Скасування круглого друку, доповнюємо статут
У новостворених компаній інформація про друк обов'язково має бути у статуті, якщо компанія вирішила використовувати друк у своїй діяльності. Адже інакше вважатиметься, що друку у компанії нет[3].
У більшості статутів господарських товариств, що діють, міститься інформація про наявність у товариства друку. Якщо такої інформації у статуті компанії немає, то рекомендую внести відповідні зміни до статуту при першій зміні статуту, щоб привести свої установчі документи у відповідність до вимог законодавства.
Зразок рішення про доповнення статуту положеннями про друк, якщо статут їх не містить.
єдиного учасника ТОВ «Стратегія»
про внесення змін до статуту ТОВ «Стратегія»
1. Внести до Статуту Товариства з обмеженою відповідальністю «Стратегія» такі зміни:
2. Доручити Іванову І. І. подати до органу, який здійснює державну реєстрацію юридичних осіб, для державної реєстрації змін статуту ТОВ «Стратегія» документи, що відповідають справжньому Рішенню.
Єдиний учасник ТОВ «Стратегія»_______________________/Іванов І. І./
Після ухвалення рішення про внесення змін до статуту необхідно провести державну реєстрацію змін. Для цього до реєструючого органу подаються:
- підписана заявником заява про державну реєстрацію змін, що вносяться до установчих документів юридичної особи (за формою № Р13001, затв. наказом ФНП України від 25.01.12 № ММВ-7-6/25@),
- рішення про внесення змін до статуту,
Як переконатися, що підпис – справжній?
Найчастіше зустрічаєтьсяпитання бухгалтера, пов'язане зі скасуванням друку: Яким чином у відсутності друку ідентифікувати підпис керівника компанії-партнера на первинних документах та договорі?
Звичайно, це звично, коли на договорі проставлено печатку сторін. Проаналізувавши норму п. 1 ст. 160 ЦК України ми побачимо, що для укладання договору достатньо, щоб сторони проставили на ньому підписи. Таким чином, наявність друку – не обов'язкова умова укладання договору. Отже, відсутність печатки на цивільно-правовому договорі не тягне за собою їх недійсність чи неукладеність.
При цьому законом, іншими правовими актами та угодою сторін можуть встановлюватися додаткові вимоги, яким має відповідати форма правочину. У тому числі скріплення печаткою. У зв'язку з необов'язковістю друку, текст договору, як правило, включають положення про те, що договір і зміни до нього повинні бути скріплені печатками обох сторін угоди. На трудовому договорі також не потрібно проставляти печатку.
Так, у разі підробки підпису на первинних документах може виникнути суперечка з податковим органом, відмова щодо можливості врахувати витрати, факт несення яких підтверджують такі «дефектні» первинні документи. Так, у Постанові Президії ВАС Україна від 11.11.08 № 9299/08 зроблено висновок, що компанія не має права врахувати витрати на підставі первинного документа, підписаного неуповноваженою особою.
Але на питання про те, як ідентифікувати підпис без друку, виникає зустрічне питання: а як ідентифікується підпис на рахунку-фактурі? Адже на цьому документі друк ніколи не був обов'язковим (п. 6 ст. 169 Податкового кодексу РФ). І якщо ми подивимося практику вирішення податкових спорів, то побачимо, що й раніше спори про справжність підпису на первиннихдокументах та рахунках-фактурах були нерідкі. При цьому багатьом платникам податків вдавалося довести, що наявність у документах підпису невстановленої особи ще не говорить про факт підробки паперу та не є причиною відмови у визнанні видатків та відрахування ПДВ (Постанови Президії ВАС Україна від 08.06.10 № 17684/09).
Особливо варто звернути увагу на те, що ідентифікація достовірності підпису на договорі, рахунках-фактурах та первинних документах не входить до обов'язків підприємств. Тому навіть якщо підписи на документах виконані невстановленою особою, то платник податків не повинен нести за це відповідальність -129-502). З такими висновками погоджується навіть Мінфін України, стверджуючи, що компанія не зобов'язана проводити почеркознавчу експертизу підпису контрагента. Адже Податковий кодекс України не містить такого обов'язку платника податків[6].
Якщо все ж таки регулярно виникають сумніви в справжності підпису контрагента (а відсутність друку у компанії і необов'язковості друку ці сумніви будуть нерідкі), то можна вдатися і до інших способів ідентифікації справжності підпису. По-перше, можна звірити підпис директора компанії-партнера на договорі та інших документах, що містять оригінальний підпис. По-друге, зробити наявність печатки на договорі обов'язковою.
Які дії вжити, щоб ідентифікувати особу директора? Запитати паспорт (його копію). Як правило, партнери йдуть на копію паспорта неохоче. Тоді можна попросити копію банківської картки. Підпис керівника на цьому документі засвідчено нотаріусом. Таким чином, ви виявите достатню належнуобачність.
Якщо ж прийнято рішення зробити наявність печатки на договорі обов'язковою, слід включити до типових договорів відповідну умову. Його формулювання в договорі може бути, наприклад, таке: «Цей договір, а також будь-які зміни та доповнення до цього Договору вважається укладеним з моменту підписання Сторонами, а також скріплення печатками Сторін цього Договору». При включенні до договору такого формулювання наявність відбитка печатки на договорі стає обов'язковою.
Відбиток, якого не може не бути
На завершення слід зазначити, що з правила необов'язковості друку все ж таки є винятки. Так, спеціально обумовлено, що федеральним законом то, можливо передбачено обов'язок суспільства використовувати печатку.
Таким чином, у ряді випадків, прямо зазначених у федеральному законі, друк все-таки має бути у компанії. Подібним винятком є, наприклад, правило про засвідчення печаткою документів про освіту та проставлення печатки заставоутримувача у разі залишення предмета застави у заставника[7].
Зверніть увагу, що обов'язок використовувати друк має бути встановлена федеральним законом, а чи не іншим актом. Наприклад, згідно з п. 35 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, утв. Постановою Уряду України від 16.04.03 № 225 та п.п. 2.2., 2.3. Інструкції щодо заповнення трудових книжок, утв. Постановою Мінпраці України від 10.10.03 № 69 передбачено засвідчення печаткою записів у трудовій книжці. Але, бачите, таке правило встановлено не федеральним законом, а підзаконними нормативними актами. Отже, при заповненні трудової книжки використовувати друк не обов'язково, якщо його немає в компанії. Якщокомпанія вирішила не мати печатки, але хоче уникнути скарг працівників та претензій з боку трудових інспекторів, то доцільно завести друк «Для документів». На наш погляд, і у разі відмови від друку компанія може використовувати друк «Для документів» у документообігу без його згадування у статуті. У тому числі проставляти під час заповнення трудової книжки. Можливість компанії мати не одну, а кілька печаток (для документів, довіреностей) підтверджена численною судовою практикою.
Таким чином, більшості компаній, швидше за все, не варто відмовлятися від застосування печаток у діловому обороті з метою полегшення діловодства. У ситуації, коли компанія відмовляється від друку, все ж таки є можливість завести друк «Для документів».
[1] П. 5 ст. 61 Арбітражного процесуального кодексу РФ, п. 3 ст. 53 Цивільного процесуального кодексу РФ, п. 2 ст. 54 Федерального закону від 02.10.07 № 229-ФЗ «Про виконавче провадження».
[2] П. 3 ст. 29 таки Податкового кодексу РФ.
[5] Постанови Федеральних арбітражних судів Північно-Західного від 18.07.14 № А42-7717/2013, Західно-Сибірського від 30.01.14 № А46-3212/2013 та Поволзького від 19.11.12 № А12-37
[6] Лист Мінфіну України від 23.04.10 №03-02-07/1-187.
[7] П. 2 ст. 60 Федерального закону від 29.12.12 № 273-ФЗ «Про освіту в Україні», п. 2 ст. 338 ЦК України.