Службове житло податкові проблеми та їх вирішення

Новінський Д.Ю. податковий консультант, атестований аудитор

Службове житло: а що таке?

Включення приміщення до складу спеціалізованого житлового фонду складає підставі рішення органу, керуючого державним (регіональним, муніципальним) житловим фондом. Якщо приміщення ставилися до федеральної власності, необхідно і позитивне рішення Територіального управління Росимущества у цьому регіоні. Для здійснення процедури віднесення житлових приміщень до спеціалізованого житлового фонду організації має надати перелік документів, зазначених у пункті 13 Постанови № 42.

Організація вирішила перевести житловий будинок, що дістався їй як правонаступник, до складу службового житла. Для цього вона подала до Управління житлового фонду міста такі документи:

Управління житлового фонду міста має розглянути подані вищеперелічені документи та надати висновок протягом 30 днів з дати їх подання.

Проте службове житло, окрім позитивних для працівників моментів, має і низку специфічних особливостей, які необхідно виконувати, щоб знизити правові ризики щодо можливих судових розглядів. Ось деякі з них.

По-перше, не можна виселяти зі службового житла громадян, які мешкають у них до введення в дію Житлового кодексу та стали на облік як тих, хто потребує житла. Вони не підлягають виселенню без надання іншого житла.

Іншою поширеною помилкою є відсутність договорів оренди службових житлових приміщень між працівником та роботодавцем. Ряд організацій такі договори не складає, мотивуючи це тим, що службове житло надається топ-менеджеру, тому достатньо трудовогодоговору та наказу. Однак така позиція є хибною. В даному випадку не вирішується питання відшкодування комунальних витрат за утримання службових приміщень та питання оподаткування ПДФО (дані нюанси будуть розглянуті нижче).

Відповідно до ст. 100 Житлового кодексу України договір найму службового житлового приміщення укладається на підставі рішення про його надання або спеціального пункту у трудовому договорі. Відповідно до ст. 101, 102 Житлового кодексу Україна в такому договорі має бути зазначена в обов'язковому порядку:

предмет договору;
права та обов'язки сторін щодо користування службовим житловим приміщенням/спеціалізованим житловим приміщенням;
можливість проживання разом із співробітником членів його сім'ї;
технічний та санітарний стан приміщення (може бути зазначено і як додаток до договору);
розмір, порядок та строки оплати за користування службовим приміщенням;
порядок припинення та розірвання договору.

У разі припинення трудових відносин між організацією та працівником, який займає службове приміщення, він зобов'язаний у встановлений договором термін звільнити це приміщення.

Однак до службового може бути віднесено не тільки житло, яке безпосередньо належить організації на праві власності, оперативного управління або господарського відання, а й орендоване житло в місці розташування самої організації, а також в іншому регіоні.

Службове житло та оподаткування юридичних осіб

Організація, що має у власності (на праві оперативного управління або господарського відання) житло, несе витрати на його утримання. Проте витрати мають бути строго диференційовані. Працівник, який проживає у службовому житловому приміщенні, має сплачувати всі комунальні платежіпо займаній житлоплощі, а також персональні послуги (прибирання, прання). Але постає питання, ким мають оплачуватись роботи з ремонту комунікацій, ремонту під'їздів, ліфтів тощо. Видається неймовірним, щоб топ-менеджер великої компанії зі своєї кишені оплачував усі ці ремонтні роботи в частині, що припадає на квартиру, яку він займає. Тож усі витрати несе організація. Однак такі витрати не можуть включатися до розрахунку податкової бази з податку на прибуток: вони не пов'язані з отриманням прибутку та не пов'язані з управлінням організацією. Безумовно, можна обґрунтувати необхідність проживання топ-менеджера чи співробітника-погорельця на службових площах виробничою необхідністю та тим, що це дає величезний управлінський ефект та прибуток. Але на практиці така позиція буде легко оскаржена податківцями. Отже, всі витрати на ремонт службового приміщення та комунального господарства повинні проводитися за рахунок чистого прибутку, що залишається у розпорядженні організації.

Організація має на балансі службове житло у вигляді двох будинків та складу як окрему будову. На ремонт системи опалення організацією було витрачено 860 тис. руб., які повністю були включені до складу витрат, що зменшують податкову базу з податку на прибуток. Із суми витрат 340 тис. руб. були витрачені заміну системи опалення складі, а 520 тис. крб. – на заміну системи опалення у службових житлових будинках. У результаті податковий орган вважав, що сума 520 тис. руб. неправомірно включена до складу витрат, що зменшують податкову базу з податку на прибуток. Організація була змушена подати уточнену податкову декларацію та сплатити штрафні санкції.

Небажання іммобілізувати частину чистого прибутку пов'язане з відсутністю в більшості організаційслужбового житла. Багато організацій вважають за краще орендувати його для своїх співробітників.

Оренда житла для відряджених співробітників.В даний час така форма розселення відряджених співробітників особливо популярна при направленні груп співробітників у тривалі службові відрядження або за їх направлення в регіони, в яких відсутня готельна мережа. У цьому випадку відносини між організацією та фізичною особою-орендодавцем визначаються статтею 606 ЦК України, тобто майно здається в оренду на певний термін. Порівняно із заселенням у готель оренда житла для співробітників має низку переваг: економія витрат на оплату номерів; свобода заселення в часі (немає «розрахункових годин»). Тобто витрати на оренду є економічно виправданими. Відповідно до ст. 671 ЦК України сторони домовляються про надання житла у користування для проживання у ньому за плату.

Документами, що підтверджують факт перебування співробітників у орендованій квартирі, будуть:

договір оренди, укладений між організацією та фізичною особою-орендодавцем;
накази про направлення співробітників у відрядження;
проїзні документи, що підтверджують факт прибуття у місце відрядження.

Організація, що має виробничий підрозділ поза територією Москви, постійно спрямовує до нього групи своїх співробітників. Для їх розміщення було орендовано 4-кімнатну квартиру. Орендна плата становила 30 тис. руб. в місяць. Підтвердженням цих видатків були: договір оренди; платіжні документи, що підтверджують факт перерахування суми орендної плати фізичній особі-орендодавцю, та накази про відрядження працівників у той період, коли діяв договір оренди.

Організація, що має виробничепідрозділ поза територією Москви постійно направляє до нього групи своїх співробітників. Для їх розміщення було орендовано 4-кімнатну квартиру. Орендна плата становила 30 тис. руб. в місяць. Квартира була орендована на рік, на весь період пусконалагоджувальних робіт. Проте відряджені співробітники проживали у ній не весь період, а лише 8 місяців. Таким чином, із усієї суми орендної плати в 360 тис. руб. 240 тис. руб. будуть включатися до складу витрат, що зменшують податкову базу з податку на прибуток, а 120 тис. руб. оплачуватимуться за рахунок чистого прибутку.

Організація орендувала для свого співробітника однокімнатну квартиру. Сума орендної плати становить 34 тис. руб. Заробітна плата співробітника - 80 тис. руб. Тобто сума оплати за житло становить 42,5%, норма 20% становила б лише 16 тис. руб. Отже, витрати на розмірі 18 тис. крб. не зменшуватимуть податкову базу з податку на прибуток і повинні оплачуватись за рахунок чистого прибутку, що залишається у розпорядженні організації.

Вимоги до юридичних осіб поширюються і на індивідуальних підприємців.

Однак рішення судових інстанцій не знижують ймовірності того, що до організацій можуть бути пред'явлені претензії з боку податкових органів у несплаті ПДВ при розселенні відряджених працівників у гуртожитках. Тому організаціям слід ретельно та в повному обсязі готувати необхідні документи, готуватися до можливого відстоювання своєї позиції в суді та намагатися не розміщувати відряджених працівників у гуртожитках, незважаючи на їхню цінову привабливість.

Службове житло та оподаткування фізичних осіб

При розрахунку податкової бази з ПДФО враховуються всі доходи, отримані фізичною особою як у грошовій, так і у натуральній формі. Дотакій формі оплати належить і оплата роботодавцем за працівника службового житла та комунальних послуг. Однак насамперед слід визначитися, які види оплати підпадають під оподаткування, а які не підпадають.

Не включається до розрахунку податкової бази з податку доходи фізичних осіб оплата службового житла за працівників, якщо ця оплата регламентується трудовим договором та внутрішніми документами організації. Арбітражні суди у цьому питанні постають на бік платника податків.

Тому бажання «урвати» будь-які додаткові гроші зі співробітників не тільки неправильне з позиції податкового законодавства, а й несе ризики судових спорів та ризики втрати репутації компанією. Арбітражні суди у цьому питанні постають на бік працівників.

Ще одним питанням при сплаті ПДФО є обов'язок організації виконати функції податкового агента з обчислення та сплати ПДФО з доходів орендодавця фізичної особи. Такі доходи оподатковуються за ставкою 13%. Для того, щоб обчислити ПДФО та обґрунтовано віднести його суму на витрати, орендодавець повинен подати організації-орендарю такі документи:

правовстановлюючі документи, що підтверджують його безумовне право власності на приміщення, що здається в оренду;
документ податкового органу за місцем його реєстрації, що підтверджує факт присвоєння ІПН.

Копії вищезгаданих документів мають бути додані до договору оренди житлового приміщення. Відомості про доход та утриманий ПДФО повинні надсилатися організацією до податкового органу за місцем постійної реєстрації орендодавця фізичної особи.

Організація, що має виробничий підрозділ поза територією Москви, постійно спрямовує до нього групи своїх співробітників. Для їхнього розміщення була орендована4-кімнатна квартира. Орендна плата становила 30 тис. руб. в місяць. Квартира була орендована на рік, але оплата провадиться щомісяця, шляхом перерахування коштів на банківський рахунок фізичної особи. Сума утримуваного податку за ставкою 13% становить 3900 руб. На рахунок орендодавця щомісяця перераховуватиметься 26 100 руб.

ПДФО із сум відшкодовуваних орендодавцю комунальних платежів не стягується, оскільки ці платежі мають компенсаційний характері і відшкодовуються орендодавцю за фактом, після подання відповідних документів.

Організація, що має виробничий підрозділ поза територією Москви, постійно спрямовує до нього групи своїх співробітників. Для їх розміщення було орендовано 4-кімнатну квартиру. Щомісячні комунальні платежі становлять 7 тис. руб. Згідно з договором оренди ці платежі відшкодовуються після подання орендодавцем фізичною особою відповідних документів. Відшкодування комунальних платежів доходом орендодавця не є.

У ряді випадків, особливо у невеликих населених пунктах, організації здійснюють розрахунки з орендодавцями у готівковій формі. Безумовно, якщо такі розрахунки не перевищують встановлену норму в 100 тис. руб., вони не мають протизаконного характеру, проте для більш достовірного забезпечення документами, що підтверджують, витрат з оренди все-таки більш прийнятні розрахунки в безготівковій формі.

А як у бюджетників?

Оплата від працівників бюджетної організації (установи) за проживання оформляється наступним проведенням:

Дебет2 205 03 560 «Збільшення дебіторської заборгованості з доходів від ринкового продажу готової продукції (робіт, послуг)»
Кредит240101130 «Доходи від ринкових продажів готової продукції (робіт, послуг)».
Щомісячнівитрати на утримання службового житла у бюджетної організації (установи) оформляються наступним проведенням:
Дебет2 401 01 130 «Доходи від ринкового продажу готової продукції (робіт, послуг)»
Кредит210604440 «Зменшення вартості виготовлення матеріалів, готової продукції (робіт, послуг)».