Система електронного документообігу «БОСС-Референт», Система електронного документообігу
«БОСС-Референт»- система електронного документообігу (СЕД), призначена для автоматизації бізнес-процесів, пов'язаних із документаційним забезпеченням управління підприємством. Розробник системи – українська компанія «Аплана», що входить до групи компаній «АйТі». Користувачі системи – органи федеральної, регіональної та місцевої влади, державні підприємства, комерційні організації різної структури.
Система забезпечує підтримку наступних бізнес-процесів:
1. Робота з внутрішніми документами організації
- підготовка проекту документа, його погодження (візування), затвердження;
- Складання доручень за документом, контроль за виконанням;
- Управління доступом до документа;
- реєстрація та архівування;
- Створення та зберігання шаблонів документів.
2. Обробка вхідної та вихідної кореспонденції
- реєстрація, контроль та облік;
- Створення резолюцій по документу;
- налаштування реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ;
- формування доручень із наступним контролем виконання;
- Відправлення в "Дело" після виконання.
3. Робота з договорами організації
- створення та ведення шаблонів договорів;
- ведення реєстру договорів;
4. Ведення довідника організації
- створення та підтримка довідника організації відповідно до організаційної структури;
- Підтримка механізму делегування повноважень;
5. Підтримка матеріально-технічного забезпечення організації
- ведення реєстру об'єктів МТО;
- обробка заявок на обслуговування чи постачання нового обладнання;
- Підтримується механізм інвентаризації об'єктів МТО.
Переваги системи "БОС-Референт":
- можливість впровадження на підприємствах різної структури.
- Користувачі можуть працювати як через клієнт Lotus Notes, так і через веб-браузер.
- Можливість підключення сканера та відповідних програмних продуктів для розпізнавання документів.
Недоліки системи "БОС-Референт":
- Відносна дорожнеча (за рахунок необхідності придбання платформи IBM Lotus Notes/Domino).
- Необхідність наявності на підприємстві фахівця, компетентного в IBM Lotus Notes/Domino, який міг би забезпечити грамотний супровід системи "БОСС-Референт".
- Обмеження з інтеграції з не IBM рішеннями [19].
Система електронного документообігу «СПРАВА»
Система електронного документообігу «СПРАВА» – комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесів діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система використовується як у невеликих комерційних компаніях, так і у розподілених холдингових чи відомчих структурах.
На малюнку 1.2. представлений інтерфейс цієї інформаційної системи.
Мал. 1.2Інтерфейс системи «СПРАВА»
Система «СПРАВА» була випущена 1996 року. 1996 року отримала сертифікат якості Держстандарту України, а 2006 року - свідоцтво про офіційну реєстрацію в реєстрі програм для ЕОМ. Система постійно оновлюється відповідно до прийнятих стандартів та побажань користувачів.
Система електронного документообігу «СПРАВА» функціонально відноситься до класу систем управління корпоративним контентом (ECM). Вона забезпечує як автоматизацію процедур загального документообігу компанії, і автоматизацію контролю виконання доручень, і навіть довільнихрегламентованих бізнес-процесів.
Система «СПРАВА» повністю відповідає державним нормативно-методичним вимогам у галузі управління документами. Наявність відкритого API-інтерфейсу уможливлює інтеграцію системи документообігу підприємства «СПРАВА» з будь-якими інформаційними системами та бізнес-додатками, що використовуються в організації.
Модулі системи «СПРАВА»:
- СПРАВА-WEB – рішення для підприємств із територіально розподіленою структурою. За допомогою web-технологій дозволяє співробітникам віддаленої філії залишатись рівноправними учасниками документообігу в рамках усього підприємства.
- ЕЦП та шифрування – дозволяє дотримуватись необхідних умов для реалізації захищеного електронного документообігу.
- Сканування та потокове сканування – дозволяє здійснити сканування та розпізнавання паперових документів за допомогою програмного забезпечення Abbyy Fine Reader 7.0 Scripting Edition.
- Захист від несанкціонованого доступу - забезпечує безпеку інформації, що зберігається за допомогою Secret Disk Server NG компанії Aladdin.
- Підсистема оповіщень та повідомлень – здійснює автоматичне розсилання повідомлень та сповіщень на електронну пошту користувачів про різні події системи «СПРАВА».
- Підсистема інтеграція СЕД «СПРАВА» та системи 1С – дозволяє впорядкувати роботу з фінансовими документами.
- Підсистема управління процесами – дозволяє проектувати та створювати довільні документоорієнтовані додатки.
- Моніторинг документів – здійснює повідомлення посадових осіб про надходження документів та резолюцій, а також оповіщення щодо контрольних термінів виконання, візування та підписання документів [2].
електронний документообіг програмний інформація