Систематизація інформації - Коротко про головне

Витяги з книг з саморозвитку, конспекти, афоризми

Головне меню

Головна >>Систематизація інформації

Навігація за записами

Систематизація інформації

У книзі «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу» Д. Аллен дає дуже цінні поради щодо обробки та систематизації інформації.

Отже, систематизація інформації включає :

позбавлення всього непотрібного;
виконання всіх дій, що займають менше двох хвилин;
передача іншим людям всі завдання, які можна перекласти на них;
впорядкування власної системи організації, ведення нагадувань про справи, на які потрібно понад дві хвилини;
складання списку серйозніших завдань та проектів.

«Ті, хто безглуздо витрачають свій час, найчастіше скаржаться на його нестачу». Жан де Ла Брюйєр

Рекомендовані дії щодо обробкиінформації :

• Опрацьовуйте проблеми по порядку.

• Опрацьовуйте проблеми по одній.

• Ніколи не повертайте нічого в кошик.

Зосередження на єдиній задачі дозволяє приділити їй належну увагу та прийняти правильне рішення.

Сенс стародавнього прислів'я, яке радить "тільки разів звертатися до кожної справи" в тому, що потрібно відмовитися від шкідливої звички постійно діставати предмети з кошика і класти їх назад, так і не вирішивши, що з ними робити.

Ключове питання в процесі обробкиінформації : "Які подальші дії?"

Є два робочі варіанти:

• Помістити їх у список "коли/може бути".

• Занести їх у календар або картотеку. Ідея всіх цих процедур полягає в тому, що вонидозволяють викинути проблеми з голови і чітко знати, що якесь нагадування про подальші дії спливе в потрібний час.

Визначте, що потрібно зробити, щоб ухвалити рішення.

Коли ви визначили, у чому саме першочерговий крок у рамках вирішення проблеми, у вас є три варіанти поведінки:

• Здійснити потрібну дію (якщо вона займає менше двох хвилин).

• Передати завдання комусь іншому (якщо ви не є головним суб'єктом дії).

• Відкласти справу — помістити її в організаційну систему як варіант роботи, яку можна зайняти пізніше.

Останній крок шляху до дна кошика передбачає перенесення уваги з окремих процесів загальну картину, тобто. на ваші проекти. "Проект" - будь-який результат, у досягненні якого ви зацікавлені, що вимагає від вас більше однієї активної дії.

Існує сім основних типів матеріалу, який потрібно відстежувати та контролювати з організаційної точки зору:

Перелік проектів.
Супутні матеріали щодо проектів.
Дії та відомості, занесені до календаря.
Списки "Першочергові кроки".
Список "Очікування".
Довідкові матеріали.
Список "Коли-нибудь/может быть".

У папках (електронних або традиційних) можна зберігати довідковий матеріал та додаткову інформацію щодо поточних проектів.

Декілька з наступних назв списків, вам добре знайомі

Спустошення папки "вхідні" не означає вирішення всіх проблем, що зберігаються в ній. Процес вимагає від вас ВИДАЛЕННЯ всього, що можна видалити, СОРТУВАННЯ відомостей, які ви вирішите зберегти і не передбачають активних кроків, ВИКОНАННЯ дій, що займають менше двох хвилин і вимагаютьперенесення до папок з нагадуваннями всіх очікувань і повідомлень, які зобов'язують вас щось зробити.

Психологічна проблема, з якою стикається більшість людей, які мають справу з рутиною, полягає в тому, що вона залишається "рутиною": вони не можуть вирішити, що вимагає від них активних дій, а що ні.

Якщо ви ще не створили список "Коли-нибудь/может быть" у тій організаційній системі, яку вибрали, зробіть це. Заповнюйте список різноманітними подібними проблемами, про які зможете згадати, — цей процес викличе у вас приплив різноманітних творчих ідей. Категорія "Коли-нибудь/может быть" втрачає свою цінність, якщо періодично свідомо не повертатися до неї.

Узагальнена пам'ятна книжка є простою системою папок, що дозволяє розсортувати папери та інші фізичні нагадування таким чином, щоб інформація, яка потрібна вам на конкретну дату в майбутньому, "автоматично" опинялася в кошику у призначений день.

Таким чином, протягом робочого тижня ви будете витягувати та переглядати папку, присвячену відповідній даті. Щоб система працювала, її потрібно щодня оновлювати.

Найзвичніші ситуації вимагають найбільш жорсткого контролю. Складання списків при необхідності - це одна з найпотужніших і в той же час найелегантніших і найпростіших процедур, які ви можете впровадити у своє життя.

Золотим ключиком для постійної ефективності процесу є щотижневий огляд проблем.