Управління потоками робіт

Визначення систем управління документами, їхня характеристика. Функції та завдання систем керування документами. Повернення інвестицій від вкладень у системах електронного документообігу, проблеми організації СЕД. Основні правила організації робочої групи.

потоками

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено наhttp://www.allbest.ru/

Федеральна державна освітня установа вищої професійної освіти

«НАЦІОНАЛЬНО-ДОСЛІДНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ, МЕХАНІКИ ТА ОПТИКИ»

Факультет:«Комп'ютерні технології та управління»

Спеціальність: «Конструювання та технологія електронних засобів. Проектування електронних засобів у захищеному інтегрованому середовищі»

З дисципліни: Управління інтегрованого інформаційного середовища.

Управління потоками робіт.

Студентка 5-го курсу гр 5153

  • Вступ
  • 1.Системи управління документами
  • 1.1 Визначення СУД
  • 1.2 Загальні вимоги до системи документообігу
  • 2.Функції та завдання систем управління документами
  • 3. Проблеми організації електронного документообігу
  • Висновок
  • Список литературыВведение

У основі успішного бізнесу будь-якої фірми лежить правильність і своєчасність прийняття рішень керівництвом фірми, гнучке реагування зміни ситуації ринку чи підприємстві. Постійне зростання обсягів інформації, необхідної для ухвалення управлінських рішень, призводить до того, щодоводиться отримувати, обробляти та зберігати документи у більшій кількості, ніж раніше. Традиційні методи роботи з документами стають малоефективними. Крім того, в сучасних непростих економічних умовах може втрачатися гнучкість у реагуванні на зміни ринку, внаслідок чого подальше зростання компанії зупиняється. Правильно організований документообіг дозволяє уникнути таких «хвороб зростання». Вирішенню задачі оптимізації документообігу активно сприяє динамічний розвиток сучасних комп'ютерних та мережевих технологій. За експертними оцінками застосування електронного документообігу сприяє зростанню продуктивності праці працівників на 25-50%, а час обробки одного документа скорочується більш як на 75%. Тому неоціненну роль діяльності будь-якого підприємства грає ефективна система управління електронним документообігом (СЕД), що забезпечує безперебійну циркуляцію його бізнес-потоків.

Управлінська діяльність в Україні, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом та інструментом цієї діяльності. В офісі виробничого підприємства технологія роботи з документами може бути нерозривно пов'язана із технологією його основної виробничої діяльності. Вона передбачає як єдині правила документування - оформлення документів, а й єдиний порядок організації руху документів (документообігу). Відповідно до нормативних вимог документообіг організації охоплює рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення чи здавання у справу.

1. Системи управління документами

1.1 Визначення СУД

Перш за все, необхідно дати визначення того,якому типі програмного забезпечення йтиметься. Найбільш повне визначення Систем управління документами (EDMS – Electronic Document Management Systems) дає аналітична компанія IDC [2]:

Історично, СУД були вертикальними додатками, розробленими від використання невеликими групами фахівців, які працюють у територіальної близькості друг від друга з сильно структурованими документами. За кордоном програми вертикального управління документами в основному впроваджувалися в таких галузях як фармацевтичні дослідження, страхування, інженерні розробки, промислове виробництво.

У сучасних розподілених підприємствах система поширення документів, вимоги щодо їх доступності та необхідність спільної роботи з ними зростають експоненційно. Інформаційні матеріали, що мають високу цінність, створюються щодня, розміщуються в глобальних мережах, поширюються в різних професійних колективах. В епоху Web формалізовані документи, доступні тільки фахівцям, не можуть служити сховищем корпоративних знань. У цьому мають допомогти Системи керування документами.

Таким чином, автоматизація діловодства (за допомогою СУД) необхідна для забезпечення мобільності керівництва підприємством та роботи самого підприємства.

1.2 Загальні вимоги до системи документообігу

Сучасні підприємства вимагають істинно розподіленої архітектури управління документами, тобто. такий, що задовольняє наступним вимогам:

Функціональність та гнучкість системи.

Можливість подальшої модернізації та нарощування можливостей системи (у тому числі самостійного).

Інтегрованість з іншими корпоративними системами - система документообігу не може і не повинна існувати у відриві відінших систем, наприклад, іноді необхідно інтегрувати систему із прикладною бухгалтерською програмою. Тоді система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання та інтеграції з іншими системами.

Можливість розподіленої віддаленої роботи та взаємодії з іншими філіями – основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем документообігу має підтримувати взаємодію розподілених місць. Причому розподілені місця можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку. Також архітектура системи має підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами. Розподілене, що розширюється управління документами призводить до різкого підвищення продуктивності роботи співробітників, посилення загальної конкурентоспроможності організації.

Масштабованість - бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність визначалося лише потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечене за допомогою підтримки серверів баз даних виробництва таких компаній як Sybase, Oracle, Informix та ін., які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи найширший спектр продуктивності.

Модульність - цілком імовірно, що замовнику може знадобитися одночасно використання всіх компонентів системи документообігу, котрий іноді спектр розв'язуваних замовником завдань менше, ніж увесь спектр завдань документообігу. Тоді очевидно, що система документообігу має складатися із окремих модулів, інтегрованих між собою.

ВідкритістьЕфективність - забезпечення раціонального співвідношення між витратами створення системи та цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати автоматизації документообігу; можливість впровадження широкого спектра додаткових технологій підвищення рівня повернення коштів, витрачених на систему.

Слід також звертати увагу на загальну характеристику фірми-розробника (постачальника) системи (досвід комплексного вирішення подібних чи більш складних завдань, забезпечення всіх етапів обстеження підприємства, впровадження системи, навчання користувачів, супроводу та розвитку системи, чи є фірма безпосереднім розробником системи, чи є у неї сервіс-центр, кваліфікація фахівців, територіальне розташування та ін.).

  • Системи СУД, орієнтовані бізнес-процеси: Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Як правило, призначені для специфічних вертикальних та горизонтальних додатків, іноді орієнтовані на використання у певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, керування записами та потоками робіт, керування контентом (див. нижче) і т.д.

  • Корпоративні СУД: Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Open Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів та об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації над вигляді документів, а менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками.

  • Системи керування образами

Перетворять інформацію зпаперових носіїв у цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний у роботі вже в електронній формі.

  • Системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus (Domino/Notes та Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Ці системи переважно розраховані забезпечення руху деяких об'єктів по заздалегідь заданим маршрутам (так звана «жорстка маршрутизація»). На кожному етапі об'єкт може змінюватись, тому його називають загальним словом «робота» (work). Системи такого типу називають системами workflow - "потік робіт" (на жаль, для цього терміна немає точного еквівалента в українській мові). До робіт можуть бути прив'язані документи, але не є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі та можуть бути прописані всі етапи.

українські системи документаційного забезпечення