Складаємо графік відпусток - Все про кадри

Графік відпусток є обов'язковим документом, який має бути присутнім у будь-якій організації.

У ньому відображається розподіл щорічних оплачуваних відпусток працівників організації на календарний рік за місяцями. Графік складається роботодавцем відповідно до вимог законодавства та на підставі потреби виробничого процесу. Під час розробки графіка роботодавець повинен враховувати побажання працівників.

Порядок розробки графіка та правил надання відпусток відображається у локальних нормативних актах організації. Якщо цей документ відсутній, його необхідно розробити і затвердити.

Під час його розробки необхідно визначити:

• Особа, відповідальна за розробку графіка відпусток;
• Строк подання працівниками своїх побажань щодо дати відпустки;
• Строки погодження графіка з керівниками структурних підрозділів;
• Термін подання графіка на затвердження роботодавцю.

Підготовка графіка відпусток

Перед складання графіка рекомендуються перевірити:

• Співробітниця перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього або після закінчення відпустки по догляду за дитиною (ст. 260 ТК РФ);
• Чоловік у період перебування його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ);
• Сумісник, якщо він йде в щорічну оплачувану відпустку за основним місцем роботи (ст. 286 ТК РФ);
• Працівник, який є батьком (опікуном, піклувальником) дитини віком до 18 років, для супроводження неповнолітньої, що вступає до освітніх закладів середньої або вищої професійної освіти, які розташовані в іншій місцевості.

Проект графіка відпусток рекомендуєтьсяпередавати керівникам структурних підрозділів. Які у свою чергу повертають його після проведення коригувань, пов'язаних із виробничою необхідністю та побажаннями працівників.

З підданих відомостей кадрова служба готує зведений графік відпусток організації та передає його затвердження роботодавця.

Заповнення графіка відпусток

Найчастіше графік заповнюється кадровим працівником.

У ньому вказується:

• Повне та скорочення найменування організації;
• Найменування структурних підрозділів та посад відповідно до штатного розкладу;
• Прізвища, імена, по батькові та табельні номери працівників (без скорочень);
• Тривалість відпустки у календарних днях (якщо відпустка складається з кількох частин, то інформація про тривалість кожної частини вказується окремим рядком);
• Дату початку відпустки.

Примітка: у графіку має бути передбачений граф для проставлення відміток про дату фактичного закінчення відпустки, причини його перенесення.

Після складання графік підписується керівником кадрової служби та подається на затвердження роботодавцю.

Рекомендується ознайомити працівників з графіком відпусток під розпис (щоб уникнути трудових спорів).

Це можна зробити, включивши до графіка відповідну графу, завівши спеціальний журнал тощо.

Крім того, рекомендується видати копію графіків відпусток керівникам структурних підрозділів, бухгалтерії тощо. Оригінал графіка повинен зберігатися у кадровій службі протягом року.

---