Система контролю за фінансовими потоками

Багато українських компаній не з чуток знають, що таке бюджетування. Однак коли справа доходить до контролю за виконанням бюджету та його аналізу, більшість фірм стикається з безліччю питань: яким чином здійснювати контроль? хто це має робити? як оцінювати відхилення, що виникли?

В основі концепції бюджетного контролю лежать два поняття: «план» та «факт». Мета контролю та аналізу виконання планових бюджетних показників – управління відхиленнями, що впливають на фінансові результати. У процесі контролю бюджетний контролер, по-перше, збирає, обробляє та аналізує інформацію про фактичні результати господарської діяльності. По-друге, виявляє відхилення від планових значень та аналізує їх причини. По-третє, приймає управлінські рішення щодо коригування планів та бюджетів у допустимих випадках. Щоб здійснити ці функції важливо налагодити систему контролю.

У компанії може бути реалізовано безліч різних методів контролю бюджету. Багато хто з них вузькоспеціалізований і складний (наприклад, метод «освоєного обсягу» для оцінки виконання бюджету проекту). Ми ж зупинимося на двох загальноприйнятих:

контроль бюджетів за відхиленнями;
казначейський контроль.

Бюджет компанії є фінансовий план дій щодо досягнення рівня прибутковості. Тому основою системи контролю має бути контроль витрат. Для його реалізації використовується розрахунок відхилень, під час якого:

виявляють відхилення на основі даних управлінського обліку (якщо забезпечено однорідність планових та фактичних даних);
оцінюють відхилення з погляду впливу на запланований результат;
визначають характер відхилень та його причини;
готують можливі управлінські рішення тарекомендації з урахуванням аналізу відхилень.

Ми бачимо, що компанія отримала на 50 000 рублів менше прибутку, ніж заплановано. Щоб визначити вплив на це відхилення доходних та видаткових статей, потрібно розрахувати питому вагу за формулою:

(«відхилення за статтею» / «відхилення за прибутком») x 100%.

У стовпці «Відхилення, %» ми отримали дані, які говорять про те, що отриманий фактичний прибуток на 25 відсотків нижчий за запланований. Це на 60 відсотків обумовлено тим (стовпець «Питома вага», %), що збільшилися постійні витрати, і 40 відсотків – тим, що зменшилася реалізація.

На основі розрахунків спеціаліст фінансово-економічної служби готує аналітичну записку про рекомендації щодо виправлення поточної ситуації у наступному звітному періоді. Наприклад, згідно з даними розрахунками, підприємству необхідно збільшити продажі на 20 000 рублів та знизити витрати за статтею «Охорона» на 10 000 рублів, а за статтею «Заробітна плата» – на 30 000 рублів. При цьому підприємство має резерв 10 000 рублів на додаткові витрати з оренди.

Робота з відхиленнями

Перед тим, як провести аналіз відхилень бюджетних статей чи показників, необхідно визначити, які відхилення передусім важливі. Наприклад, для компанії немає потреби проводити аналіз відхилення показника «курс валют» – це зовнішнє середовище, яке не кероване підприємством. І навпаки, показником «виробнича собівартість» управляти можна. І тому досить визначити структуру собівартості. Далі слід визначити межу допустимих відхилень. Як правило, його встановлюють у відсотковому відношенні до запланованої величини. Розмір даних відхилень може досягати 10 відсотків, але в середньому варіюється на рівні 3-5відсотків. Визначення межі - це досить суб'єктивна оцінка. Як правило, компанії керуються питомою вагою цієї статті. Якщо питома вага статті «Заробітна плата» становить 30 відсотків від усіх витрат, то планування буде більш точним і межа допустимих відхилень становитиме 0,5–1 відсоток. При плануванні, наприклад, канцелярських витрат, що становлять 0,05–0,1 відсотка від загальної величини витрат, межа відхилень може бути встановлена на рівні 5–10 відсотків.

Контроль виконання бюджетів та аналіз зазвичай здійснюють планово-економічні служби. Для аналізу виконання бюджету використовують такі види аналізу, як ранжування, факторний аналіз, план-факт аналіз та інші.

Факторний аналіз призначений для того, щоб виявити фактори, що вплинули на зміну значень бюджетних статей, що аналізуються, або показників. При цьому виді аналізу можна, наприклад, визначити вплив кожної з філій на загальну суму реалізації товарів та послуг. Суть факторного аналізу зводиться до того, щоб визначити причину відхилень показників та виробити рекомендації щодо їх усунення. Вище ми розглянули приклад виявлення відхилень від запланованого результату. Було визначено питому вагу кожної статті у спільній зміні фінансового результату. Тим самим ми провели факторний аналіз.

План-факт аналіз може проводитися як всім основних, так окремих операційних бюджетів. Його основна мета – виявити причини відхилень, а саме: які показники, бюджетні статті, сценарні умови вплинули на виконання бюджету компанії.

Наведені методи прості та ефективні в оцінці відхилень, тому їх застосовує більшість українських компаній.

Істотна складова системи контролю – контроль казначейського виконаннябюджету. Тобто контроль надходження та витрачання коштів, які заплановані у бюджеті руху грошових коштів.

Казначейський контроль часто застосовується в холдингах, де керуюча компанія розпоряджається грошима філій. Самі філії лише ініціюють платіж, а фінансове управління головної компанії порівнює його суму із даними, закладеними у бюджеті. І після цього ухвалює рішення про оплату.

Бюджет одного металургійного заводу суворо регламентував витрати на списання технологічних матеріалів виробництва продукції. Закупівля матеріалів розраховувалася з планованої величини списання. Потім технологія виробництва змінилася. У зв'язку з цим виникла потреба збільшити норми витрати та придбати більш дорогі матеріали. При цьому обсяги виробництва мали залишатися на тому ж рівні. Сума, зазначена в заявці на придбання матеріалів, була значно вищою за встановлену. Тому фінансовий контролер, керуючись плановими даними, скоротив її. Адже коригування витрат на закупівлю було дозволено лише у разі збільшення обсягу виробництва. У результаті призвело до того що, що у наступному звітному періоді знизилися обсяги виробництва.

Як розставити акценти

Юлія Давидова, фінансовий директор ТОВ «Кондитерська фабрика «Конфаель»:

«Щоб запобігти можливим помилкам при бюджетуванні, потрібно враховувати специфіку роботи організації. Зокрема, якщо бізнес безпосередньо залежить від імпорту, слід чітко відчувати макроекономічну ситуацію на ринку, а також прогнозувати коливання курсів валют. У разі коли в обороті компанії висока частка кредитних коштів, варто контролювати ситуацію на банківському ринку, а також стежити за змінами відсоткових ставок.

Якщо ж говорити про практику, що склалася в нашій компанії, то ми уважно відстежуємо співвідношення доходної та видаткової частин бюджету та враховуємо такі фактори:

для розвитку компанії потрібні постійні фінансові вкладення, спрямовані на просування торгової марки та збільшення клієнтської бази;
наша компанія є виробником, тому ми маємо грамотно прораховувати можливості наших виробничих потужностей».

Вадим Дубровський, провідний консультант Групи компаній «Бестконсалт»Джерело матеріалу -