Сутність поняття "ділова інформація"
Крім перерахованих колонок, у журналі операцій можуть бути інші колонки, визначені в конфігурації. Вони можуть відображати додаткові реквізити операцій чи документів, яким належать операції.
Найлівіша графа журналу операцій є службовою та відображає стан операції:
операція, запроваджена вручну;
операція сформована документом, причому документ поки що не проведено;
операцію сформовано документом, і документ уже проведено;
операція позначена видалення.
Журнал проводок
Вікно журналу проводок
Для виведення на екран журналу проводок можна використовувати: пункт «Журнал проводок» головного меню «Журнали», а також інші дії, якщо вони визначені на етапі конфігурування.
За промовчанням журнал операцій відкривається при виборі пункту «Журнал проводок» головного меню «Операції».
Журнал проводок є таблицею, кожен рядок якої є кореспонденцією проводки. Нагадаємо, що проводка може містити декілька кореспонденцій, у цьому випадку рядок журналу проводок відображає лише частину проводки. У разі простого проведення рядок журналу містить безпосередньо саму проводку.
У графах журналу проводок відображаються дані проводок, і навіть даних операцій, яким проводки належать. Які дані будуть використані у формах представлення журналу проводок, визначається конфігурації.
дата операції (документу);
час операції (документу);
найменування виду документа, якому належить операція. Якщо операція вводилася вручну, вона належить документу спеціального виду — «Операція»;
номер операції (документу). Номериоперацій є фактично номерами документів, яким вони належать. Операції, введені вручну, відповідно мають окрему нумерацію як такі, що належать документам спеціального виду «Операція»;
порядковий номер проводки, що входить до операції. Якщо рядок журналу проводок є кореспонденцією проводки, тобто частиною її, то номер кореспонденції буде подвійним. Перша частина номера вказує на номер проводки, друга частина, відокремлена знаком "/", вказує на номер кореспонденції. Наприклад, номер 3/2 - це третя проведення операції, друга кореспонденція проведення;
найменування плану рахунків, якому належать рахунки дебету та кредиту проведення;
рахунок дебету проведення;
рахунок кредиту проведення
субконто проводки. Реально може бути кілька колонок. По-перше, у проводці будуть відображатися субконто дебету та кредиту, по-друге може використовуватися багатовимірна аналітика, тобто і по дебету і кредиту буде вказуватися два і більше значень субконто.
найменування валюти проводки. використовується, якщо у конфігурації визначено ведення валютного обліку;
поточний курс валюти (на дату операції). використовується, якщо у конфігурації визначено ведення валютного обліку;
кількість проводки. Використовується, якщо у конфігурації визначено ведення кількісного обліку;
сума проведення у валюті. використовується, якщо у конфігурації визначено ведення валютного обліку;
Ліва графа журналу проводок є службовою і містить піктограму, що пояснює вміст рядка журналу проводок.
Проводить операцію, введену вручну.
Проводить операцію, введену через документ.
Головна кореспонденція складного проведення, введеного вручну.
Головна кореспонденціяскладного проведення, введеного через документ.
Підпорядкована кореспонденція складного проведення, введеного вручну.
Підпорядкована кореспонденція складного проведення, введеного через документ.
Вигляд піктограми може змінюватися для помічених на видалення операцій та операцій, у яких вимкнено проводки.
Введення та редагування операцій
Введення операції можна здійснювати, як у журналі операцій, і у журналі проводок, у своїй передбачено кілька способів введення. У найпростішому випадку операцію можна ввести "вручну", тобто заповнюючи в діалозі всі необхідні дані для нової операції. При цьому, звичайно, доведеться зробити багато ручної роботи — правильно ввести рахунки, об'єкти аналітичного обліку тощо. Для полегшення занесення даних при введенні нової операції передбачені такі способи:
Розглянемо докладніше всі перераховані вище способи введення.
Введення операції вручну
Для безпосереднього введення операції натисніть кнопку на панелі інструментів вікна журналу, або натисніть клавішу Ins, або в головному меню програми відкрийте меню "Дії", в цьому меню виберіть "Нова"/ "Нова операція". У цьому з'являється діалог введення операції.
Вид діалогу форми операції
Форма діалогу визначається при конфігурації системи. Діалог введення операції містить як реквізити операції, і реквізити проводки.
Оскільки операція може містити кілька проводок, дані проводок у формі операції представлені у вигляді таблиці, кожен рядок якої є проводкою або кореспонденцією складної проводки.
Заповнення загальних реквізитів операції
Дата нової операції автоматично проставляється рівною робочою датою, яка встановлена в режимі «Параметри — Загальні». Якщо ви вводите велику кількістьоперацій за певну дату, відмінну від робочої, можна змінити робочу дату в режимі налаштування параметрів.
Номер нової операції надається автоматично, і при введенні реквізитів форми досить просто підтвердити підставлений номер. При записі операції номер зазвичай перевіряється на унікальність (якщо ця можливість не відключена в конфігурації).
Сума операції може вводитися вручну або розраховуватись програмою автоматично. Поточний режим заповнення суми операції встановлюється користувачем у параметрах системи "Сервіс - Параметри - Операція - Розрахунок суми операції".
Зміст операції заповнюється довільно. У ньому дається короткий опис операції. Очевидно, що при великій кількості операцій, що вводяться вручну, доцільно виробити для себе деякий стандарт заповнення змісту операції, який забезпечить наочність подання операцій в журналі.
Додаткові реквізити операції (якщо такі визначені у конфігурації) заповнюються відповідно до їх типів значень та призначенням.
Після введення загальних реквізитів виконується введення проводок операції.
Введення проводок (кореспонденцій)
Розглянемо докладніше введення проводок у табличну частину форми діалогу.
У цьому розділі всі дії користувача та поведінка системи описуються для використання балансових рахунків. Особливості введення проводок за позабалансовими рахунками (тобто тим, для яких не підтримується принцип подвійного запису) окремо розглядається у розділі «Введення проводок із позабалансовими рахунками».
У системі 1С:Підприємство проводки можуть бути простими та складними. Просте проведення складається з однієї кореспонденції рахунків, складне проведення — з декількох.
Щоб ввести нову проводку або нову кореспонденцію, натиснітькнопки або на панелі інструментів вікна форми діалогу, або натисніть клавішу Ins, або в головному меню програми відкрийте меню "Дії", в цьому меню виберіть пункти "Нова проводка" або "Нова кореспонденція".
Програма визначає за контекстом, що на даний момент слід запроваджувати: проводку чи кореспонденцію. Якщо один із рахунків введеного рядка не заповнений, то передбачається, що це кореспонденція, тобто частина складної проводки. Програма очікує введення продовження проводки, тобто наступного рядка. У цьому рядок матиме подвійний номер, розділений знаком «/», наприклад — 3/1 Перша частина номера — номер проводки, друга частина — номер кореспонденції.
Введення складного проведення вважається завершеним, коли сума головної кореспонденції дорівнює складеним разом сумам підлеглих кореспонденції.
Введення складної проводки можна перервати, якщо в меню "Дії" вибрати пункт "Нова проводка". При цьому складна проводка виявиться незавершеною, про що сигналізуватиме піктограма, що стоїть зліва від номера проводки.
За цією піктограмою легко визначити статус кореспонденції — вона є проводкою або лише її частиною. Нижче наведено піктограми, що позначають стан кореспонденції.
головна кореспонденція складного проведення;
підпорядкована кореспонденція складного проведення;
головна кореспонденція незавершеної складної проводки;
підпорядкована кореспонденція незавершеного складного проведення.
У системі 1С:Підприємство в операцію може бути введено до 99999 проводок, у кожній з яких може бути до 99999 кореспонденцій. Насправді, зрозуміло, операції, зазвичай, містять значно менше проводок.
При введенні проводок здійснюється послідовне введення реквізитів проводки, рахунків,субконто, сум тощо.
Переміщення до наступного значення здійснюється клавішею Enter.
Введення рахунків дебету та кредиту проведення може виконуватися як безпосереднім введенням коду рахунку, так і вибором плану рахунків. При цьому у проводці може бути введений або обраний тільки рахунок, який не є групою, тобто той, який не може мати субрахунки.
При введенні коду з клавіатури використовується маска коду рахунку, яка прискорює введення коду рахунку, якщо рахунок є субрахунком. Використання маски дозволяє не вводити роздільники кодів рахунків і субрахунків і пропускати позиції, що рідко використовуються в коді рахунку. Використання маски встановлюється у параметрах системи ("Сервіс - Параметри - Бухгалтерія"). Детальний опис налаштування використання маски коду рахунку наведено у розділі «Сервісні можливості» у розділі «Встановлення параметрів».
При безпосередньому введенні коду введений з клавіатури код звіряється із планом рахунків. Якщо коду немає, автоматично відкривається план рахунків для вибору рахунку. Якщо введений код є групою, то автоматично відкривається план рахунків і курсор встановлюється на перший субрахунок введеного рахунку.
Якщо в конфігурації визначено більше одного плану рахунків, то при введенні коду мається на увазі план рахунків, вказаний у параметрі Основний план рахунків (Сервіс - Параметри - Бухгалтерія).
Рахунки дебету і кредиту, що вводяться, повинні належати одному плану рахунків. Якщо у дебеті чи кредиті вже запроваджено рахунок, то за виборі кореспондуючого рахунки з плану рахунків пропонуватиметься той план рахунків, якого належить вже запроваджений рахунок.
Коректні проводки. При введенні операцій система 1С:Підприємство завжди виконує контроль правильності заповнення проводок з точки зору бухгалтерського механізмурезультатів системи. Наприклад, не допускається використання у проводках рахунків, які можуть мати субрахунки або кореспонденцію позабалансових рахунків з балансовими.
Проте, крім цього, 1С:Підприємство має спеціальний механізм «Коректні проводки», який призначений для контролю правильності заповнення операцій з погляду методології бухгалтерського обліку.
Для увімкнення та вимкнення такого режиму у списку рахунків, відкритому для вибору кореспондуючого рахунку, використовується пункт меню «Коректні проводки» з меню «Операції» або кнопка панелі інструментів. Якщо режим увімкнено, то до списку рахунків, запропонованих для вибору, включаються лише рахунки, відібрані з коректних проводок для вже введеного в проводці рахунки відповідно за дебетом або кредитом (залежно від того, вибирається кредитовий або дебетовий рахунок).
Залежно від властивостей рахунків, що вводяться, будуть запитуватися ті чи інші значення реквізитів проводки: значення субконто, валюта, сума у валюті, кількість.
Сума проведення. Може вводитися вручну та розраховуватись автоматично. Автоматичний розрахунок суми проводки визначається використанням у цій проводці кількісного або валютного обліку, а також встановленими значеннями параметрів у режимі "Сервіс - Параметри - Операція".
Додаткові реквізити проведення (якщо такі визначені у конфігурації) заповнюються відповідно до їх типів значень та призначення. Наприклад, може бути визначений реквізит «Коментар», у якому вводиться рядок тексту, що коротко (одним-двома словами) характеризує конкретну проводку, наприклад: «Оплата», «ПДВ», «Прихід».