Скільки та як зберігати документи про загальні збори акціонерів у АТ та учасників у ТОВ

Загальні збори акціонерів АТ та загальні збори учасників ТОВ є найвищими органами управління в організаціях відповідної організаційно-правової форми. Незалежно від терміну скликання (чергові річні чи позачергові) загальні збори акціонерів (або учасників товариства, засновників у ТОВ) приймають рішення з найважливіших питань діяльності товариства, включаючи питання створення та ліквідації. Статус вищого органу та значимість прийнятих ним рішень визначають цінність такихпротоколів у АТ і ТОВ, яка виражається впостійному терміні їх зберігання.

річні звіти та документи бухгалтерської звітності, розгляд та затвердження яких є основними питаннями порядку денного загальних зборів акціонерів;
звіт/укладення ревізійної комісії, зовнішнього аудитора;
власне протокол загальних зборів;
списки осіб, які мають право на участь у загальних зборах акціонерів;
списки осіб, які мають право на отримання дивідендів;
бюлетені голосування;
довіреності (їхні копії) на участь у загальних зборах акціонерів (у відкритих АТ ведуться і журнали реєстрації довіреностей).

Вже затверджені внутрішні нормативні документи товариства та їх проекти також належать до документів загальних зборів.

Положення ФКЦП передбачає, що організація зберігання документів товариства (сформованих у справи відповідно до номенклатури справ)забезпечується одноосібним виконавчим органом. Насправді вирішення конкретних завдань організації зберігання, як і ведення спеціального «корпоративного діловодства»,делегуються корпоративному секретарю.

Правила зберігання документів загальногозбори конкретизуються лише стосовнобюлетенях. Так, п. 3.7 Положення ФКЦП встановлює, що «бюлетені голосування, включаючи. визнані недійсними, мають бути опечатані лічильною комісією та здано до архіву товариства на зберігання після складання протоколу лічильної комісії про підсумки голосування на загальних зборах. Зберігання опечатаних бюлетенів для голосування повинно здійснюватися суспільством у спеціальній скриньці, що замикається, або спеціальній шафі з комірками, що замикаються. За кожним фактом розкриття тих, хто перебуває на зберіганні опечатаних бюлетенів для голосування особою (особами), уповноваженим товариством на таке розтин, має бути складений відповідний акт».

Протокол загальних зборів та документи до нього, сформовані за принципом досьє, можуть складатися з кількох томів, мати загальний заголовок справи-досьє та конкретні підзаголовки кожного тому.

Розбивка справи-досьє за загальним зборами акціонерів на томи

На всіх томах справи оформляється загальний заголовок «Річні загальні збори акціонерів за 2013 рік», а на кожному томі – індивідуальний підзаголовок:

Том 1. Документи про підготовку загальних зборів (затверджений порядок денний, витяг з реєстру, списки осіб, які мають право на участь у загальних зборах та ін.);
Том 2. Протокол загальних зборів акціонерів за 2013 рік та документи до них (річний звіт, висновок аудитора, звіт служби внутрішнього контролю та ін.);
Том 3. Протоколи лічильної комісії та бюлетені для голосування.

До кожного справи-досьє має бути одразу оформлено внутрішній опис документів справи.

Незважаючи на п. 3.7 Положення ФКЦП, на практиці також зустрічається спосіб зберігання бюлетенів для голосування щодо кожного пункту порядку денного окремо – у прошитих.разом з бюлетенями, завіреними головою та секретарем лічильної комісії та опечатаних конвертах, які вкладаються у порожній конверт, що вшивається у справу/том з протоколами лічильної комісії та зафіксований у внутрішньому описі документів справи.

Звертаємо увагу, що АТ чи ТОВ повинні мати Положення про загальні збори та Регламент проведення загальних зборів, а також положення/регламент видачі документів товариства для пред'явлення акціонерам/учасникам товариства, що є одним із показників якості управління. Усі питання документування роботи зборів, відповідальність за оформлення, зберігання та забезпечення безпеки документів щодо проведення загальних зборів повинні бути конкретно відображені в даних локальних нормативних актах.