Вибір системи електронного документообігу аналізуємо усі етапи процесу

Вибір системи електронного документообігу: аналізуємо всі етапи процесу

На наш погляд, універсальної системи електронного документообігу, яка б підходила всім організаціям без винятків, не існує! Процес вибору СЕД буде унікальним для кожної окремо взятої компанії, адже він повинен враховувати всі особливості організації, яка надалі і користуватиметься цим рішенням. У цій статті ми пройдемо разом з вами через усі основні етапи вибору СЕД, розглянемо нюанси та підводні камені цього вкрай важливого для успіху впровадження всього проекту процесу.

Якщо розглядати процес комплексно, то вибір СЕД є лише одним із етапів процесу з оптимізації документообігу.

Після вибору системи електронного документообігу та виконавця здійснюються такі дії:

укладання договору на реалізацію СЕД;

проведення комплексного аналізу (формування детальних вимог та розробка технічного завдання, за яким надалі проводитиметься розробка рішення);

налаштування та адаптація системи;

тестування;

введення у дослідну експлуатацію;

формування документації користувача;

здавання виконавцем реалізованої системи;

навчання користувачів;

закриття проектних робіт

Далі організація має передбачити оновлення регламентуючих документів щодо ведення документообігу, які враховують роботу з реалізованою СЕД.

Керівник організації вводить систему у дію наказом чи іншим організаційно-розпорядчим документом.

Власне, на цьому основний процес завершується і система починає експлуатуватися всіма співробітниками.організації.

Етап вибору СЕД є ключовим у всьому ланцюжку процесу, т.к. саме на цьому етапі вибирається технологічна платформа та подальший виконавець.

Дуже важливо не полінуватися і витратити достатньо часу на детальний та комплексний аналіз можливих рішень та їх постачальників.

Помилки під час виборів СЕД безпосередньо впливають успішність реалізації проекту.

Успішна реалізація проекту включає не лише реалізацію СЕД згідно з технічним завданням в обумовлені терміни, а й подальшу експлуатацію системи, яка має бути зручна користувачам та спрощувати їх роботу, а не ускладнювати!

Серед основних етапів вибору СЕД виділяють: ініціацію проекту, формування загальних вимог до СЕД, вибір рішення та постачальника, узгодження обраного рішення та запропонованих умов постачальника з керівництвом. Закінчується процес вибору СЕД підписанням договору на розробку та впровадження СЕД.

Ініціація проекту

З чого починається вибір системи електронного документообігу? Звісно ж, з ініціалізації! Необхідно зрозуміти: наскільки актуальним є впровадження СЕД, яку принесе користь організації, наскільки це вигідно і кому саме.

Для початку давайте з'ясуємо, наскільки впровадження СЕД є актуальним для вашої організації.

Якщо вашій організації близькі такі проблеми, ви явно потребуєте СЕД:

1.Великий обсяг паперового документообігу.

Документи губляться і не зрозуміло, що і хто зі співробітників має виконати документ, неможливо відстежити факт виконання, незрозумілі взаємозв'язки між документами, пошук документів скрутний.

2.У компанії з розподіленою структурою в кожному відокремленому підрозділі документи можуть зберігатися та враховуватися по-різному.

Уу випадку, коли в різних філіях компанії та головному офісі використовують різні варіанти обліку документів (наприклад, десь він ведеться лише у паперовому вигляді, десь у Excel, десь у СЕД, СЕД при цьому можуть бути розрізненими та ін.) , виникають проблеми обміну документами та реєстрації цих документів. Особливо скрутним є процес узгодження документів між різними територіальними підрозділами. Збільшуються терміни узгодження, неминучий подвійний облік документів, унаслідок чого великі ризики використання «застарілих» версій документів.

3. Відсутній контроль роботи співробітників.

Немає контролю за виконанням тих чи інших завдань за документами та завданнями, призначеними співробітникам керівництвом. Відсутність механізмів управління робить неефективною роботу підприємства у цілому.

4.Співробітники ДОП перевантажені.

Співробітники ДОП не встигають обробляти документи у строк; роботи не розподілені за структурними підрозділами; немає доступу до документів підрозділів, для пошуку та отримання документа треба обійти кілька структурних підрозділів; для відстеження контролю за виконанням документів необхідно постійно обдзвонювати співробітників.

5.Тривалий процес узгодження документів призводить до втрати клієнтів.

6.Компанію оштрафували за несвоєчасне надання тих чи інших документів.

З іншого боку, нерідко компанії впроваджують СЕД у тому, щоб регламентувати діяльність із роботі з документами, т.к. на етапі обстеження формалізуються процеси роботи з документами всім структурних підрозділів. І на основі цієї інформації значно спрощується процес написання внутрішніх регламентів.

Існують різні підходи до написання регламентуючихдокументів, але ця тема знаходиться поза рамками цієї статті і на ній ми зупинятися не будемо.

Діловиробникамвпровадження СЕД дозволить:

зменшити навантаження за рахунок автоматизації оформлення та реєстрації документів;

автоматизувати контроль за виконанням доручень керівництва;

здійснити швидкий доступ до всіх необхідних документів;

відстежити хід роботи з документом (чи був документ виконаний, хто формував відповідь за документом, коли документ було отримано, коли було відправлено та ін.);

формувати та переглядати різні звіти по документах;

забезпечити збереження документів.

Суміжні структурні підрозділивпровадження СЕД дасть можливість:

скоротити терміни пошуку потрібних документів;

скоротити терміни підготовки документів, зокрема за рахунок використання готових шаблонів документів;

здійснювати контроль за термінами розробки, погодження та підписання документів;

здійснювати контроль за виконанням доручень за документами;

забезпечити збереження документів.

Керівнику (власнику бізнесу)впровадження СЕД буде корисним тим, що він зможе:

здійснювати наскрізний контроль за виконанням доручень;

здійснювати оперативний доступ до документів;

формувати різні звіти щодо співробітників, які працюють з документами;

звіти щодо документів контрагентів, підрядників та партнерів;

організувавши єдину систему документообігу, регламентувати діяльність із роботі з документами, цим підвищивши керованість процесів роботи з документами;

забезпечити збереження документів;

зменшити витрати на зберігання паперових версій документів.

IT-підрозділувпровадження СЕД дозволить:

забезпечити інформаційну безпеку за документами компанії;

створити єдиний інформаційний простір;

знизити витрати на підтримку кількох інформаційних систем (якщо раніше в компанії було кілька розрізнених систем по роботі з документами).

Ініціатор проекту найбільше залучений до проекту на всіх етапах його реалізації, при цьому ініціатор зможе безпосередньо курирувати хід виконання проекту, наголошувати на реалізації того чи іншого функціоналу СЕД, тим самим безпосередньо впливаючи на подальшу оптимізацію в тому числі і власної роботи в компанії.

Також подібні ініціативи безпосередньо впливають на підвищення значущості в компанії, що може відіграти значну роль і в кар'єрному зростанні.

Процес вибору СЕД зазвичай ініціюють діловоди або представники ІТ-підрозділів, при цьому зазначимо, що впровадження СЕД стосується роботи всіх структурних підрозділів, що працюють з документами, оптимізуючи роботу з документами по всій організації.

Для початку необхідно зрозуміти, наскільки тема впровадження СЕД є актуальною для вашої організації. Для цього слід визначити «проблемні зони».

В якості «шпаргалки» можете використовувати перелік проблем, що дозволяють виявити актуальність впровадження СЕД.

Потім слід подумати, для кого впровадження СЕД у вашій компанії може бути цікавим, і попередньо обговорити це питання із зацікавленими колегами, дізнавшись про їхні фактичні потреби та побажання.

Бажано, щоб колеги були як із вашого структурногопідрозділи, і із сусідніх структурних підрозділів. Це дозволить отримати комплексну картину щодо існуючого документообігу організації.

Як «шпаргалку» можете скористатися описаним вище переліком інтересів різних співробітників компанії.

Отже, після попереднього збору інформації у вас буде наступна інформація:

перелік зацікавлених осіб у структурних підрозділах;

перелік існуючих проблем у вашій організації;

обґрунтування того, як впровадження СЕД дозволить вирішити ці проблеми;

список переваг, які надасть впровадження СЕД.

Бажано, щоб у цьому списку був і попередній перелік потенційно можливих рішень СЕД та їхній середній ціновий діапазон.

Навіть якщо спочатку ви надасте приблизні вартісні оцінки, керівництву простіше оцінюватиме можливість впровадження СЕД та подальший розвиток цього напряму.

Ініціатору потрібно з'ясувати очікування керівництва (і, наскільки можна, першої особи) від запровадження СЕД, щоб у подальшому зробити правильні акценти для формування загальних вимог.

Далі можливі різні варіанти узгодження залежно від організаційної структури підприємства.

Ваша пропозиція може бути узгоджена керівництвом та відправлена на погодження до Проектного комітету*, погоджена керівництвом та відправлена на погодження вищому керівництву та ін.

Підсумкове рішення приймає перша особа компанії, яка надалі контролюватиме хід виконання СЕД.

Як би там не було, рано чи пізно будь-яка організація приходить до впровадження СЕД – це лише питання часу. А значить, у будь-якому випадку виконана вами робота не виявиться безуваги керівництва.

У разі успішного попереднього узгодження вашої пропозиції щодо впровадження СЕД з керівництвом, ним (керівництвом) буде визначено:

пріоритет проекту;

керівник проекту (зазвичай призначається представник ІТ-підрозділу);

учасники проекту;

укрупнений план робіт з проекту.

Після схвалення подальшого ходу проекту щодо впровадження СЕД формуються загальні вимоги до СЕД.

Формування загальних вимог

Загальні вимоги формують укрупнено: тут необхідно задати «кордон» необхідного рішення.

При формуванні загальних вимог насамперед робиться особливий акцент на виявлених «проблемних зонах» існуючого у вас документообігу та очікуваннях керівництва, щоб нове рішення повністю допомогло вирішити поставлені завдання.

Для формування загальних укрупнених вимог ви можете скористатися запитальником, приклад якого ми наведемо нижче: