Що треба знати про ERP-системи - Програмні продукти
Про необхідність більш активного впровадження сучасних технологій в українську економіку йдеться багато і часто, проте, як зазначив Президент України В.В. Путін на нещодавній зустрічі з керівниками найбільших українських компаній, що працюють у галузі комп'ютерних технологій, комп'ютер залишається для багатьох керівників лише даниною моді. Впровадивши ERP-систему, підприємство отримує сучасне комплексне рішення для всього виробничого ланцюжка: від закупівлі сировини до реалізації кінцевої продукції, а також можливість об'єднання таких складних процедур, як робота з персоналом філій компанії, розташованих у різних точках земної кулі. серед повномасштабних ERP-систем займають MFG/PRO компанії QAD та iRenaissance компанії ROSS Systems. Обидві ці системи успішно працюють на тисячах підприємств у десятках країн світу.
Що таке ERP?
Enterprise Resource Planning - система планування ресурсів підприємства, причому експерти в цій галузі відзначають, що головне слово тут - "підприємство". ERP-системи впроваджуються для того, щоб об'єднати всі підрозділи компанії і всі необхідні функції в одній комп'ютерній системі яка обслуговуватиме поточні потреби цих підрозділів. Розробка подібної єдиної системи – непросте завдання. Зазвичай кожен підрозділ має власну комп'ютерну систему, оптимізовану на вирішення його завдань. ERP веде єдину базу даних з усіх підрозділів і завдань, отже доступом до інформації стає простіше, а головне, підрозділи отримують можливість обмінюватися інформацією. Візьмемо, наприклад, типову ситуацію надходження замовлення від клієнта. У вигляді паперового документа замовлення починає подорож по кабінетах і службам, часто передруковуючись,окрема інформація з нього вноситься до приватних баз даних підрозділів. Кожна передрук, кожне додаткове введення даних може призвести до помилок. У результаті фінансовий відділ нічого не знає про стан складу та можливість виконати замовлення терміново. А розгніваний замовник, який не отримав у строк своє замовлення, вимовляє сакраментальне: "Ви повинні були впізнати на складі!"
Як ERP може покращити роботу компанії?
Система автоматизує завдання, вбудовані у виконання бізнес-процесів. Так, при отриманні замовлення від споживача менеджер має всю інформацію про відносини із замовником та його кредитний рейтинг. Коли один підрозділ закінчує працювати із замовленням, той автоматично передається до наступного підрозділу. У цьому виключаються багаторазові помилки введення інформації, втрати документів тощо казуси. У результаті замовлення обробляються швидше та без помилок. Аналогічні можливості виникають у багатьох інших служб – служби персоналу, виробничого відділу, відділу маркетингу, служби постачання. Єдина інформаційна база дозволяє враховувати взаємозв'язок окремих процесів, як, наприклад, завантаження замовленнями на поточний місяць та графік відпусток персоналу. ERP змінює ставлення персоналу окремо та служб загалом до своєї роботи. Тепер менеджери, які ведуть замовлення, володіють інформацією про його стан у кожний момент часу та за всіма аспектами: чи надійшла оплата за роботу, чи достатньо комплектуючих на складі, чи стоїть у графіку виконання робіт їхнє замовлення до потрібного терміну. І якщо, наприклад, склад не вчасно введе в систему інформацію про запаси, то менеджер, який отримав запит клієнта, впоравшись у системі про стан складу, може відповісти відмовою на його звернення, побачивши, що запас на складі недостатній або потрібний виріб відсутній. Тим самим ERP підвищуєвідповідальність кожного за спільну справу.
Скільки часу займає використання ERP?
Впровадження ERP – нелегка справа. Правильне використання ERP передбачає зміна внутрішніх процедур у компанії, зміна у роботі її співробітників й у відносинах із замовниками і постачальниками. , - "Навіщо це потрібно нашій компанії і як це покращить її роботу?".
Що ERP може принести до нашого бізнесу?
Компанії вибирають ERP, з трьох основних міркувань.
Об'єднання фінансових даних
Коли керівник хоче скласти уявлення про загальний стан справ у компанії, він може отримати багато версій і всі вони будуть вірні. Кожен підрозділ веде свій облік, кожен має свою думку щодо вкладу у спільну справу, і далеко не завжди легко зрозуміти – витрати на маркетинг достатні чи надмірні, окупаються чи ні. При використанні ERP не можуть маніпуляції з даними, оскільки дані єдині і всі підрозділи використовують одну й ту саму систему.
Стандартизація виробничих процесів
Виробничі компанії, особливо ті, які мають багато підрозділів, географічно віддалених, розташованих у різних країнах і різних континентах, усвідомлюють, що окремі підрозділи можуть користуватися різними методами обліку, різними комп'ютерними системами, отже який завжди кінці сходяться з кінцями. Об'єднана багатовалютна система дозволяє скоротити персонал та уніфікувати облікові процеси. Розвиток Internet забезпечує простий доступом до даних із будь-якого, найвіддаленішого місця. Крім того, коли виробництво кінцевого продукту роздроблено на виробництво комплектуючих у різних місцях, не менш важливо забезпечититехнічну сумісність, єдність методів контролю, своєчасність постачання партій сировини, заготовок, комплектуючих.
Стандартизація інформації у системі кадрів
ERP успішно вирішує завдання об'єднання даних про персонал у різних підрозділах - кадровий підбір, перспективи зростання, перепідготовка тощо. За допомогою системи полегшується можливість зв'язку із кожним співробітником. Фактично ERP-системи є своєрідним комп'ютерним уявленням способів ведення бізнесу різними компаніями. Кожна галузь промисловості має свої особливості, тому розробники систем орієнтують їх застосування у різних галузях, де їх можливості будуть проявлені максимально. Ось чому споживачі з відповідної галузі промисловості вимагають від розробників максимальної відповідності їхнім потребам.
Чи підходить ERP до наших способів ведення бізнесу?
Подібна постановка питання в принципі неправильна. Часто трапляється так, що компанії відмовляються від проектів застосування ERP, коли виявляють, що програма не підтримує будь-якої з найважливіших бізнес-процесів. З цієї точки зору можливі два подальші шляхи дій. Перший – змінити бізнес-процес так, щоб він відповідав програмі. Це шлях важких і тривалих змін у самому бізнесі, які, втім, найчастіше дають компанії низку конкурентних переваг і хороше струс персоналу. Другий шлях – внести зміни до програми. Найбільші компанії-розробники ERP-системи (такі як QAD та ROSS Systems) охоче допоможуть вам змінити стандартні модулі належним чином.
Скільки коштує ERP?
Дослідницька компанія Meta Group вивчала питання вартості володіння ERP (TCO - Total Cost of Ownership), включаючи апаратне та програмне забезпечення,послуги та витрати на персонал. У підсумкову величину включалися витрати на інсталяцію системи та дворічний період впровадження, протягом якого відбувається супровід системи фахівцями, її оновлення чи нарощування та оптимізація. Серед 63 компаній, що брали участь у дослідженні (вони представляли різні галузі промисловості та відносилися як до малого або середнього, так і до великого бізнесу), середня величина TCO склала $1,5 млн., з розкидом від $400 тис. до $3 млн. Середня віддача від ERP за тими ж дослідженнями становила $1,6 млн. на рік. Так що ERP досить дорога, але і досить ефективна система.
ROSS Systems- одна з провідних компаній, що працюють в індустрії створення великих корпоративних систем та системної інтеграції. Компанія була заснована у 1972 р. та акціонована у 1991 р. ROSS Systems має понад 60 офісів у 24 країнах світу. Клієнтами ROSS є понад 3400 компаній у всьому світі. Засновник компанії ROSS Systems – легендарний американський мільярдер Росс Перот, який балотувався у президенти США. Іншим його відомим дітищем є імперія інформаційних технологій Electronic Data System (EDS), один із світових лідерів на ринку системної інтеграції. Основний програмний продукт компанії - Renaissance, програмне забезпечення, що налаштовується, дозволяє автоматизувати діяльність великих організацій різного профілю. Серед користувачів ПЗ ROSS Systems є фінансові корпорації, банки, великі промислові, фармацевтичні, енергетичні підприємства, урядові, державні та муніципальні структури та відомства.