Технологія автоматизації офісу - Студопедія

Технологія автоматизації офісу

Історично автоматизація почалася з виробництва і потім поширилася на офіс, спочатку маючи на меті лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. У міру розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців та управлінців, які побачили у ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

До офісних відносяться такі завдання: діловодство, управління, контроль управління, створення звітів, пошук, введення та оновлення інформації, складання розкладів, обмін інформацією між відділами офісу, між офісами підприємства та підприємствами.

Типові процедури, що виконуються в перерахованих вище задачах:

обробка вхідної та вихідної інформації (читання та відповіді на листи, написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може включати також малюнки та діаграми);
збір та подальший аналіз даних (звітність за певні періоди часу за різними підрозділами відповідно до різних критеріїв вибору);
зберігання інформації, що надійшла (швидкий доступ до інформації та пошук необхідних даних).

Це вимагає виконання таких умов: має бути скоординована робота між виконавцями; рух документів має бути наскільки можна оптимізовано; має бути надана можливість взаємодії підрозділів у межах підприємства та підприємств у рамках об'єднання.

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів всіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу, але також тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, спеціалістами, секретарями та конторськими службовцями. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці та дають можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт.

Однак ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень внаслідок їх досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.

Електронним офісом називається програмно-апаратний комплекс, призначений для обробки документів та автоматизації роботи користувачів у системах управління.

комп'ютери, можливо, об'єднані у мережу;
друкувальні пристрої;
засоби копіювання документів;
модем (якщо комп'ютер підключено до глобальної мережі або територіально віддаленої ЕОМ).

Додатково до складу апаратних засобів можуть входити

сканери, що використовуються для автоматичного введення текстової та графічної інформації безпосередньо з первинних документів;
стримери, призначені для створення архівів на міні-касетах на магнітній стрічці;
проекційне обладнання для проведення презентацій.

Основними програмними продуктами, що забезпечують технологіюавтоматизації офісу, є:

Офісні програмні продукти використовуються як самостійно, і у складі інтегрованих пакетів.

Базаданих. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує у собі дані про діяльність фірми. Інформація до бази даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі серед баз даних.

Приклад. У базі даних збираються відомості про щоденні продажі, що передаються торговими агентами фірми на головний комп'ютер, або відомості про щотижневі постачання сировини.

Можуть щодня електронною поштою надходити з біржі відомості про курс валют або котирування цінних паперів, у тому числі і акції цієї фірми, які коригуються у відповідному масиві бази даних.

Текстовий процесор. Це вид прикладного програмного забезпечення, призначений для створення та обробки текстових документів. Коли документ готовий, працівник переписує його у зовнішню пам'ять, а потім роздруковує та за потреби передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання підготовлених за допомогою текстового процесора листів та доповідей дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватись для групового вирішення проблем. Для цього повідомлення, що посилає, повинен додатково вказати список осіб, яким дане повідомлення призначене. Система періодично обдзвонюватиме всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.

Головною перевагою аудіопошти в порівнянні з електронною є те, що вона простіше – при її використанні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Таблічний процесор. Він так само, як і текстовий процесор, єбазової складової інформаційної культури будь-якого співробітника та автоматизованої офісної технології. Без знання основ технології роботи у ньому неможливо повноцінно використовувати персональний комп'ютер у своїй діяльності. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими у табличній формі. Поєднуючи ці операції за загальними ознаками, можна виділити найбільш численні та застосовувані групи технологічних операцій:

введення даних як з клавіатури, так і баз даних;

виведення інформації у друкованому вигляді, у вигляді імпортованих файлів в інші системи, безпосередньо до бази даних;

якісне оформлення табличних форм подання даних;

багатопланове та якісне оформлення даних у вигляді діаграм та графіків;

проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

проведення математичного моделювання та низку інших допоміжних операцій.

Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилання даних по мережі.

Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережний варіант комп'ютера для зберігання та маніпулювання робочим розкладом. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі або іншого заходу, переглядає розклад, що вдався, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне та програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти.

Більше того, програмне забезпечення календаря часто є складовою програмного забезпечення електронної пошти.

Система додатково дає можливість отримати доступ також до календарів інших менеджерів. Вона можеавтоматично погодити час зустрічі зі своїми власними розкладами.

Використання електронного календаря є особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх число може бути таке велике, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати у цифровій формі.

Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією і ґрунтується на використанні спеціального пристрою -оптичного розпізнавача образів, що дозволяє перетворювати зображення документа або фільму на цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображення може бути у будь-який момент виведено у реальному вигляді на екран або принтер. Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що мають величезні ємності. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тисяч сторінок.

факсимільний зв'язок робить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкої та легкої розсилки документів учасникам групи, що вирішує певну проблему, незалежно від їхнього географічного положення.

Чи не знайшли те, що шукали? Скористайтеся пошуком: