Трохи про печатки, Правознавець
"Практичний бухгалтерський облік", 2011, N 7
При цьому зазначені юридичні особи мають право мати штампи зі своїм найменуванням.
Як бачимо, про обов'язковість наявності печатки на законодавчому рівні не згадується щодо товариств із додатковою відповідальністю та товариств.
Використовувані реквізити
- повного найменування організації українською мовою із зазначенням організаційно-правової форми;
- основний державний реєстраційний номер;
- Номери міського реєстру печаток.
Для "простих" печаток, крім перерахованих реквізитів, передбачався додатковий напис, наприклад, "секретаріат", "канцелярія", "управління справами", "відділ кадрів", "для рахунків", "для посвідчень", "для довідок" тощо. .
Передбачалася можливість на розсуд організації вказати ідентифікаційний податковий номер (ІПН) та код за Загальноукраїнським класифікатором підприємств та організацій (ОКПО).
У наведених вище спеціальних Законах визначено лише загальні вимоги до друку: він має бути круглим, містити повне фірмове найменування організації українською мовою та її місцезнаходження. На пресі може розміщуватися також фірмове найменування товариства будь-якою мовою народів України та (або) іноземною мовою. Іноді на друк розміщують товарний знак або інші засоби індивідуалізації (зазвичай у центрі). За її відсутності у центрі часто вказується скорочене найменування юридичної особи.
Порядок використання печаток структурних підрозділів слід закріпити у положенні про відповідний структурний підрозділ або у спеціальному локальному нормативному акті організації. У зазначеному акті зазвичай встановлюється "набрання чинності" всіх печаток. У ньому жвказують, на яких документах які печатки мають проставлятися. Наприклад, друк "для складу" може проставлятися на актах приймання товару (форма ТОРГ-1), друк "для кореспонденції" використовується для ділового листування, яке ведуть менеджери фірми. Тут же наводяться і особи, відповідальні за зберігання та проставлення відбитка кожного друку.
Використання друку
Можливо, це спонукало до думки, що пряме і чи не єдине призначення друку - завіряти підписи на документах, причому на всіх.
Організація під час своєї діяльності випускає багато документів. І добру частину з них складають договори. Тому питання наявності (або відсутності) ними друку - одне з насущних для бухгалтерської служби.
Примітка. Нерідко організації вирішують працювати не з одним, а з кількома печатками. Як правило, один друк – "для фінансових документів". Її зазвичай використовують для відбитка на банківській картці фірми. Друга – "для договорів". Вона засвідчує підпис тих, хто уповноважений підписувати той чи інший контракт, а також доповнення та угоди щодо нього. Ще можуть бути печатки "для складу", "для кореспонденції", "для відділу кадрів" тощо. При цьому на будь-якому з перерахованих видів печаток повинні бути присутніми всі реквізити, які є на "основному" печатці організації.
На договорах – за бажанням
Цивільне законодавство не потребує обов'язкової наявності печатки на договорах. При оформленні угод скріплення договорів печаткою вважається лише додатковою вимогою (п. 1 ст. 160 ЦК). Якщо у законодавстві Україна чи в самому договорі такої вказівки немає, то скріплювати договір печатками не потрібно. Цілком достатньо у разі простого його підписання обома сторонами.
Примітка. При отриманнідокумента, завіреного "простою" печаткою, для перевірки його легітимності можна звернутися із запитом до контрагента про подання зазначеного локального акта. Втім, використання спеціальної печатки можна передбачити і в самому договорі.
Судді ФАС Північно-Західного округу у низці своїх постанов відхилили доказ позивача про незаключення договору у зв'язку з відсутністю печатки:
У ЦК України закріплюється, що законом, іншими правовими актами та угодою сторін можуть встановлюватися додаткові вимоги, яким має відповідати форма правочину (вчинення на бланку певного виду, скріплення печаткою тощо), та обумовлюватися наслідки недотримання цих вимог. Отже, у певних випадках, передбачених нормативно-правовими актами чи самими сторонами у договорі, обов'язковим реквізитом останнього поряд із підписом уповноваженої особи стає і печатка.
В обов'язковому порядку слід застосовувати печатку для оформлення подвійного складського свідоцтва й у тому випадку, якщо предмет застави залишається у заставника (ст. ст. 338 та 913 ЦК України).
Відсутність печатки на договорі, до тексту якого включено положення про те, що договір та зміни до нього мають бути скріплені печатками сторін договору, може спричинити:
- Визнання письмової форми угоди недотриманої. А значить, сторони не зможуть посилатися при суперечках на показання свідків (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ДК РФ);
- визнання договору недійсним, якщо такий наслідок прямо зазначено у договорі (п. 2 ст. 162 ЦК України).
У зразку наведено витяг із договору, в якому обумовлено умову про необхідність друку.
При підписанні цього Договору, а також усіх додатків, доповнень та змін до ньогонаявність друку на підписах сторін є обов'язковою.
Сторони домовилися, що Покупець має право використовувати круглий друк із зазначенням його найменування та написом "для договорів".
Під час підписання цього Договору представники сторін зобов'язані надати один одному документи, що підтверджують їхнє право на підписання договорів. Крім того, кожна із сторін зобов'язана надати іншій стороні копії документів (накази, довіреності тощо) із зазначенням осіб, які мають право підписувати товарні накладні, рахунки-фактури, акти та інші документи, пов'язані з виконанням цього Договору.
На документах – обов'язково
Якщо проставлення печатки в договорах – справа добровільна, то на деяких інших документах її наявність є обов'язковою.
Довіреність має бути повністю заповнена та мати зразок підпису особи, на ім'я якої виписано. Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом її керівника або іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з додатком печатки цієї організації (п. 5 ст. 185 ЦК України).
Довіреність може бути видана представлення інтересів організації у суді (п. 5 ст. 61 АПК РФ), податкової інспекції (п. 3 ст. 29 НК РФ), інших установах, для проведення переговорів та обмін документами з партнерами тощо. І у всіх цих випадках довіреність без відбитка печатки не буде визнана дійсною - це прямо випливає із зазначеної вище норми п. 5 ст. 185 ЦК України.
Примітка. Від наявності або відсутності на договорі друку, так само як і від дати його проставлення, не залежить його дійсність.
До документів, на яких наявність друку є обов'язковою, належать окремі форми первинних документів, наведені в альбомах уніфікованих форм, затверджених постановами Держкомстату.Укаїни. Необхідність відбитка печатки ними вказується наявністю абревіатури "М.П.". Зокрема, реквізит "Місце друку" присутній у таких уніфікованих формах:
- акт про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні та демонтажі будівель та споруд (форма N М-35, затв. згаданою Постановою Держкомстату України N 71а);
Без друку зазначені документи будуть складені із порушеннями. Зі сказаного вище, що відбиток друку на первинних облікових документах необхідний тільки тоді, коли це прямо передбачено бланком уніфікованої форми.
- в акті про прийняття робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи (форма N Т-73);
- посвідчення про відрядження (форма N Т-10).
У посвідченні про відрядження печаткою засвідчується не тільки підпис керівника організації, що направляє працівника у відрядження, а й позначки про прибуття відрядженого в місце відрядження та вибуття з нього. За відсутності ж друку організації, до якої працівники направлені у відрядження, податківці не приймають витрати на даному відрядженні при обчисленні податку на прибуток.
При проведенні перевірок податкові органи мають право вимагати у платника податків (податкового агента) документи, що підтверджують правильність обчислення та своєчасність сплати податків (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Оскільки в ІФНС України подаються не оригінали, а копії документів, то їх також обов'язково потрібно завірити підписом керівника та печаткою організації (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Друк проставляється також на внутрішній стороні обкладинки під час внесення змін до відомостей, що містяться на титульному листі (п. 2.3 Інструкції). Наприклад, найпоширеніший випадок:робітниця вийшла заміж і змінила своє дівоче прізвище на прізвище чоловіка.
При звільненні працівника всі записи, внесені до його трудової книжки під час роботи у цій організації, засвідчуються підписом роботодавця чи особи, відповідального ведення трудових книжок, його печаткою і підписом самого працівника (п. 35 Правил).
Стаття 62 ТК Україна зобов'язує роботодавця видавати працівникові копії документів, пов'язаних із роботою. При цьому ці копії мають бути засвідчені належним чином.
Відповідно до Указу Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 N 9779-X "Про порядок видачі та свідоцтва підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян" (діє в частині, що не суперечить ТК Україна (ст. 423)) вірність копії документа має бути засвідчена підписом керівника або уповноваженої на те посадової особи та печаткою (за винятком випадків, коли певний документ вимагає нотаріального засвідчення). У цьому копії вказується дата її видачі і робиться відмітка у тому, що справжній документ перебуває у цьому підприємстві, установі, організації.
Згаданий ГОСТ Р 6.30-2003 визначає, як саме має виглядати засвідчувальний напис: нижче за реквізит "підпис" проставляється напис "Вірно"; далі вказується посада особи, яка засвідчила копію, проставляється її особистий підпис, проводиться розшифровка підпису (ініціали, прізвище), вказується дата засвідчення та проставляється друк.
Друк індивідуального підприємця
Обов'язок наявності друку у підприємця все-таки випливає із сенсу законодавства, і навіть з практики ділового обороту.
В даний час індивідуальні підприємці можуть відкрити рахунок у банку та без печатки (п. 2.8 Порядку заповнення картки ззразками підписів та відбитка печатки, Додаток 2 до згаданої Інструкції Банку України N 28-І).
Що ж до угод, то, як було зазначено вище, ст. 160 ЦК України визначено, що будь-яка угода, вчинена у письмовій формі, має бути підписана сторонами. Тобто обов'язковим елементом правочину у письмовій формі за загальним правилом є лише підпис уповноваженої особи.
Проте складнощі у підприємців при здійсненні угод, коли у них відсутній друк, виникнути все ж таки можуть. Це трапляється, коли той чи інший нормативно-правовий документ безпосередньо передбачає проставлення на документі друку: видача довіреності, бланків суворої звітності, використання первинних документів, на яких проставляється друк, ведення трудових книжок тощо. (див. вище).
Зважаючи на те, що законодавство Україна не дає однозначного вирішення цього питання, а проблеми на практиці в індивідуального підприємця напевно виникнуть, на наш погляд, друк йому мати все-таки бажано.