпотези про покращення процесу роботи;
співробітники допомагають колегам, якщо є завал на дошці;
у компанії відбуваються еволюційні зміни.

Запам'ятати

Канбан - це фреймворк, набір простих правил для роботи в дусі Аджайла. Нове мислення приноситься еволюційно, без різких змін.

Канбан – це не лише робота з дошкою. Це гнучкість через експерименти та пошук кращого результату в різних умовах.

Говорити правильно

перейти на Канбан працювати по Канбану