Складання та затвердження посадової інструкції економіста

"Кадровик. Кадрове діловодство", 2010, N 8

У статті розглядається проблема розподілу навантаження між економістами фінансово-економічного відділу великої промислової організації, відповідно до чого виникає необхідність розробки та затвердження посадової інструкції економіста.

Розрахунок чисельності з трудомісткості

Організація ТОВ "Газнадзор" у зв'язку з розширенням своєї діяльності здійснила розрахунок потреби у персоналі. Розрахунок показав, що на окремих ділянках працівників не вистачає, з'явилися вакантні посади і, отже, необхідно залучити персонал. Зокрема, було визначено, що навантаження на економістів у фінансово-економічному відділі вище за норму. На даному етапі у фінансово-економічному відділі досить успішно працює чотири економісти.

Для вирішення цієї проблеми керівництвом організації ТОВ "Газнадзор" на підставі попередніх розрахунків необхідної потреби у персоналі було прийнято рішення про доцільність залучення до фінансово-економічного відділу додатково економіста.

Аналіз факторів появи додаткової потреби у персоналі проведено логічним шляхом, а визначення вакантних посад (у фінансово-економічному відділі) та кількості працівників за ними – експертно-аналітичними та розрахунковими методами із застосуванням відомого методу розрахунку: за трудомісткістю.

Знаючи нормативну (чи розрахункову) трудомісткість робіт, виконуваних протягом року, наприклад, була розрахована чисельність відділу (Ч) за такою формулою:

Де Т - загальна трудомісткість всіх робіт, виконуваних протягом року у відділі кадрів, чел.-час.;

К - коефіцієнт, що враховує витрати часу на виконання робіт, непередбачених у Т (К = 1,15);

Фп - корисний фонд робочого дня одного працівника протягом року, в годинах (загалом приймається рівним 1910 годин, але щорічно уточнюється).

За результатами проведення розрахунків виявлено, що необхідно зараз діяльності компанії підібрати ще одного економіста до фінансово-економічного відділу.

Після розрахунку - посадові обов'язки зрозумілі

Але для того, щоб проблема розподілу навантаження була вирішена раціонально і не була посилена та загострена з приходом нового співробітника з вакантної посади провідного економіста ТОВ "Газнадзор", розроблено посадову інструкцію провідного економіста, яка містить основні вимоги до роботи, що виконується на цій посаді. Оскільки в процесі розрахунку стала відома трудомісткість усіх робіт, що виконуються, а також заздалегідь було зрозуміло, які роботи виконати необхідно, то навряд чи виникнуть проблеми з формулюванням посадових обов'язків нового співробітника.

Товариство з обмеженою відповідальністю

(найменування відокремленого структурного підрозділу)

(Підпис) (прізвище, ініціали)

"__" _____________ 2010 р.

I. Загальні положення

3. Економіст безпосередньо підпорядковується керівнику відокремленого структурного підрозділу.

4. У своїй діяльності економіст керується:

- законодавством України;

- нормативними документами та методичними матеріалами ВАТ "Газпром" та Товариства з питань планування фінансово-господарської, виробничої діяльності, праці та заробітної плати;

- Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- справжньою посадовою інструкцією.

5. Економіст повинен знати:

- постанови, розпорядження, накази, інші керівні,методичні та нормативні матеріали щодо планування, обліку та аналізу діяльності підрозділу;

- Організацію фінансової роботи, порядок розробки перспективних та річних планів виробничо-господарської діяльності;

- порядок визначення собівартості робіт (послуг);

- методи економічного аналізу показників виробничо-господарської діяльності структурних підрозділів;

- порядок та строки складання звітності;

- можливості застосування обчислювальної техніки для техніко-економічних розрахунків та аналізу господарської діяльності підприємства, правила її експлуатації;

- основи організації праці, порядок обліку та складання звітності з праці та заробітної плати;

- законодавство про працю;

- правила та норми охорони праці.

ІІ. Посадові обов'язки

1. Здійснювати роботу з економічного планування, бюджетування та комплексного економічного аналізу результатів виробничо-господарської та фінансово-економічної діяльності відокремленого структурного підрозділу та його структурних підрозділів відповідно до вимог нормативних документів ВАТ "Газпром" та ТОВ "Газнагляд".

2. Складати періодичну звітність за формами та у строки, встановлені нормативними документами ТОВ "Газнагляд":

- відомості про витрати на виробництво та реалізацію продукції (робіт, послуг);

- Довідка про дебіторську заборгованість сторонніх підприємств перед ГТЦ (ГТУ);

- відомості про дебіторську заборгованість за УКБ (за роками та кодами будівництв) дочірніх газотранспортних підприємств ВАТ "Газпром";

- відомості про дебіторську заборгованість із діагностики дочірніх газотранспортних підприємств ВАТ "Газпром";

- відомості про дебіторську заборгованість зкапітального ремонту дочірніх газотранспортних підприємств ВАТ "Газпром";

- відомості про вжиті заходи щодо погашення дебіторської заборгованості сторонніх підприємств перед ГТЦ (ГТУ);

- очікувані показники роботи ГТЦ (ГТУ) наступного за звітним місяць;

- дані щодо руху грошових коштів (3-й розділ бюджету руху грошових коштів);

- облік руху та потреби коштів за ГТЦ (ГТУ).

3. Складати калькуляцію вартості робіт (послуг).

4. Розробляти та доводити планові показники до виробничих підрозділів відокремленого структурного підрозділу.

5. Вести облік та контроль за ходом виконання планових завдань за відокремленим структурним підрозділом та його структурними підрозділами.

6. Брати участь у розробці заходів щодо зниження витрат, підвищення рентабельності, збільшення прибутку, усунення втрат та непродуктивних витрат, удосконалення фінансової та облікової документації.

7. Здійснювати комплексний економічний аналіз господарської діяльності відокремленого структурного підрозділу та його структурних підрозділів.

8. Здійснювати облік витрат на оплату праці відповідно до інструкції Росстату, складати встановлену звітність з праці та заробітної плати та подавати її до органів статистики за місцем знаходження відокремленого структурного підрозділу та у ТОВ "Газнадзор".

9. Виконувати роботи з формування, ведення та зберігання бази даних фінансово-економічної інформації.

10. Дотримуватись вимог охорони праці, виробничої санітарії.

11. Дбайливо ставитися до довіреного майна.

Економіст має право:

- вносити пропозиції з питань організації та умов праці у межах своєї компетенції;

- користуватися інформаційними матеріалами та нормативно-правовими документами, необхідними для виконання своїх посадових обов'язків;

- доповідати керівнику відокремленого структурного підрозділу про всі виявлені недоліки в межах своєї компетенції;

- вимагати від структурних підрозділів подання інформації, яка потрібна на виконання своїх посадових обов'язків.

Економіст несе відповідальність за:

- невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених справжньою посадовою інструкцією, не більше, визначених чинним трудовим законодавством РФ;

- вчинення у процесі здійснення своєї діяльності правопорушень - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України;

- заподіяння матеріальних збитків у межах, визначених чинним трудовим, кримінальним та цивільним законодавством України;

- розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю ВАТ "Газпром" та Товариства.

(дата та підпис працівника)

Далі менеджером з персоналу спільно з керівником фінансово-економічного відділу на підставі даної посадової інструкції буде складено особистісну специфікацію провідного економіста фінансово-економічного відділу - набір вимог, які пред'являють до працівника відповідно до даної посади та розробленої посадової інструкції. Особистісна специфікація на відміну посадової інструкції містить більш конкретні вимоги до самого працівника, починаючи від фізичного вигляду, досягнень, рівня інтелекту, спеціальних здібностей і закінчуючи рисами характеру, якими бажано повинен мати кандидат. Таким чином, особистісна специфікаціямістить інформацію, необхідну безпосередньо прийому працювати і відбору необхідних співробітників, частково щодо співбесіди.

Особистісна специфікація провідного економіста

Фінансово-економічного відділу ТОВ "Газнагляд"

│п/п│ Посада провідного економіста │ Необхідні якості │

│ │ Перелік вимог до працівника │основні│бажані│протипоказання│