Управління документацією
опис процесу: вхід-вихід-ресурс-регламентуючий документ простіше та універсальніше нічого не придумати
розробка Положень. Положень чого?
Добридень! Проблема із системою кодування документації в концерні з дивізійною структурою.
Чи правильно я розумію - код документа розбивається на дві частини - (Тип_документа)-(Код_документа). Тип документа - процедура, інструкція, методика, стандарт підприємства і т.д. із цим проблем немає.
А ось із кодом – виникли складнощі. Він має ідентифікувати: 1) належність документа до: 1.1)дивізіону, 1.2) підприємству дивізіону, 1.3) підрозділу підприємства; 2) процес або вид діяльності регламентований документом. Необхідно врахувати багато аспектів (кодування процесів, недопутність дублювання кодів документів різних підприємств концерну, прив'язка форм до документа, використання посилань під час звітності тощо). Тобто. код має бути досить інформативним і в той же час не громіздким.
Підкажіть, як це краще зробити саме для концерну з дивізійною структурою?
Заздалегідь вдячний, Qualif
Пропоную Вам спростити і собі та співробітникам вашої компанії роботу та зупинитися на ідентифікації заснованої на процесах.
Ідентифікація РК, СТП, ПД, робочих регламентів, інструкцій здійснюється так: ХХХ YY – ZZ ХХХ -Буквенне скорочення виду документа YY - Код процесу, що регламентує цим документом ZZ - Порядковий номер документа нижнього рівня деталізуючий документ, що регламентує
Наприклад: Посібник з якості Компанії – РК стандарт Компанії “Управління документацією та записами” – СТП Б 01 процедура Компанії «Діловодство» - ПД Б 01-01
До речі, у мене до Вас питання, а навіщо потрібнаприналежність до дивізіону?
Можливо Ви маєте рацію, номер дивізіону не важливий – достатньо пронумерувати підприємства.
У випадку Вашої класифікації, питання про систему класифікації переходить з документації на процеси, що зовсім не полегшує завдання. Чи всі види діяльності називати процесом? За якими ознаками надавати код процесу, чи потрібно враховувати рівень процесу? Вести централізований реєстр процесів чи з кожного підприємства окремо? Як бути з положеннями про підрозділи, должн. інструкціями, інструкціями з техніки безпеки тощо?
З повагою, Qualif
Перелічені Вами документи не є документами СУЯ. І їм не обов'язково мати "наскрізне" маркування для всього концерну. Вони можуть мати дублюючі маркування, для РІЗНИХ підрозділів. А в документах "якості", за необхідності посилання на такий "папір", вказуватиме і ТОЧНУ приналежність.
звернемося до стандарту ДСТУ ISO 9000-2001:
У разі посадових інструкцій і положень про підрозділи їх можна віднести до пункту е) і їх все одно потрібно ідентифікувати і ними потрібно керувати.
Не хочу повторюватись і писати "влом". просто почитайте це: http://www.klubok.net/article976.html
візьміть ЄСКД - це найбільш підходящий документ з управління для документації, яку Ви перерахували
В ЄСКД це дуже складно! Чи не так? Хотілося б подивитися, як керують документацією на невеликих виробничих підприємствах чисельністю до 50 осіб, де немає відповідних відділів, які відповідають за управління документацією, і ця процедура максимально спрощена.
консультант [якість]
Звідки : Україна, Москва
Управління нормативними документами завжди зводиться до виборуоднією з двох концепцій (назви концепцій мої, суті вони не змінюють):
>> "На місцях" - централізована реєстрація внутрішніх, відкрите їх зберігання, користувачі на місцях використовують будь-які регламенти "на свій страх та ризик", перед використанням зобов'язані перевірити актуальність документа. За актуальність застосованого документа відповідає виконавець. "+" - суттєво менше "бюрократії" (гнучкіша і дружніша система), "-" - завжди є ймовірність вживання неактуальних документів з проблемами, що випливають звідси (а ця ймовірність обов'язково реалізується).
Можливий варіант комбінований – різні методи для різних видів документів.
консультант [якість]
Звідки : Україна, Москва
До речі, як правило "відділ СМЯ" і є цією централізуючою ланкою. У моїй організації (великій) діє система: внутрішні норми - централізовано та "під підпис", зовнішні норми - зона відповідальності конкретних виконавців.
Шановна Ганно, нарешті дійшли руки написати відповідь Отже, основне завдання: Як управляти документацією в малій організації з мінімальною «бюрократією»? Як може бути вирішене таке завдання?
Викоренити:
-
Відомість розподілу, Пропозиції про зміни, аркуш реєстрації змін, аркуш погоджень.
Відомість розподілу. На першій титульній сторінці міститься блок, в якому раз 10 повторюється така фраза: "Копія №__ знаходиться у ___________________ з «___»____200__г." Кількість разів визначається приблизно, виходячи з явного більшого числа копій, що роздаються (у малих організаціях рідко більше 10).
Пропозиції про зміни. У малій організації за зміну документів найчастіше відповідає СМАменеджер по якості. Тому, на мій погляд, достатньо УСНОЇ пропозиції про зміну та фіксацію ОСНОВНОЇ думки і «прийнято/не прийнято» в журналі реєстрації змін (раджу вести в Ехсеl, форму можу дати)
Аркуш погоджень. Обговорення та узгодження документа проводиться у наступному порядку: - Подача зміни менеджеру за якістю. - Прийняття рішення вноситимемо зміни до документації чи ні. - Якщо так, то формування ПРОЕКТУ документа із ВНЕСЕНИМИ змінами (позначити зміни. ). - Роздача проекту за 1-3 дні до обговорення всім учасникам погодження. - ОБГОВОРЕННЯ ТА ПРИЙНЯТТЯ ЄДИНОГО ПОРЯДОКУ ПРОВЕДЕННЯ ПРОЦЕСУ І ПРОТОКОЛЮВАННЯ ЦЬОГО ПОРЯДУ ПРЯМО НА НАРАДІ (менеджер читає вголос документ, якщо у когось є питання – вони обговорюються і, при необхідності, прямо по тексту вносяться правки). Після наради питання можуть бути лише за формою, але не за суттю зміни.
Підсумки підіб'ємо. (Привіт Малишеву О.В. з його "Гамлетом") • Перелік документів – в електронному вигляді • Журнал змін в електронному вигляді • Усі документи в електронному вигляді – на локальному сервері у доступі тільки на читання . • ОДИН ОРИГІНАЛ документа – з печатками та підписами • Якщо комусь треба – то кілька врахованих копій.
Таким чином витрачається менше часу. Документи є більш актуальними. На місцях люди знають, що вони можуть ЗАВЖДИ отримати актуальний документ. Зміни набагато швидше сягають конкретних виконавців. є ще купа плюсів, але вони більші для самого менеджера з якості, ніж для організації. Начебто все. Якщо щось забув – підкажіть.
Поясню ще з приводу внесення змін шляхом заміни листа: - наприкінці документа, на останній сторінці необхідно вставити блок з 5-10 рядків такогозмісту: Аркуш №___ замінений "___"____200__г. ____підпис______