Шпаргалка діловода Діловодство наприкінці року

Ваш персональний гід у світі документів

Діловодство наприкінці року. Що потрібно встигнути

Розробляємо план і користуємося статтею, щоб гідно завершити рік та спокійно відпочивати, а після свят розпочати нову роботу, а не завершувати стару.

Що потрібно зробити службі діловодства до кінця року?

Скласти річний звіт з виконавчої дисципліни за документами, що надійшли протягом року організацію. Якщо у вас запроваджено систему електронного документообігу (СЕД), то в автоматизованому режимі зробити це досить легко — потрібно вибрати період та базу даних вхідних документів. Вручну доведеться рахувати все за журналом реєстрації вхідних документів. З цим звітом необхідно ознайомити керівника організації та підшити його у справу.

Скласти річний звіт щодо виконання розпорядчих документів (накази, розпорядження, протоколи). У СЕД це також буде легко зробити, обравши лише період. Вручну потрібно буде виявити всі накази, розпорядження, протоколи з термінами виконання, запитати у відділів інформацію про виконання кожного пункту документа. Потім у табличній формі складітьдовідку з виконавської дисципліни у вільній формі.

Додайте наступні графи:

№ ,
структурний підрозділ,
найменування документа, дата, номер документа,
пункт документа
термін виконання,
виконані заходи.

З таким звітом слід ознайомити керівника організації.

Підготувати звіт про обсяг документообігу протягом року. У СЕД він також формується автоматично. Вручну ви підрахуєте це за допомогою журналів реєстрації документів. Доцільно робити розбивку по місяцях та структурнимпідрозділам, а ще краще — порівняти кілька попередніх років, щоб простежувалася динаміка зростання чи зменшення обсягів документообігу.

Завершити веденняжурналів реєстрації документів за рік (якщо вони у вас у паперовому вигляді) і підготувати нові наступного року. Електронні бази документів можна починати архівувати, але доведеться продовжити цю роботу і наступного року, оскільки документи, що надійшли наприкінці року, будуть виконані лише наступного року.

Підготувати статистичні дані якідоговори (якщо на службу діловодства покладено відповідальність щодо укладання та обліку договорів) мають бути переукладені на наступний рік, які розірвані, які суми за договорами мають бути доплачені.

Що потрібно зробити відділу кадрів?

Скласти графік відпусток наступного року.
Підготувати статистичні дані про прийнятих, звільнених за рік співробітників, а також про вакантні ставки.
Перевірити правильність оформлення документів з військового обліку та підготувати звіт про співробітників, поставлених у резерв за минулий рік.
Підготувати накази про вихід співробітників працювати у святкові дні.
Перевірити табель обліку робочого часу (лікарняні, недогулені відпустки).
Провести інвентаризацію особових справ, перевірити ознайомлення працівників зі своїми особистими справами

Що потрібно зробити всім структурним підрозділам?

Підшити документи, що залишилися без роботи, перевірити всі справи, правильність оформлення документів у справах, очистити стіл і викинути непотрібні папери.