Стаття Чому за бензин вигідно розраховуватися паливними картками ( - Головбух, 2004, N 14)
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Публікації з бухгалтерських видань 2006
Питання бухгалтерів - відповіді фахівців з фінансів 2006
Публікації з бухгалтерських видань
Публікації на тему збори ЕНВД
Публікації на тему збори
Публікації на тему податки
Публікації на тему ПДВ
Публікації на тему УСН
Запитання бухгалтерів - Відповіді фахівців
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему збори
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Стаття: Чому за бензин вигідно розраховуватись паливними картками? ("Головбух", 2004, N 14)
"Головбух", N 14, 2004
ЧОМУ ЗА БЕНЗИН ВИГІДНО РОЗРАХУВАТИСЯ
Одні фірми купують бензин для службових машин за талонами. Інші також по-старому оплачують готівкою. Але все більше фірм використовує зручний та вигідний засіб розрахунків - паливні карти. Емітують (випускають) їх великі нафтові компанії, такі як ВАТ "ЛУКОЙЛ", ВАТ "Роснефть", ВАТ "Татнафта", Тюменська нафтова компанія (ТНК), ВАТ "Сургутнафтогаз" тощо. З ними укладають договір на купівлю паливної картки та обслуговування по ній.
Система розрахунків за паливними картками має багато переваг перед оплатою бензину за готівку або за талонами. Причому як самої фірми, так бухгалтера: такі розрахунки дозволяють оптимізувати і витрати, і документообіг. У цьому матеріалі ми докладно розповіли про всі плюси розрахунків за бензин за паливними картками – не забувши і про мінуси. А також проте, як відобразити в обліку купівлю самої паливної картки та які документи треба оформити, щоб визнати паливні витрати у бухгалтерському та податковому обліку.
Як розраховуються по паливній карті
Спочатку фірма перераховує за договором стовідсоткову передоплату, яка включає вартість палива, ціну самої карти та обслуговування за нею. Деякі нафтові компанії видають картки безкоштовно і за обслуговування з неї теж нічого не беруть. Інші постачальники палива встановлюють невелику плату за проведення операцій з картки - близько 3 відсотків вартості купленого по карті палива. Що ж до вартості самого бензину, то вона набагато нижча, ніж при розрахунках за талонами та за готівку.
Після того, як фірма перерахувала аванс, їй видають картку з PIN-кодом. І коли водій заправляє машину, він пред'являє на АЗС паливну картку та називає її PIN-код.
Наприкінці кожного місяця постачальник палива (емітент картки) подає акт і докладний звіт про те, коли і скільки грошей було перераховано фірмою на картку, а також обсяг витраченого палива.
Документи з детальною інформацією, які виставляє постачальник бензину, - одна з переваг розрахунків за паливними картками, оскільки вони дають змогу контролювати витрати бензину та спрощують роботу бухгалтера. Крім того, постачальник виставляє рахунок-фактуру, а це дозволяє прийняти до вирахування ПДВ з бензину без проблем.
Ще одна особливість документального оформлення розрахунків за паливними картками – це відсутність авансового звіту. Його необхідно складати, якщо за бензин розраховуються готівкою або за талонами. А от при паливних картах він не потрібний, оскільки гроші через підзвітну особу не проходять.
Для зручності всі плюси та мінуси розрахунків за паливними картками, покупками бензинуза готівку та по талонах ми узагальнили в таблиці на сторінці 27.
Плюси та мінуси розрахунків за бензин готівкою,
по талонах та по паливній карті
Як врахувати паливну картку
Залежно та умовами договору може бути три варіанти обліку паливної картки.
1. Паливну картку видають безкоштовно.
В цьому випадку карту відображати у бухгалтерському та податковому обліку не треба.
2. Паливну картку видають за умови повернення.
Тобто спочатку фірма має заплатити за картку заставну вартість. А коли організація вирішить припинити розрахунки за цією паливною карткою, її необхідно повернути постачальнику. А той у свою чергу повертає фірмі заставну вартість картки. У бухгалтерському обліку це відображається так:
Дебет 76 Кредит 51
- перераховано постачальнику палива заставну вартість картки.
При поверненні карти емітенту роблять зворотне проведення:
Дебет 51 Кредит 76
- Отримано заставну вартість паливної картки.
У податковому обліку сума застави не є ні доходом, ні витратою, тому вона не бере участі при розрахунку прибуток (пп.2 п.1 ст.251, п.32 ст.270 Податкового кодексу РФ).
3. Паливну картку видають безповоротно, але за неї треба заплатити.
Якщо за умовами договору карту назад віддавати не треба, її вартість відразу можна списати на витрати. А для контролю враховувати її вартість на позабалансовому рахунку, наприклад 015 "Паливні картки". При цьому проводки будуть такими:
Дебет 76 Кредит 51
- перераховано вартість картки;
Дебет 20 Кредит 76
- віднесено на витрати вартість картки;
Дебет 19 Кредит 76
- виділено ПДВ із вартості купленої картки;
Дебет 68 субрахунок "Розрахунки з ПДВ" Кредит 19
- зараховано"вхідний" ПДВ за придбаною карткою;
- Враховано вартість паливних карт.
У податковому обліку вартість картки можна включити до складу інших витрат, пов'язаних із виробництвом та (або) реалізацією продукції (пп.49 п.1 ст.264 Податкового кодексу РФ).
Як правило, карту закріплюють за конкретним водієм. Щоб знати, у кого саме знаходиться картка, ведуть журнал обліку прийому та видачі паливних карток. У ньому вказують дату видачі картки, дату її повернення, марку машини, її основний державний номер, П.І.Б. водія, який також ставить у журналі свій підпис. У деяких фірмах водій щодня отримує картку та здає її назад. А в інших організаціях здавати карту треба за потреби (щодо відпустки, через хворобу тощо).
Документальне оформлення паливних витрат
Щодня диспетчер чи уповноважена особа виписує водієві дорожній лист. Упродовж дня водій заправляє машину, на АЗС йому видають чек. І вже наприкінці дня водій здає дорожній лист із прикладеними до нього чеками АЗС до бухгалтерії. Таким чином, по кожній машині (а відповідно паливній карті) протягом місяця бухгалтерія збирає дорожні листи. Акт від постачальника та звіт про те, коли, скільки бензину, якої марки та за якою паливною карткою було відпущено, приходить, як правило, на початку наступного місяця. Бухгалтер порівнює інформацію в дорожніх листах із даними звіту постачальника. Відхилення може бути у тому випадку, якщо водій не відбив у дорожньому листі заправку. Тоді фірма має право вимагати з водія, щоб він відшкодував вартість бензину, яка не відображена у дорожньому листі.
Особливості бухгалтерського обліку бензину
за паливними картками
Щодо бухгалтерського обліку, то, як ми вже говорили, при розрахунках з паливнихкарткам водіям не потрібно заповнювати авансові звіти про витрачений бензин. Отже, рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами" не повинен використовуватися. Тому за кожною паливною карткою бухгалтерія надходить бензин такою проводкою:
Дебет 10 субрахунок "Паливо" Кредит 60 субрахунок "Розрахунки з постачальниками"
- оприбутковано бензин за паливною карткою.
Цю операцію відбивають в обліку на дату виставлення акта постачальника. Одночасно з оприбуткуванням бензину зачитують перерахований раніше аванс та приймають до відрахування ПДВ на підставі рахунку-фактури.
Приклад 1. ЗАТ "Кубанське таксі" (м. Краснодар) перерахувало на картку N 1 аванс у сумі 4720 руб. (У тому числі ПДВ - 720 руб.) За 400 л бензину Аі-92 за ціною 11,80 руб. за літр (у тому числі ПДВ – 1,80 руб.).
Бухгалтер відобразив в обліку суму перерахованого авансу:
Дебет 60 субрахунок "Аванси видані" Кредит 51
- 4720 руб. - перераховано аванс на картку за 400 л бензину Аі-92.
Протягом місяця водій отримав за картою 370 л. Це підтверджують і чеки АЗС та звіт постачальника палива. В останній день місяця бухгалтер відобразив в обліку вартість купленого по карті бензину:
Дебет 10 субрахунок "Паливо" Кредит 60 субрахунок "Розрахунки з постачальниками"
- 3700 руб. (370 л х (11,80 руб. - 1,80 руб.)) - Оприбутковано бензин, куплений за карткою N 1;
Дебет 19 Кредит 60 субрахунок "Розрахунки з постачальниками"
- 666 руб. (370 л х 1,80 руб.) - Враховано "вхідний" ПДВ по придбаному бензину;
Дебет 60 субрахунок "Розрахунки з постачальниками"
Кредит 60 субрахунок "Аванси видані"
- 4366 руб. (3700 + 666) – зараховано раніше сплачений аванс;
Дебет 68 субрахунок "Розрахунки з ПДВ" Кредит 19
- 666 руб. - прийнято до відрахування ПДВ з бензину, придбаного за карткою N1.
Для того, щоб визначити, скільки ж склала фактична витрата бензину, норму витрати будь-якого палива для конкретної машини множать на пробіг цієї машини за день, взятий з дорожнього листа. Отриману суму списують на витрати за звичайними видами діяльності (п.7 ПБО 10/99). При цьому роблять проведення:
Дебет 20 (23, 26, 29, 44) Кредит 10 субрахунок "Паливо"
- Списано вартість витраченого бензину.
15 л: 100 км х 1800 км = 270 л.
Дебет 20 Кредит 10 субрахунок "Паливо"
- 2835 руб. (270 л х 10,50 руб.) - Відображено витрату палива, придбаного для автомобіля ГАЗ-3110 по паливній карті N 1.
Як відобразити бензин у податковому обліку
Відповідно до норм Податкового кодексу Витрати паливо включаються у матеріальні витрати при розрахунку прибуток (пп.5 п.1 ст.254 Податкового кодексу РФ). При цьому Кодекс не ставить обмеження щодо суми паливних витрат, яку можна списати з метою оподаткування прибутку.
Однак багато податкових інспекторів вважають, що в цьому випадку треба обов'язково керуватися нормами витрати пального, розрахованими Мінтрансом України.
Відразу скажемо, що таке твердження не так. Адже Мінтранс України не має повноважень у сфері видання документів, пов'язаних з оподаткуванням (п.2 ст.4 Податкового кодексу РФ). А Мінфін та МНС України жодних документів із цього приводу не випускали.
Отже, дані норми та з метою оподаткування прибутку мають рекомендаційний характер. І організація має право списувати паливо за нормами, розробленими самостійно та затвердженими наказом керівника. При цьому фірмі, звичайно, зручніше встановити ці норми єдиними для бухгалтерського та податкового обліку. Документальне підтвердження цих витрат - договір із фірмою-постачальником, її щомісячні звіти, акти, прайс-лист, що містить інформацію про ціну, за якою оплачували паливо, а також дорожні листи та чеки АЗС.
Приклад 3. Скористаємося умовами прикладу 2. Щоб уникнути розбіжностей між бухгалтерським та податковим обліком ЗАТ "Кубанське таксі" встановило єдині норми витрати бензину. Тобто і у податковому обліку фактична витрата бензину ГАЗ-3110 у розрахунку на 100 км становить 15 л. Відповідно до облікової політики з метою оподаткування прибутку матеріали також списують за середньою ціною.