Службова поїздка (робота з роз’їзду) та відрядження, відзнаки

Серйозні відмінності щодо порядку оплати, бухгалтерського документообігу, оподаткування мають між собою відрядження та службова поїздка. В силу специфіки діяльності організації, підприємства, у його співробітників виникає необхідність здійснювати пов'язані з виконанням своїх службових та посадових обов'язків разові чи постійні поїздки до інших регіонів та населених пунктів. Стаття допоможе розібратися, чим постійна робота, що носить роз'їзний характер, відрізняється від відрядження.

Що означає робота з роз'їзду

Підприємство, де кожен співробітник виконує закріплені за ним певні обов'язки згідно з трудовим договором, вважається місцем його постійної роботи. До поняття службової поїздки відносять виконання співробітником компанії своїх обов'язків на постійній основі поза місцем основної трудової діяльності. На деяких підприємствах є працівники, у яких робота пов'язана з постійним пересуванням:

комівояжери;
водії автотранспорту;
експедитори;
кур'єри;
контролери;
виїзні майстри на виклик;
торгові представники.

Для здійснення нетривалих виїздів по місту або за його межі не потрібно спеціального розпорядження керівництва, необхідність службової поїздки спочатку обумовлюється трудовим договором та посадовою інструкцією. До постійної рухомої роботи можна віднести діяльність стюардес, машиністів залізничного транспорту, провідників поїздів, професія яких передбачає ведення трудової діяльності в дорозі. Будівельники, геологи працюють у польових умовах.

Окремим наказом керівництва службова поїздка не оформляється, проте підготовка деякоїпервинної документації все ж таки знадобиться: накладні, дорожні листи, експедиторські папери.

Виїзна робота за дорученням керівництва

Щоб визначити, у чому різниця роз'їзного характеру роботи та разового відрядження, слід чітко розділяти ці два терміни:

службова поїздка передбачає регулярне ведення трудової діяльності на виїзді;
відрядження оформлюються за наказом керівництва підприємства для виконання конкретного службового завдання (доручення) не за місцем основної роботи.

Існує ряд законодавчих вимог, дотримуватись яких необхідно кожному роботодавцю, який має намір відправити співробітника у відрядження. Порушення встановлених правил спричиняє чималі штрафи аж до зупинення діяльності підприємства. Гарантії, що надаються працівнику та закріплені у Трудовому кодексі:

постійне місце роботи зберігається за співробітником;
затверджений середній заробіток підлягає збереженню;
понесені у зв'язку з поїздкою витрати підлягають відшкодуванню.

Керівництво підприємства приймає рішення про направлення свого працівника у службове відрядження.
Підготовляється спеціальне службове завдання, де досить докладно викладаються цілі запланованої поїздки, підписується керівником. Після прибуття своє робоче місце після відрядження співробітник пише повний звіт про виконану роботу (зокрема відвідування різних презентацій, виставок, пошук необхідних клієнтів, проведення переговорів), заповнюючи відповідну графу у документі. Після перевірки на звіті робиться відповідна позначка, документ підписується керівником структурного підрозділу із проставленням дати.
Саме вищезазначене завдання є підставоюдля своєчасної підготовки наказу про направлення працівника до тимчасового службового відрядження. Після донесення інформації до відрядженого на наказі проставляється відповідна позначка.
Готується і видається посвідчення про відрядження, текст якого зазвичай майже повністю збігається з наказом про відрядження. У документі обов'язково мають бути зазначені: дата, час прибуття у встановлене місце та від'їзду з нього. Якщо метою відрядження є відвідування кількох організацій, дата, час прибуття до кожної з них та від'їзду проставляється обов'язково. Чітке дотримання всіх формальностей допоможе визначити фактичний період перебування в поїздці і правильно розрахувати розмір компенсації. У тих випадках, коли представник підприємства направляється не в конкретну організацію, а лише з метою ознайомлення з ринком товарів та послуг, пошуку інформації та можливих контрагентів, достатньо обмежитися наказом, посвідчення про відрядження видавати не має сенсу.
Співробітник повинен зберегти всі документи, що підтверджують витратну частину поїздки, до яких можна віднести: проїзні документи (підтвердження транспортних витрат), оплата за проживання, різні представницькі витрати, пов'язані з відрядженням тощо. Усі ці документи надаються до бухгалтерії підприємства. Заповнюючи авансовий звіт, співробітник перераховує всі понесені у зв'язку з відрядженням витрати (добові входять до загальної суми) та реквізити документів, що підтверджують ці витрати.
На кожному підприємстві обов'язково ведеться журнал обліку відряджень.

Важливо пам'ятати! Робота, пов'язана з постійними роз'їздами, кваліфікується як службова поїздка, на відміну від відрядження в тому, що в останньому випадку має місце разовий виїздспеціаліста за прямим наказом керівництва для провадження трудової діяльності.

Є такі посади, які передбачають періодичні службові поїздки, причому свою основну роботу працівники роблять у приміщенні офісу. До таких відносяться:

менеджерів із продажу;
IT-фахівців;
співробітників із налагодження обладнання;
спеціалістів – маркетологів.

Подібні поїздки можна віднести як до службових, адже вони входять до повсякденних посадових обов'язків співробітників і пов'язані з роз'їзним характером, так і до відряджень, оскільки свій основний робочий час працівники проводять у конкретному офісному приміщенні.

Відрізняються один від одного поняття службова поїздка та відрядження деякими характерними рисами:

службова поїздка працівника пов'язана з виконанням своїх обов'язків у постійних роз'їздах, перебуванням у дорозі або з роботою представників певних професій у польових умовах;
відрядження передбачає разовий тимчасовий виїзд працівника межі основного робочого місця виконання своїх посадових обов'язків за прямим наказом керівництва.

Підприємство (підприємець) зобов'язані повністю відшкодувати працівникові всі витрати, пов'язані з відрядженням або службовою поїздкою за умови наявності квитанцій та платіжних документів, що підтверджують ці витрати. Для роз'їзної роботи розміри компенсацій встановлюють у трудовому договорі, інших документах підприємства. Для відшкодування витрат на відрядженнях при виїзді в межах України або за кордон – федеральними законами РФ.

На сьогоднішній день обов'язкові затверджені норми видатків залишилися тільки у бюджетників, позабюджетні організації визначають розміри видатків, що відшкодовуються,пов'язані з відрядженнями на власний розсуд і закріплюють локальними актами.