Система регламентів у компанії, як наріжний камінь ефективності керівника

Євген Севастьянов

Консультував у галузі регулярного менеджменту понад 70 компаній: від 10 до 9.000 осіб (включаючи: холдинги, мережі магазинів, фабрики, сервісні компанії, будівельників, державних службовців, веб-агентства, інтернет-магазини). Учень Олександра Фрідмана.

кому:керівникам, топ-менеджерам, власникам

"Знову двійка!", або "зроби за мене мою роботу"

Скільки разів на день Вам доводиться переробляти роботу за своїми підлеглими? Один раз? Два? А може, п'ять? Постійно? У такому разі у мене для Вас дві новини: одна хороша, а інша погана.

Почну з поганої. Щоб змінити ситуацію на краще, знадобляться значні зусилля. Ні, не підлеглих, саме ваші! І, нарешті, хороша новина: після впровадження системи регламентів (система покарань та заохочень стане в нагоді також),Ви забудете, що означає переробляти чиюсь роботу. А тепер докладніше.

Система регламентів - рятувальний круг для керівника

Хороша система регламентів даєдля Вас особисто та вашої компанії(для підрозділу, відділу тощо) наступні переваги:

результат виконаної роботи підлеглими стаєпередбачуванимі відповідає заданим параметрам якості.
економиться значна кількістьчасу керівників(а найголовніше — нервів!): під час навчання нових співробітників, під час управління повсякденними завданнями.
стратегічні:масштабованість бізнесу та незалежність від персоналу.

Однак, щоб цих переваг досягти, керівнику доведеться серйозно і довго попрацювати (як завжди, чарівних аерозолів, що розпорошуються серед ваших підлеглих, не існує). Фактично система регламентів — це формалізованасистема правил .

Чарівних таблеток і аерозолів, що розпорошуються серед ваших підлеглих, не існує

Приготуйтеся інвестувати значні зусилля та час. Овчинка, безперечно, коштує вичинки (з одним із можливих результатів познайомтеся у статті "Віддалене управління компанією: як керувати своїм бізнесом з будь-якої точки світу").

Парадокс чи очевидність: чому регламенти у більшості компаній не люблять ні низи, ні верхи

Регламенти та посадові інструкціїНЕ люблятьяк багато керівників, так і їх підлеглі. І ось чому:

Умови роботи системи регламентів - необхідні та достатні

Система регламентів працює лише у разі виконання всіх перерахованих параметрів:

У підлеглихє мотиваціядо виконання регламентів (читайте статтю “Як мотивувати співробітників на роботу: чому в Україні не працює європейська система мотивації. Історія моїх провалів та помилок”).
Керівникпостійновідслідковуєвикористання регламентів там, де їх застосування необхідне. А також перевіряє результат роботи, виконаної за регламентом щодо відповідності заданим параметрам якості.
Всі регламентипостійноактуалізуютьсявідповідно до змін у бізнес-процесах. У системі регламентів мають бути лише актуальні. Решта тимчасово виключається.

Як потрібно вводити в дію регламенти: сюрприз чи планово?

Перед тим як ввести в дію новий регламент — необхідно його проект обговорити з усіма зацікавленими особами. Після того як обговорення закінчено - всі правки "заднім" числом і відмазки типу "12" "я з цим не згоден, тому зробив по-іншому" 13 припиняються і караються. Читайте детальніше статтюне для слабкодухих «Заохочуй і карай, не обманюй і не прощай» — система заохочень і покарань співробітників.

За тим же принципом вносяться суттєві доповнення до існуючих регламентів, посадових інструкцій та алгоритмів. Я це зазвичай роблю уформаті повідомленняу нашому внутрішньому корпоративному порталі (див. скріншот нижче).

До речі, від співробітників, які перебувають у позиції "виконавчість" або "лояльність" до системи управління, можна отриматидійсно цінні доповнення. Тому такої можливості нехтувати не варто.

Не забуваємо, що не менш важливе завдання керівника полягає в тому, щоб «продати» своїм підлеглим введений регламент або доповнення. Але якщо продаж із якихось причин “не відбулося”, а обставини вимагають – регламент запроваджується вольовим рішенням. Тим не менш, свій навичка "продажів" хороший керівник зобов'язаний "прокачувати"!

Регламент не помиляється або «покажи мені винного»

Якщо після виконання завдання за регламентом підлеглий отримав незадовільний результат, то як керівниквинні саме Ви. Тож забудьте про покарання. Карайте себе або на крайній випадок регламент (лупити регламент звичайно не слід, просто внесіть до нього зміни, які дозволять у майбутньому виконати роботу якісно).

«Послухай доброї поради, друже, у нас не ковбасний цех!»

Свого часу так сказав один із моїх співробітників, коли почув про початок впровадження у “Відкритій студії” регулярного менеджменту та системи регламентів. Емоції, як кажуть, зашкалювали. З ним надалі довелося розлучитися. Та й не лише з ним. Будьте готові, що система регламентів вимете з вашої компанії ледарів “поганою мітлою”. А ось урок добрим молодцям нижче.

Забудьте про побиті “кліше”, що регламенти ефективні тільки для робітників, зайнятих на виробництві (співробітники Вас обов'язково переконуватимуть у зворотному із завзятістю та енергією, гідною куди кращого застосування).

Для повторюваних робіт у регламентах необхідно прописувати послідовність дій, а нетипових завдань — базові принципи, якими слід керуватися за її вирішенні.

Інструкції та алгоритми чудово працюютьдля топ-менеджерів, управлінців, маркетологів, дизайнерів, програмістів, бухгалтерів, юристів і т.д. Ще раз вони працюють — для всіх!

У Вас не всі бізнес-процеси/роботи/завдання піддаються детальному опису? І тут є рішення. Для повторюваних робіт у регламентах необхідно прописувати послідовність дій, а для нетипових завдань - базові принципи, якими слід керуватися при їх вирішенні.

Алгоритм для початківців - «добивайте» їх по одному

Визначте основний бізнес-процес у своїй компанії. Почніть його описувати. У процесі опису з'являться регламенти та алгоритми-відгалуження.Уникайте розробки системи регламенту "з наскоку". Спочатку розробіть один регламент, впровадьте його, досягайте його виконання і тільки потім приступайте до наступного “відгалуження”.

Список типових регламентів «для затравки»

Як керівнику не перетворитися на білку, що бігає, в колесі

Добре, скажімо, у Вас є працююча система регламентів. Але що робити далі? Адже кількість регламентів постійно розростається, а для актуалізації старих і розробки нових йде все більше сил і часу.

Вихід є – включити цю роботу в обов'язки ваших підлеглих! Чи достатньо цього? На жаль немає". Прийде зайнятися цим всерйоз:

АлеЗаздалегідь не зваблюйтеся:розробка та розвиток стратегічних регламентів, швидше за все, залишиться вашим почесним обов'язком, поки Ви носите високе звання керівника.

Використовувати з обережністю

У деяких ситуаціях та на початкових стадіях розвитку компанії (так звана стадія "Давай-давай" за Іхцаком Адізесом) наявність регламентів може призвести до негативного результату. Іхцак Адізес про це пише у своїх працях (і не лише він). Врахуйте, що можливі різні ступені регламентованості різних підрозділів компанії.

Наприклад, відділ розвитку та розробки нових продуктів може мати набагато менш "формалізовані та прописані до коми регламенти", порівняно з відділом клієнтського сервісу. Однак, на мій погляд, корпоративні регламенти, що визначають цінності компанії, стандарти якості результатів роботи мають бути єдиними та обов'язковими до виконання для всіх співробітників.

"Не перемикайте канал!"

У наступній статті я розберудіючий алгоритм написання регламентівв “Відкритій Студії”. А також розповім, якітехнології(програми та сервіси) можна використовувати для побудови корпоративної системи регламентів.