Структура ІОУ, загальна характеристика
Залежно від использ-ых технологій ИОУ ділиться на: 1)традиционную систему(основним ист-ом і носієм у цій системі виступає паперовий док-т, тобто технологія зв'язок з созд-ем/зберіганням бум.док-ов) ; 2) комп'ютерну систему (інф-ція зберігається в електронному вигляді і використовується без паперових технологій).Риси: 1)складна орг-на структура сист ІОУ,яка відповідає структурі орг-ції => низк.ефект-сть сист,т.к. кач-во роботи з інф різних місцях м.б. різний => 2) дефіцит інф => різні підходи до роботи з інф (в т.ч. інтуїтивний). 3) надмірність інф (тобто. дефіцит інф д.б. компенсований => тенденція до зростання документообігу, більше потоків інф,які складно обробити =>втрати інформації => дефіцит). ИОУ складається зпідсистем: 1) ДОП (управлінський док-т), 2) ІАОУ (інформаційно-аналітичне забезпечення упр-я – текст!), 3) УІ (усне інформування – усний канал). Розрізняються каналами інф, з якими вони працюють.
17. ДОУ.Мета: обробка внутрішньої управлінської інф (відомості про саму організацію).Носій,основний іст-к: управлін-ий док-т. І.технології:створення, зберігання. Ця подсист.містить 70-75% інф, яка потрібна на прийняття рішень.Риси: 1) наявність нормативно-методичної бази, яка представлена законами та лок-ими актами. 2) наявність структурних підрозділів в орг-ції, відповідальних за роботу з док-ами 3) наявність фахівців, які мають навички знання роботи з док-ами. Тенденція розвитку: комп'ютеризація.
18.ІАОУ, ІСФ. Специфіка, основнезавданняІАОУ- обробка зовнішньої управлінської інф-ції (відомості про навколишнє середовище, ближніх і дальніх факторах та її вплив (трудові ресурси, правові системи, політичні та економічні ситуації)її збирання та зберігання.
основ.джерелами інф-ії:
3. Інтернет-ресурси 4. внутр. інф. системи орг-ції.Технології: аналіт.деят-сти, особливий вид, володіння навичками реєстрації, збору, систематизації. 20-25% необх. для ухвалення рішення (мало, але це стратегічно-важлива інф).
1.Відсутність нормативно-метод. бази у рез-ті закритості сфери
2.відсутність типових структур. підрозділів, кіт. обрабат., Збір. та зберігає. інф-ю.
3.відсутні. спеціалістів, кіт. Обл. досвідом роботи із зовніш. інф-й
4.специфічність інф - аналітична деят-сть
Завдання для підвищення-я ефект-сти:1. комплектування інформаційно-довідкових фондів (ІСФ), має виходити з інф-их вимог 2.організація цих фондів
Проблема комплектування ІСФ вирішується виходячи з: -споживачів в інф-ії; -Рівня достовірності джерел інф-ії;
Проблема комплектуванняповинна вирішуватися з урахуванням рівня достовірності джерел інф-ції. Усі джерела можуть поділятися на 4 групи: 1. офиц-е, 2. довідкові чи напівофиц-е, 3.неофиц-е (вимагають перевірки), 4. специфічні науково – техніч-е изд-я.
Створення фондів не одноразова акція, воно має бути періодично цілеспрямованим (напр. Оновлення). Фонди повинні бути використані, в результаті чого - проблема використання через організацію інф-го обслуговування,
19. УІ (усне інформування). Це 5-10% інф-ції.Завдання:обробка оперативної інформації/орієнтоване на термінове прийняття рішень/грає додаткову роль.Технології:спілкування.Риси:1) швидкість вище, ніж ДОП, 2) емоційність. Ця інформація в певній мірі дублюється, має важливу роль у формуванні корпоративної культури. Ви бувають: 1) ІНДИВІДУАЛЬНІ. Обмін інформації між двома людьми. Завдання: розпорядження,узгодження ,консультування ,інформування. Вони не регламентуються, але керівник має певний годинник прийому з особистих питань. 2) КОЛЕКТИВНІ. Обмін інформації між кількома людьми. Це збори (періодичні та неперіодичні), наради, конференції, семінари, лекції. Особливу увагу варто приділити зборам. Періодичні: це загальні збори працівників. Завдання: підбиття підсумків, обговорення перспектив та проблем. F: зворотного каналу зв'язку, як необх лемент для формування корпорат.культури. I. Загальні збори. Для організації зборів необхідно: 1. підготовка (повістка, матеріал, доставка, учасники, оповіщення). 2. саме собор-е (протоколирование,регалмент) 3. контролю над виконанням решения. ІІ. Зібрання ПІДРОЗДІЛ. Завдання: информ-ие співробітників про поточні плани, обговорення-е про прийняття операт-х рішень, кадрові питання. 1 р на місяць. ІІІ. Збори КЕРІВНИКІВ. Завдання: вузька інфа, обговорення і угода-е действий.1 р на тиж. Неперіодичні збори в міру надходження проблем.
20. Система стратегічного планування (ССП). Південнокорейський досвід. У к'60-х рр. це концерн. Н.’70-х рр. + банківська справа, суднобудування. Починає на руб. 70-80 займатися електронікою. 1975 - створення ССП. Запросили фахівця з Кореї - Е. К. Юн, який створив цю систему протягом 2 років. ССП: 1) МІЖНАРОДНЕ ПЛАНУВАННЯ. Збір та обробка операт-ої інформації з разл-х підрозділів, побудований за геогр-му принципом. F: 1. щодня постачати звіти з корисною інформацією 2. зведений звіт відправляється на місця 3. 1 р в мес созд-ться зведений звіт. 2) ІНФ-І ДОСЛІДЖЕННЯ. Створено раніше, ніж м/н. 1. Проводять комплексне набл-е за економ-ою ситуацією в Ю. Кореї та на основних ринках світу. 2.проводять аналіз полит-их ризиків 3. набл-т за конкурентами 4. проведення досліджень на запит керівництва 5. підготовка бюлетенів 6. щод. економ-і показники по 90 країн світу і тд