Вибираємо найкращий варіант ведення алкогольного журналу

Сьогодні йтиметься про те, який спосіб ведення журналу краще вибрати для кожного конкретного випадку і як правильно використовувати обраний спосіб.

Контролююча організація, яка здійснює ліцензування алкогольної галузі в регіоні, приймає журнал у двох видах:

У друкованому вигляді;
Кошти ЄДАІС.

Способи ведення журналу

Друкований журнал вручну

Журнал можна вести вручну – продавець фіксує у паперовому журналі факт продажу кожної одиниці напою. Запис до журналу потрібно внести пізніше наступного дня після продажу. Ручне заповнення може призвести до помилок і штрафів, до того ж забирає багато часу, тому підійде хіба що торговим точкам з невеликою кількістю відвідувачів.

Друкований журнал автоматично в касі

Друкований журнал із продажу напоїв можна вести автоматично за допомогою програми Start під час роботи з касою Viki. Каса спрощує процес, захищає власника від помилок та зловживань із боку персоналу магазину.

Журнал із системи ЄДАІС

Три реальні способи ведення журналу:

Вручну- касир заповнює бланк журналу самостійно під час продажу алкоголю;
Автоматично у друкованому вигляді— бланки журналу заповнюються касовою чи товарообліковою програмою;
Автоматично засобами ЄДАІС— журнал формується засобами ЄДАІС за допомогою касової програми, яка передає дані про продаж до ЄДАІС.

Особливості ведення журналу за системою ЄДАІВ

Ведення журналу за допомогою ЄДАІС видається найприйнятнішим і найпростішим способом, але підключення до системи ЄДАІС потребує фінансових вкладень.

Обсяг витрат варіюється відасортименту: чи торгує підприємство лише пивом та пивними напоями без акцизів чи в асортименті є ще й акцизний алкоголь. Також має значення кількість торгових точок та організаційна форма підприємства – ТОВ чи ІП.

Безакцизний алкоголь

Дані про продаж пива не потрібно надсилати до ЄДАІСу. Законодавчої вимоги відображати продаж безакцизного алкоголю в системі не існує — вона розроблена для врахування акцизного алкоголю. Продаж пива та інших безакцизних напоїв відображається в системі тільки для ведення алкогольного журналу засобами ЄДАІС.

При цьому, в алкогольному журналі потрібно відображати продаж алкогольної та спиртовмісної продукції, пива та іншого безакцизного алкоголю. Кожна торгова точка та кожна юридична особа має вести окремий екземпляр журналу, тому навіть у рамках одного магазину можна застосовувати різні способи ведення журналу для кожної юридичної особи.

Підприємства громадського харчування та розливний алкоголь

Підприємства громадського харчування — кафе, ресторани, бари та магазини розливного алкоголю (пиво, вино) ведуть журнали, але фіксують не продаж кожної порції, а факт розтину тари з алкоголем — пляшки, кегі, бочки тощо.

Для розливного алкоголю та пива в журнал необхідно внести запис про продаж цілої одиниці продукції (пляшки, кегі, бочки) у той момент, коли ви вперше відкрили її упаковку. Наступний продаж алкоголю з тієї ж ємності в системі ЄДАІС і в журналі відображати не потрібно. Відкрили пляшку та продали перший келих — внесли запис до журналу. Другий та наступний келихи записувати не потрібно.

Від простого до складного

ІП, пиво, один магазин

Індивідуальний підприємець може торгувати пивом та іншим безакцизним алкоголем уроздріб. В цьомуУ разі від нього потрібно підтверджувати факт надходження пива від постачальника до ЄДАІС, тобто необхідно придбати Jacarta з КЕП, а також вести журнал.

Якщо напої продаються в розлив, а в магазині зовсім мало відвідувачів, можна вести журнал вручну. Це найдоступніший спосіб: не вимагає підключення до інтернету, покупки спеціальних кас та торговельного обладнання. Накладні для ЄДАІС можна підтвердити на домашньому комп'ютері або ноутбуку за допомогою будь-якої програми для підтвердження накладних.
Якщо магазин не автоматизований, але потік покупців великий, журнал обліку продажів краще вести автоматично в друкованому вигляді за допомогою каси Viki або комп'ютера з касовою програмою. Касу Viki можна використовувати і для підтвердження накладних у ЄДАІС – для цього потрібно просто підключити інтернет-магазин.
Якщо магазин автоматизований: є товарооблікова програма для відображення господарських операцій з товарами, каса зі сканером штрих-кодів, а дані про продажі автоматично надходять до товарооблікової системи, журнал можна формувати або в товарообліку, або прямо в касі. Якщо ні каса, ні товарооблік вести алкогольний журнал не дозволяють, варто подумати про заміну програмного забезпечення на сучасніше.

ІП, пиво, кілька магазинів

На перший погляд, для індивідуального підприємця з кількома магазинами вимоги щодо роботи з ЄДАІС досить м'які: Jacarta потрібна в єдиному екземплярі і може розташовуватись навіть удома у підприємця.

Насправді це допомагає лише у тому випадку, якщо на точках журнал обліку алкоголю ведеться вручну. Автоматичне ведення журналу можливе лише при автоматизації мережі: у ІП лише одна Jacarta і накладні для всіх точок приходитимуть лише в одне місце. Цеозначає, що не можна просто так приймати та завантажувати товари через ЄДАІС для ведення журналу в кожному магазині окремо.

ТОВ, пиво, один магазин

Вимоги ЄДАІС для ТОВ досить жорсткі: Jacarta має знаходитися в магазині постійно, тобто потрібен комп'ютер або каса для роботи з Jacarta та УТМ та інтернет для передачі даних.

ТОВ з пивним асортиментом краще відмовитись від ідеї вести журнал вручну. Каса або ПК зі спеціальною програмою, інтернет та Jacarta з КЕП можуть допомогти в автоматичному ведення журналу.
Слід вибрати між веденням алкогольного журналу за допомогою касової програми чи засобами ЄДАІВ. Каси Viki придатні для обох варіантів. Звичайно, ТОВ може вести журнал вручну, але тоді інвестиції в ЄДАІС простоюватимуть, а персонал магазину витрачатиме час на ручне заповнення журналу замість обслуговування покупців.

ТОВ, пиво, кілька магазинів

Припустимо, що у нас ТОВ з кількома торговими точками, в яких ми торгуємо безакцизним алкоголем. У цьому випадку ми зобов'язані на кожну торгову точку придбати окрему Jacarta та КЕП для роботи з ЄДАІС та підтвердження ТТН. Для підтвердження накладних у кожному магазині має бути ПК зі спеціальною програмою чи каса Viki, а також доступ до інтернету. Вибір способу ведення журналу залежить від бажання автоматизувати роботу магазинів мережі або обійтися без автоматизації, але про ведення журналу краще забути.

Якщо вам подобається вести облік у зошиті або Excel і ви хочете отримати оптимальне за ціною рішення - встановіть у кожній точці по касі Viki, до неї підключіть Jacarta та інтернет. Після цього на касі кожного магазину ви зможете продавати будь-які товари, вести журнал та підтверджувати накладні у ЄДАІС.
Якщо вам подобається ідея керувати цінами, матрицею товарів, знижками, залишками з одного місця, а в кожному магазині по кілька кас або магазинів більше п'яти, то вам потрібна автоматизація. Вона полегшить управління мережею та підвищить рентабельність кожного магазину окремо. Для автоматизації окрім каси Viki та інтернету, потрібна спеціальна товарооблікова програма, наприклад, «Даліон: Управління магазином». У ній товарознавці та інші співробітники відображатимуть господарське життя магазину. Накладні також краще підтверджувати в програмі, а журнал вести засобами ЄДАІС за допомогою каси Viki. Об'єднання магазинів у віртуальну мережу полегшить роботу та обслуговування.

ТОВ, пиво та алкоголь, один або кілька магазинів

Підприємствам торгівлі потрібно відображати у системі ЄДАІС не лише закупівлю партії товару, а й продажу кожної пляшки. Для кожної точки потрібна спеціальна каса, до якої можна підключити Jacarta, 2D-сканер. У магазин потрібно провести інтернет, щоб відправляти до ЄДАІСу дані про кожну продану одиницю алкоголю. В результаті в магазині з'являється повний набір засобів для ведення алкогольного журналу засобами ЄДАІВ.

ТОВ із алкогольним асортиментом краще вести журнал засобами системи ЄДАІС.
Залежно від потреб підприємство торгівлі може вибрати: відправляти та приймати накладні для кожного магазину окремо або через єдину мережу з керуванням у товарообліковій системі.
Якщо ви колись думали про автоматизацію торгівлі, то зараз найкращий момент, щоб зробити це. Під час підключення до ЄДАІС ви виконаєте більшість кроків, необхідних для автоматизації.

ТОВ для алкоголю, ІП для пива, один чи кілька магазинів

Оптимальний варіант - автоматизація обліку вмагазин. Для цього потрібна спеціальна товарооблікова програма, наприклад, «Даліон». У ній вестиметься облік обох організацій та підтвердження накладних.
Для скорочення витрат встановіть у магазині спеціальну касу Viki Start із двома пристроями друку: фіскальним реєстратором для ТОВ та принтером ЕНВД для ІП.
ТОВ веде журнал засобами ЄДАІС, відображаючи факт продажу кожної пляшки у системі ЄДАІС через касу Viki Start. ІП формує журнал автоматично за допомогою товарооблікової програми.
Якщо магазинів кілька, їх краще об'єднати через інтернет в єдину мережу для зручності та безпечного обслуговування.

Якщо ви наважилися вести журнал вручну

Нумерація записів у журналі має бути наскрізною у всьому журналі. Кожен новий день нумерація має тривати.

Операції повернення від роздрібних покупців потрібно відображати в журналі з негативним знаком. Його враховують під час заповнення підсумків продажу за день. Нічого страшного, якщо за якийсь день сумуючий підсумок із продажу через повернення стане негативним.

При внесенні запису потрібно заповнювати графи з найменуванням, кодом виду алкогольної продукції, ємністю тари, кількістю. Для прискорення процесу якісь поля цього журналу можна заповнювати не під час продажу, а трохи пізніше — до таких полів відноситься код виду продукції та ємність.

Одним із способів заповнення журналу вручну вважається щоденна інвентаризація. У цьому випадку продавець заповнює журнал наприкінці дня після закриття магазину на підставі порівняння залишків на початок та кінець дня у розрізі кожного найменування товару.

Пояснення щодо автоматичного ведення журналу

На касах Viki моделей Mini, Tower та Classic журнал формується у вигляді таблиці Excel, її полякасова програма Start автоматично заповнюється. Після збереження файл з журналом можна відкрити в Excel на будь-якому комп'ютері і роздрукувати.

Журнал можна сформувати за будь-який період роботи магазину – хоч за день, хоч за рік. Файл легко завантажити на флешку або по мережі.

Для ведення журналу на касі, у базі даних має бути інформація про товари: назву, штриховий код, код виду алкогольної продукції, обсяг, тощо. Каса Viki автоматично отримує ці дані із системи ЄДАІС під час підтвердження накладних. Якщо алкоголь було придбано до підключення магазину до ЄДАІС, його можна продати на касі із занесенням запису до журналу. Для цього достатньо заповнити просту таблицю з інформацією про товари та завантажити її в касу за допомогою флешки чи мережі.