Складання та оформлення наказів з основної діяльності
Наказ - правовий акт, який видається керівником організації, що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних завдань, що стоять перед організацією.
Усі накази, що видаються в організаціях, поділяються на дві групи: накази з основної діяльності та з особового складу. Не допускається об'єднання в одному розпорядчому документі питань основної діяльності та з особового складу.
Накази щодо основної діяльності пов'язані з вирішенням основних завдань управління: організація роботи трудового колективу, фінансування, звітність, постачання та інші виробничі питання.
Наказ є основним розпорядчим документом, що видається керівником організації, і при його складанні слід дотримуватись вимог до чіткості формулювань та обґрунтованості фактів, що викладаються. Дотримання цих вимог забезпечує юридичну повноцінність документа, його оперативне виконання, правильне та всебічне вирішення зазначених у ньому питань.
Накази з основної діяльності оформляються на загальному бланку формату А4 або спеціальному бланку для наказів. Крім реквізитів бланка при складанні та оформленні наказу використовуються такі реквізити: дата; реєстраційний номер; місце видання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи.
Розглянемо кожен із реквізитів наказу.
Заголовок наказу включає прийменник «О» («Про») і віддієслівне іменник у прийменниковому відмінку: «Про проведення атестації керівників і фахівців»; "Про впровадження стандартних форм документів"; "Про створення експертної комісії"; "Про затвердження посадових інструкцій працівникам відділу кадрів".
Текст наказу зазвичай складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині викладаються цілі, завдання та принципи видання наказу. Як правило, констатуюча частина наказу починається з абзацу словами «відповідно», «у зв'язку», «з метою», «на виконання» тощо. Цілі і завдання дій і причини видання наказу викладаються у формі речень з дієслівними іменниками, які узгоджуються з цими словами. Зазвичай використовуються іменники у орудному чи родовому відмінку «відповідно до статті ТК РБ…», «у зв'язку із запровадженням нової системи оплати праці…»
Якщо розпорядча частина наказу не потребує обґрунтування, констатуюча частина може бути відсутня.
Розпорядча частина наказу з основної діяльності починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами від 0-го положення табулятора (від межі лівого поля), без лапок і без розрядки. Наприкінці слова ставиться двокрапка. Перед розпорядчим словом (наприкінці констатуючої частини) розділові знаки ставляться залежно від синтаксичної зв'язку.
Текст розпоряджувальної частини наказу дій починається з нового рядка і друкується з абзацу. Якщо виконання наказу передбачає виконання різних характером дій, то намічені заходи викладаються по пунктам.
Кожен пункт наказу будується за схемою: виконавець (конкретна посадова особа чи структурний підрозділ вказується у давальному відмінку); приписувана дія, виражена дієсловом у невизначеній формі; термін виконання (рекомендується вказувати на окремому рядку).
Якщо одному або декільком виконавцям наказується виконати ряд дій з різними термінами виконання, то в пункті (пунктах) вказується виконавець (виконавці), а в підпунктах - дії та терміни, що наказуються.виконання.
У тексті наказу слід уникати неконкретних виразів, таких як «поліпшити», «підсилити», «вжити заходів» тощо.
Розпорядча частина наказу закінчується, зазвичай, зазначенням посадової особи, структурного підрозділу чи органу, якому доручається контролю над виконанням документа чи його пунктів.
І тому використовується стійке вираз: «Контроль над виконанням наказу покласти на…». Структурний підрозділ або особа, на яких покладається контроль, вказується у знахідному відмінку. Якщо вказівки про покладення відповідальності за контроль немає, це означає, що контроль за виконанням наказу здійснюватиметься керівником, який видав наказ. Формулювання типу «Контроль за виконанням наказу залишаю за собою» не допускаються.
До наказу не слід включати пункт: «Наказ довести до відома. ». Перелік посадових осіб або структурних підрозділів, що підлягають ознайомленню з розпорядчим документом, зазначається у аркуші ознайомлення, що додається до проекту документа, або оформляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
Особливістю оформлення наказів і те, що відмітка про наявність докладання у яких окремий реквізит не оформляється. Вказівка на наявність програми наводиться безпосередньо в тексті і може полягати в дужки, наприклад: «згідно з додатком», «(див. додаток)», «за формою, що додається» (якщо додаток один), «(додаток 1)», «(додаток) 2)» (якщо додатків кілька). Розпорядча частина наказу у разі може бути оформлена так.
Проекти наказів підлягають візуванню заінтересованими посадовими особами. Першим візує проект наказу виконавець, тобто представник структурного підрозділу, у якому він бувпідготовлений. Проекти наказів обов'язково узгоджуються з юридичною службою організації.
Усі види погодження проставляються на останньому аркуші першого примірника проекту наказу.
Як правило, наказ підписує керівник організації, а за його відсутності - перший заступник.
Датою наказу є дата його підписання. Дата у наказі проставляється особою, яка його підписала. Наказ має бути зареєстрований у день підписання.
Індекс (реєстраційний номер) наказу - його цифрове позначення, проставляемое під час реєстрації. Номер розташований на одному рядку з датою. Реєстраційним номером наказу є його порядковий номер протягом діловодного року. Найчастіше він збігається з календарним.
До реєстраційного номера наказів щодо основної діяльності літери не додаються.
Наказ набирає чинності з підписання, якщо інший термін не вказано у тексті. У більшості випадків наказ діє до його скасування або доки не закінчиться термін його дії, спочатку визначений у тексті.
Відмітка про виконання документа та направлення його у справу проставляється на нижньому полі першого листа наказу і, як правило, включає слова «У справу», підпис працівника, який виконав документ, та дату. Ця позначка проставляється після виконання всіх пунктів наказу, після чого він підшивається у справу.