Total Control, найпростіша система управління бізнес-процесами
Коли в компанії працює всього 2 особи, управлінських проблем не так багато
Але коли співробітників стає 10, 20, 50 чи 100, дещо починає змінюватися.
Поступово всі процеси починають з деяким скрипом. Ті питання, які раніше вирішувалися миттєво, затягуються на годинник чи навіть дні. Щоб вони таки зважилися, їх уже доводиться «підштовхувати».
У результаті виходить якась невтішна картина.
Якщо співробітник відділу закупівель особисто не віднесе рахунок до бухгалтерії і не нагадуватиме про нього щогодини — оплата може й не пройти. Якщо менеджер з продажу не піде у відділ логістики і не гальмуватиме логістів, є ризик, що термінове замовлення клієнту так і не буде відправлено вчасно.
Той же бухгалтер, у свою чергу, може тижнями намагатися отримати документи по угоді від менеджера з продажу. І т.д.
Починають відбуватися збої, які часто називають ємним слівцем «косяк». І таке враження, що «косять» потроху всі Хоча начебто і професійні хлопці, і працювати вміють...
Найнеприємніше, що від цього починають страждати клієнти (і частина з них йти).
Чому так відбувається?
Тут дві основні причини:
1) Так виходить, що у більшості бізнес-процесів зазвичай беруть участь співробітники різних підрозділів. І для кожного з них у будь-який момент часу власні завдання виявляються більш пріоритетними, ніж ті, результати яких потрібні переважно співробітникам інших відділів. Тому такі завдання відсуваються другого план.
2) Навіть якщо людина реально прагне виконати всі завдання, які далеко не завжди зрозуміло, що можна вважати «добре виконаним завданням». Тому щоЧасто вони сформульовані досить розпливчасто.
«Це обов'язково потрібно зробити по обіді» — це до 16.00 чи до 17.00? А може, до 19.30?
"Потрібно сьогодні доставити це замовлення клієнту" - має на увазі тільки передачу товару? Чи нам ще потрібно отримати ТТН чи підписаний акт приймання-передачі? Ну і т.д.
Тут зазвичай керівнику компанії спадає на думку світла думка: «Треба прописати бізнес-процеси!»
Тільки як це зробити? Звернутися за допомогою до консультантів?
На жаль, ці хлопці зацікавлені лише в тому, щоб затягнути процес якомога на більший термін (ще б пак, адже так вони можуть більше заробити!). Ось, наприклад, що пише на своєму сайті один із них:
Непоганий фронт роботи намагається створити собі цей хлопець – один-два роки! Натякаючи при цьому, що без нього взагалі нічого не вийде (в інших його колег по цеху ви можете знайти приблизно такі самі твердження).
Найсмішніше, за ці пару років у нормальній компанії, що розвивається, більшість процесів зміниться. А значить, їх знову потрібно прописувати і консультант знову у справі! Круто так?
Ситуація стає ще більш страшною, коли компанія намагається вибрати якесь програмне забезпечення, що допомагає прописувати процеси.
Ось як, наприклад, виглядає найпростіший процес, прописаний у програмі BPwin (тут використовується стандарт IDEF 0, який вважається класичним варіантом для прописання бізнес-процесів):
Не знаємо як вас, нас лякають картинки з такою кількістю стрілочок
При цьому вартість впровадження таких рішень починається (у кращому випадку) від $50 000. Насправді це може коштувати і $100 000 і $200 000 – все залежить від платоспроможності клієнта, нахабства консультантів, кількості осіб у компанії.
Але що компанія-замовник отримує у результаті?
Як би тут пом'якше відповісти.
Є такий анекдот. Чоловік пішов гуляти в ліс і заблукав. Ходить, кричить «Допоможіть! Допоможіть!». Якоїсь миті з лісу виходить ведмідь і запитує: «Чого кричиш?». Чоловік відповідає «Ну… раптом хтось почує…». Ведмідь: Ну, я почув. І далі що?"
Така сама історія і з бізнес-процесами. Ну прописали. І далі що?
Проблема ще в тому, щоні в BPwin, ні вARIS, ні в інших продуктах взагалі немає інструменту для щоденного контролю поточних процесів!
Якогось моменту приходить розуміння, що всі існуючі програмні рішення – не більше, ніж дорогі «малюнки».
У результаті компаніях створюються талмуди з прописаними бізнес-процесами, купується дорогий софт. А процеси як йшли зі збоями, так і точаться. Прикро, правда?
Гаразд, у нас є і добрі новини
По-перше, за бажанням ключові процеси можна прописати за кілька днів. Решта – за місяць, максимум два в робочому порядку і при необхідності без якихось спеціальних танців з бубном. І консультанти для цього не потрібні.
Тут важливо зрозуміти ось який момент. Прописання процесів не потребує якихось сакральних знань. Це звичайний та рутинний інструмент. Користуватися ним має вміти кожен співробітник.
Тому що простіше оформлені процеси, то краще. У цьому й секрет їхнього швидкого прописання.
Що вам потрібно знати про кожен етап будь-якого процесу?
- Що має бути зроблено
- Який фактичний результат цієї дії
- В які терміни
- Хто відповідальний за виконання
Жодних складних методик та систем запису не потрібно. Будь-яка людина зможе це оформити, наприклад, ось у таку схему:
Чи не складно, правда?
Тепер повернемося до питань про те, в якому програмному продукті це все зручніше робити і, найголовніше, як відслідковувати щоденне виконання цих процесів?
Перед нами (ми – це Група компаній «Інтелект Інвест») свого часу теж стояло таке питання.
Ми вивчили всі доступні на ринку програмні рішення і дійшли висновку, що жодне з них не дозволяє полегшити завдання зниження кількості косяків у бізнес-процесах. Не кажучи вже про складність використання та вартості цього програмного забезпечення.
Але так як для наших власних бізнесів питання управління процесами було дуже важливим, нам довелося створювати свій власний продукт – Total Control.
І ось тепер, коли його вже випробувано на практиці і ми можемо з упевненістю сказати, що він реально полегшує управління бізнесом, ми вирішили зробити його доступним і для інших компаній.
Які ж чарівні переваги використання Total Control в управлінні компанією?
1. Це продукт зручний в першу чергу підприємцям, а не програмістам та айтішникам.
Проблема більшості софтверних продуктів для бізнесу в тому, що їх створюють команди програмістів, виходячи зі своїх уявлень про те, як усе має працювати. Чи потрібно говорити, що реальності програміста та підприємця дуже відрізняються?
Так от,Total Control - це продукт, створений підприємцями для підприємців.
2. Як наслідок,продукт вийшов максимально простим. У ньому немає жодного зайвого функціоналу.
3. Управління процесами максимально наочно.
Ось так може виглядати схема процесу:
Якщо ви вирішуєте запустити цей процес, одним кліком вінпереводиться в календарний вигляд і ви можете бачити,як етапи процесу розподілені по днях або годинах :
Коли ви дивитеся на картину всіх поточних процесів, протягом кількох секунд можна зрозуміти, де зараз відбувається збій і хто за нього відповідальний :
(така можливість геть-чисто відсутня в інших існуючих на ринку продуктах, присвячених бізнес-процесам)
4. Наочні схеми ключових процесів вкрай зручні для запровадження у справи нових співробітників компании.
До того ж програма сама йому нагадуватиме в потрібний момент про початок процесу, в якому він є відповідальним.
5. І ще один дуже важливий момент -дуже легко прив'язати мотивацію співробітників до точного виконання своїх завдань у рамках бізнес-процесу.
Відповідно жоден збій не залишається непоміченою програмою. Ви можете до кожного етапу процесу призначити «вартість збою». Можете легко визначати «чемпіонів з косяків». Можете преміювати тих, хто працює взагалі без збоїв. І т.д.
Якщо наш продукт вам цікавий і хотіли б обговорити деталі, заповніть цю форму і ми зв'яжемося з вами: