Від Інтранету до Цифрового Робочого Місця, SavePearlHarbor
Ще одна копія хабора
Від Інтранету до Цифрового Робочого Місця
* переклад статті Carwin Heierman, оригінал знаходитьсяпро посилання
Сьогодні Інтранет є ключовим активом для компанії та її партнерів, клієнтів та постачальників. Тут використовуються гнучкі програми, що настроюються, і бізнес-процеси. Це центр павутиння, що включає обмін знанням, вертикальні комунікації, додатки та документообіг. Сучасною стратегією компанії вже стає не сам розвиток інтранету, а побудова цифрового робочого місця, що дозволяє з однієї точки взаємодіяти з різними системами, співробітниками та компаніями.
Від старого до нового та від традицій до інновацій
Інтранет у багатьох компаніях відіграє не зовсім ті функції, які закладалися в нього спочатку, в даний час виникає необхідність переосмислення завдань, які повинні вирішуватися інтранетом для досягнення бізнес-вигоди, наприклад:
Деякі компанії використовують Інтранет як систему управління документами. Для її трансформації вам буде потрібна згода всього керівництва компанії.
У деяких компаній настільки бідний і незручний інтерфейс їхнього інтранету, що його використання залишається на вкрай низькому рівні. Будьте готові розробити проект зі зміни дизайну, функцій та освоєння системи користувачем з нуля.
У деяких компаній немає жодної «культури взаємодії». Найчастіше вони користуються електронним листуванням та традиційними додатками. У такому разі необхідно продумати систему керування змінами та залучення користувачів.
Ваш Інтранет у глобальній перспективі
Малюнок вище ілюструє чотири рівні: Традиційнийінтранет, Соціальний шар, Спільна робота, Інтегровані Бізнес-Додатки, Бізнес-Ценность
Традиційний інтранет:Голос компанії та канал новин. Це класичний спосіб доведення інформації до працівників.
Соціальний шар:Соціальні елементи, які працівники вже використовують поза офісом: мітки, лайки, профілі, стрічки новин, обговорення і т.д.
Спільна робота:Управління відділами або проектами через спільноти. Кожна спільнота має свої рівні безпеки, так само як і кожного користувача – свої права доступу. Там, де це необхідно, можна відкрити доступ до зовнішніх користувачів. Кожен проект чи департамент має свою спільноту.
Додатки:Найчастіше саме цей елемент має найбільший вплив на продуктивність. Невеликі «розумні» та вкрай гнучкі програми для підтримки бізнесу повинні використовуватися в контексті спільнот. Прикладами додатків можуть бути: управління документами, план заходів, проект, хелпдеск, блог, форум, чат і т.д.
Ключові функціональні можливості та процеси для оновлення будь-якого Інтранету
Інтранет – це досвід користувача!
У наші дні важко ігнорувати необхідність у чудовому інтерфейсі. Поєднуючи широкі функціональні можливості, мобільну стратегію та зручний інтерфейс, шанси успішного освоєння системи суттєво збільшуються. Інструменти та процеси, які виглядають «недостатньо добре» або надто складні для роботи, просто опускаються. Варто відзначити, що чудовий інтерфейс – це важливий елемент успіху проекту. Він призводить до питання про вибір якісного та надійного постачальника, оскільки вам знадобляться:
Можливості для спільної роботи (прості, без застосування надзусиль з навчаннякористувачів)
Соціальні функціональні можливості (що забезпечують більш якісну та швидку взаємодію між співробітниками)
Сумісність з мобільними пристроями (система повинні працювати на будь-якому пристрої з будь-яким браузером)
Відмінний інтерфейс користувача (він повинен бути інтуїтивно зрозумілим і не вимагати нескінченних доробок)
І це підводить нас до наступної теми.
Але я маю SharePoint, так що в мене всього вистачає…
SharePoint – досить поширене рішення для багатьох компаній. На папері воно, звичайно, задовольняє всі вимоги з точки зору IT. Але в реальних вимогах бізнесу воно часто не відповідає (див. пункти раніше). На жаль, SharePoint часто не йде далі звичайного файлового сховища (другий із перерахованих раніше рівнів). Є також величезна різниця між SharePoint у коробковій та хмарній версіях. Причому перехід із коробкової в хмарну версію найчастіше пов'язаний із багатьма труднощами. Якщо у вас вже є одна бізнес-логіка в корпоративному SharePoint, вона, ймовірно, не підійде до SharePoint Online. Ті, хто має Office 365, часто працюють переважно зі старою доброю електронною поштою. Знайоме висловлювання «нікого не звільнять за придбання товарів Microsoft» забезпечує певний рівень комфорту для придбання т.зв. лідируючих на ринку продуктів. Слід пам'ятати, що багато проектів створення SharePoint порталів на практиці не відповідають спочатку поставленим бізнес-вимогам.
Прикладом цього може бути звіт The Global Community of Information Professionals (AIIM) під назвою The SharePoint Puzzle. Цей звіт свідчить про те, що лише у 28% компаній SharePoint використовують усі співробітники, що демонструє справжнійпровал у освоєнні системи користувачами. Однак SharePoint досить популярний серед консультантів та великих інтеграторів. Це цілком зрозуміло, оскільки за рекомендацією самого Microsoft, на кожний рубль ліцензійних відрахувань на впровадження порталу SharePoint потрібно вісім.
Час виходу на ринок із SharePoint також є проблемою через тривалі цикли доопрацювання (дивіться оцінку витрат Gartner наведену нижче). Однак незалежно від того, який інструмент ви використовуєте, у нього має бути зручний інтерфейс та потрібні функції, щоб бізнес зміг його засвоїти та використати повною мірою. Крім того, відділ IT та відділ внутрішніх комунікацій іноді хочуть досягти різних цілей, але їм потрібне одне рішення. Як згадувалося раніше, ваш сьогоднішній Інтранет має пройти трансформацію до Цифрового Робочого Місця. Швидкість цього процесу залежить від багатьох чинників, у тому числі найважливішим є культура компанії. Переконайтеся, що майбутні зміни можливі і що вони є економічно ефективними.
Деякі вартісні приклади від Gartner
Рекомендації Gartner
«Розгляньте (хоча б на початковому етапі) прості та сприятливі варіанти реалізації, які покладаються більше на хмарні рішення, ніж на індивідуальне доопрацювання, щоб зберегти початкові одноразові витрати між $50 і $100 на одного користувача; ретельно досліджуйте будь-які відхилення від цього».
Будьте готові до змін, які рано чи пізно будуть потрібні:
Від коробкового рішення до хмари принаймні частково;
Рух від культури Інтранету до Цифрового Робочого Місця;
Різноманітність бізнес-процесів, що пропонуються в магазині додатків;
Переміщення фокусу від соціалізації компанії досоціалізації додатків та бізнес-процесів.
На малюнку нижче можна побачити напрямки цієї трансформації
Ваш Інтранет повинен мати широкий набір функціональних можливостей
- Доступ до стандартного порталу (наприклад, через технологію Single Sign-On)
- Зовнішній вигляд та зручність використання
- Релевантний пошук
- Таргетований контент
- Персоналізований контент
- Профіль співробітника
- Пошук співробітників
- Спільні робочі області, спільноти чи групи
- Опитування (для «пожвавлення» та залучення користувачів)
- Звіти щодо використання
- Комплект з розробки програмного забезпечення для побудови власних додатків
- Віджети (для персоналізації порталу)
- Центр повідомлень
- Стрічка новин Twitter (або внутрішній інформаційний потік, наприклад, SAP або інша система)
- Гарячі клавіші (допомагають користувачам у щоденній роботі)
- Безліч способів відображення інформації
- Безпечне створення спільнот
- Управління знаннями
- Робота з документами
- Широкі налаштування безпеки
- Повноцінний Магазин додатків
Привабливий та прагматичний Інтранет
Управління контентом та «успадкованими» системами
Вам обов'язково буде потрібна бездоганна система документообігу, яка може бути використана на індивідуальній або, що більш розумно, на колективній основі. Підключіть інші платформи до свого Інтернету. Ви можете вибрати, як керувати його використанням (наприклад, відкрити доступ тільки до читання документа). Переконайтеся, що ви можете запропонувати бізнесу нові технології без ризику втрати звичних даних.
Залученнякористувачів та комунікації
Інтеграція
Забезпечте інтеграцію всередині Інтранету, так само як і всередині зон взаємодії (наприклад, у спільнотах та групах). Вважається, що основним кандидатом для інтеграції є SAP. Направте потік інформації з SAP в Інтранет, що розробляється. Поінформуйте бізнес-користувачів. Дозвольте користувачам отримати прямий доступ до таких успадкованих систем, як SAP або OpenText. Інтеграція більшою мірою полягає у доведенні інформаційного потоку до кінцевого користувача. Вона також дозволяє об'єднати існуючі програми до магазину програм Інтранета. Важливо розуміти, що належна інтеграція одна із елементів успіху всього підприємства.
Куди рухатись?
Ніколи не заплющуйте очі на приховані витрати. Насправді вони є і більш того – вкрай високі.
Не потрібно постійно "допилювати" інтерфейс Інтранет силами інтеграторів. Спробуйте знайти готові хмарні програми.
Шукайте невеликих постачальників – вони швидше принесуть інновації.