Скасування обов’язкового круглого друку практика оформлення документів - Статті про архівну справу,
Головні положення закону про відміну обов'язкового друку
Суспільство має право мати печатку, штампи та бланки зі своїм найменуванням, власну емблему, а також зареєстрований в установленому порядку товарний знак та інші засоби індивідуалізації (п. 7 ст. 2 ФЗ-82). Іншими словами, як і у випадку з ІП, питання про виготовлення та використання друку ТОВ та АТ вирішують самостійно. З закону також випливає, що друк прирівняна до засобів індивідуалізації і не повинна бути виключно круглої форми.
Не завжди рішення про використання печатки залишається за організацією. Федеральним законом може бути передбачена обов'язок застосування друкованого відбитка. Наприклад, друк буде потрібний для засвідчення документів про освіту освітніми організаціями, а також у випадках, коли предмет застави потрібно залишити у заставника під замком та печаткою заставоутримувача. Донедавна (18 травня 2015 року) вимога про друк зберігалася для організацій – учасників митного регулювання.
У більшості випадків закони пройшли необхідний «апгрейд», і тепер друк ставиться лише за її наявності: під час ведення журналу обліку перевірок, при поданні до реєструючого органу копій установчих документів, оформлення подвійного складського свідоцтва. Щодо підзаконних актів ситуація не така однозначна. Незважаючи на те, що вимоги, що містяться в них, юристи рекомендують розглядати як необов'язкові, в ряді випадків при зверненні в держоргани, банки та ін. може знадобитися друк. Наприклад, при відкритті розрахункового рахунку банк вимагатиме у компанії надати картку із зразком підпису та відбитка печатки.
Зазначимо також, що якщо у статуті немаєслова про друк, то юрособа не може ставити її на документі на виконання законодавчих вимог. Щоправда, і тут є своє «але»: закон не містить ані заборони, ані покарання за використання печатки не за статутом.
Загальні документи
Наявність печатки під час укладання договору – практика, що склалася, для багатьох організацій. За обопільною згодою сторін від неї можна відмовитися, але тільки в тому випадку, якщо інше не передбачено законом та іншими правовими актами. Якщо компанії й надалі мають намір скріплювати відносини печаткою, то відповідна вказівка має бути присутня у тексті договору. На акті про надання послуг або виконання робіт, розписки про передачу коштів та ін. документах, що підтверджують виконання договору, печатку можна ставити, при цьому не забуваючи згадати про її існування у статуті.
Для більшості видів довіреності (наприклад, довіреність на представництво в арбітражному суді, довіреність на вчинення правочину та ін.) проставлення печатки не потрібно (за її відсутності). Однак ДК Україна закріплює вимогу, згідно з якою деякі процесуальні види довіреності мають мати друкований відбиток. Довіреність з печаткою знадобиться для представництва у справах про оскарження нормативних та ненормативних документів та інших випадків, що розглядаються в судах загальної юрисдикції. Крім того, без друку не може бути видана довіреність від імені організації.
Бухгалтерські документи
Вимога завіряти печаткою первинні документи не слід прямо ні з законів (наприклад, «Про бухгалтерський облік»), ні з ПК РФ, але опосередковано випливає з порядку заповнення форми чи форми первинного документа. Юристи попереджають, що відсутність печатки в даному випадку може призвести до того, що податкові органи почнуть донараховувати податки,ніби платник податків виявив необачність в оформленні документів. Крім цього, відсутність друку загрожує труднощами із встановленням автентичності документа в тих випадках, коли документ був підписаний не тією особою або в ній немає розшифрування підпису. Рекомендується ставити друк (і просити про це контрагентів), якщо це передбачено формою. Якщо засвідчення форми під питанням, слід направити контрагенту уточнюючий запит.
Податкове відомство закріплює за платниками податків обов'язок ставити печатку на паперових деклараціях. Недотримання цієї вимоги є однією з підстав для відмови у прийнятті звітності. Незважаючи на те, що федеральний закон не містить вказівок на таку практику, щоб уникнути ризиків, поки рекомендується завіряти звіти печаткою. У найближчому майбутньому офіційні роз'яснення податкових органів та можливе внесення змін до підзаконних актів допоможуть внести ясність у практику використання печаток у податковій звітності.
КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ПОДАТКОВИХ ОРГАНІВ
ЗВІТНІСТЬ ЗА СТРАХОВИМИ ВНЕСКАМИ
Ситуація зі звітами зі страхових внесків аналогічна до тієї, що склалася з податковою звітністю. Підзаконні акти суперечать федеральним законом. На боці засвідчення печаткою – форма РСВ-1 та порядок заповнення форми 4-ФСС. Водночас закон про страхові внески такої вимоги не містить, так само як і порядок заповнення РСВ-1 (на відміну від самої форми). Через законодавчу невизначеність на звітах до ПФР та ФСС печатку ставити рекомендується.
ПОВІДОМЛЕННЯ ПІД СУПАТОМ АКЦИЗУ
Податковий кодекс Україна вимагає від організації засвідчувати печаткою інформаційне повідомлення, яке надсилається до митного органу серед інших документів для сплати акцизу за маркірованими товарами Митногосоюзу, який ввозиться в Україну з території держави – члена МС. Оскільки цей випадок закріплено на федеральному рівні, то платникам акцизу його слід розглядати як повноправну вимогу ставити печатку.
Кадрові документи
Відповідно до правил ведення трудових книжок, у разі звільнення працівника співробітник кадрової служби має завірити записи у документі печаткою організації. Оскільки це вимога встановлено підзаконним актом, а чи не федеральним законом, його дотримання є необов'язковим. Однак юристи рекомендують у цьому випадку повністю не відмовлятися від загальної практики та використовувати замість круглої інші печатки (наприклад, друк кадрової служби). Така можливість підтверджується позицією Роструда: засвідчення записів у трудовій книжці не круглою печаткою не порушує трудові права працівника, якщо печатка містить відомості про найменування юрособи та її місцезнаходження.
Раніше затверджений порядок видачі листків непрацездатності зобов'язує роботодавця – юрособу ставити на бланку листа свій друк. Роботодавці – фізособи можуть цього не робити, якщо печатки у них немає. У той самий час новим федеральним законом цей обов'язок встановлено. І оскільки, з юридичної точки зору, сила федеральних актів вища за підзаконні, у роботодавця є підстави для відмови від друку. Проте слід пам'ятати, що бланк листка непрацездатності не було приведено у відповідність до змін, і тому не виключено, що у разі виникнення спору організації доведеться доказово викласти в суді свою позицію щодо друку.
Як і раніше, штатний розпис не потребує засвідчення печаткою. Форма розкладу, яка є уніфікованою, не містить поля друку.
АКТ ПРО НЕЩАСНИЙ ВИПАД
Закон про скасування печаток значноспростив порядок складання акта про нещасний випадок на виробництві для роботодавців – фізичних осіб. Раніше цей документ необхідно було завірити печаткою, а за її відсутності (як у разі ІП) роботодавцю доводилося проходити встановлену процедуру засвідчення підпису. Тепер усі роботодавці – і юрособи та фізособи – можуть оформлювати акт про нещасний випадок без друку.
ДОКУМЕНТИ ПРО ЗАЛУЧЕННЯ ІНОЗЕМНИХ ПРАЦІВНИКІВ
Питання, чи завіряти печаткою документи, необхідні для отримання дозволу на залучення та використання іноземної робочої сили, має однозначну відповідь «ні». Ще до скасування обов'язкових печаток на підзаконному рівні було встановлено, що печатка ставиться лише за її наявності. За новими вимогами організації можуть ставити печатку цих документах, навіть якщо круглі печатки у створенні застосовуються.
Загальний висновок із вищесказаного для більшості розглянутих випадків очевидний: друк доцільно зберегти доти, доки компетентні відомства та судові інстанції не визначаться зі своєю позицією, а до підзаконних актів не буде внесено актуальних змін. У протилежному випадку організація має бути готова відстояти свої інтереси у залі суду.