Скільки зберігаються особисті справи та трудові договори звільнених співробітників
Співробітники звільнені, але зберігання документів, що відображають специфіку їхньої роботи на підприємстві, на цьому етапі лише починається. Адже закон наказує організувати зберігання паперів у розрізі номенклатурних справ. Як саме зібрати архів ми розповімо у нашій статті.
Зберігання особових справ звільнених співробітників має бути організовано не за ПІБ співробітників, а по порядку з урахуванням дат оформлення наказів. Усі накази протягом року в ієрархії за номерами зшиваються, забезпечуються описом і відправляються до архіву з сортуванням за роками. Погляньмо, які саме документи регламентують таку систему архівування документів.
Архів особових справ звільнених працівників
Номенклатурні відносини з метою архівації документів слід відкривати за кожним найменуванням. Наприклад, в одній папці зберігати документи на відпустку, в іншій – накази на звільнення, а в третій – підстави для переказів та заохочень. Головне складати та зшивати всі папери у хронологічному порядку.
ВАЖЛИВО: всі документи, які є додатками до наказів з терміном зберігання 75 років, повинні зберігатися протягом цього ж періоду.
Усі документи повинні підрозділятися під час архівації з урахуванням регламентованих термінів їх зберігання. Після закінчення кожного року потрібно пошити всі накази, заархівувати особисті картки звільнених (форма Т 2), опечатати документи та передати архіваріусу. Якщо у вас немає спеціального архіву, закрийте папки в шафу, що не згорає.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: потрібно зберігати окремо документи працюючих та особисту справу звільненого співробітника.
Порядок організації зберігання особових справ
Зберігати документи потрібно в першотворах. Копії допустимі як додатки до наказів на прийом/звільнення/переміщення. Процедура зберігання вимагаєдотримання таких правил:
- Всі особисті справи на співробітників ведуться на папері і складаються в папки з подальшим прошивкою та нумерацією
- На обкладинках кожної новосформованої папки проставляються порядкові номери і кількість справ, що знаходяться там.
- У відділі кадрів поточному зберіганню підлягають лише папки з документами працівників, які фактично працюють
- Усі папки з паперами звільнених слід здати до архіву та зберігати їх за датами та всередині дат за алфавітом по можливості
ВАЖЛИВО: поточне та архівне зберігання повинні бути організовані у спеціальних шафах, не доступних до вологи та вогню.
Строки зберігання особових справ звільнених працівників
Скільки зберігаються особисті справи звільнених співробітників, можна показати в таблиці. Вона сформована з урахуванням вимог статей Переліку типових управлінських документів від 6 жовтня. 2000 р.