Відділ супроводу договорів ДМС та кадрова служба обмін документами
"Кадровик. Кадрове діловодство", 2009, N 12
ВІДДІЛ СУПРОВІД ДОГОВОРІВ ДМС І КАДРОВА СЛУЖБА: ОБМІН ДОКУМЕНТАМИ
У статті розглядається супровід договорів добровільного медичного страхування з точки зору організації діяльності спеціалізованого відділу та супутнього документообігу.
Застрахували працівників. Як взаємодіяти згодом?
Витрати, пов'язані з невиходом співробітника працювати
│Витрати на лікування.│
│ Зарплата під час │
У зв'язку з цим необхідно приділити особливу увагу тому, що не вимагає з боку страховиків особливих витрат, але безпосередньо впливає на якість послуг, що надаються, та на задоволеність з боку споживачів страхових послуг, а саме чіткої організації роботи відділів супроводу договорів. Відділи супроводу договорів особистого страхування є здебільшого основним інтерфейсом взаємодії у схемі "страховик - страхувальник - застрахований - ЛПЗ".
Завдання та повноваження відділів супроводу
Основними завданнями відділів супроводу договорів ДМС є:
- консультування HR-менеджерів (та інших представників страхувальників) та застрахованих за діючими в рамках договору страхування та іншими існуючими програмами добровільного медичного страхування, вирішення адміністративних питань, оперативне врегулювання проблем;
- відстеження та оформлення руху застрахованих (відкріплення та прикріплення) у період дії договору страхування, оформлення додаткових угод;
- відстеження фінансового стану чинного договору: оформлення рахунків відповідно до графіка платежів за договором страхування,відстеження приходу платежів тощо;
- консультування та оформлення сліпів для посольств зі страхування тих, хто виїжджає за кордон, для застрахованих за ДМС.
Як правило, відділи супроводу договорів провадять свою діяльність у взаємодії з відділом продажів продуктів особистого страхування, медичним пультом, відділом розвитку, відділом медико-економічної експертизи.
На підставі цих завдань та з урахуванням взаємодії з профільними підрозділами має бути розроблено положення про відділ супроводу договорів ДМС. Це є одним із факторів подолання ризику збою бізнес-процесів, в результаті реалізації якого можуть виникати випадки обслуговування в ЛПЗ відкріплених застрахованих, несвоєчасного спрямування до ЛПЗ гарантійних листів тощо, що, у свою чергу, негативно позначається на рівні задоволеності споживачів страхових. послуг.
Також важливим моментом є чітке розмежування зон відповідальності у межах відділу та розуміння кожним працівником своїх функцій. І тому необхідно затвердити посадові інструкції працівника відділу супроводу договорів ДМС. Типову посадову інструкцію наведено в дод. 1.
Окремим є питання стандартизації, починаючи від затвердження єдиного пакету нормативно-довідкової інформації (профілі медичної допомоги, довідник спеціальностей тощо) та закінчуючи уніфікацією пакета регламентної звітності ЛПЗ та порядку проведення медико-економічної експертизи. Стандартизація дозволить суттєво оптимізувати витрати всіх учасників взаємодії на інформаційне забезпечення, призведе до скорочення форм звітності. У перспективі весь документообіг має бути автоматизований на базі web-рішень. Нині використовується переважно паперовий документообіг.Тим не менш, страховикам під силу за рахунок використання спрощених форм і шаблонів, а також за рахунок підготовки цих документів з використанням операційних систем обліку договорів страхування економити власні трудовитрати на підготовку та обробку документів.
Наприклад, форми документів, що направляються в ЛПЗ, про список клієнтів, що підлягають прикріпленню (за формою дод. 2), формуються автоматично після врахування договорів у системі. Неважко бачити, що якщо в процесі дії договору ДМС список застрахованих змінюється і потрібно оформлення заявок на відкріплення/прикріплення застрахованих, то трудовитрати на ручне формування цього документа будуть набагато трудомісткішими. Фактично з використанням системи можуть готуватись будь-які встановлені договором ДМС форми документів, у т. ч. гарантійні листи (типова форма гарантійного листа наведена у додатку 3), до медичних установ, які мають бути роздруковані на бланку страхової організації.
Аналогічна ситуація з формами документів, що надходять страховику, від страхувальника про зміну списку застрахованих (або про зміну програм страхування). Встановлена в документообігу типова форма документа (додаток 4) дозволяє заощаджувати трудовитрати страховика на введення інформації до автоматизованої системи супроводу договорів ДМС.
Насамкінець варто зазначити, що чітка організація діяльності відділів супроводу договорів ДМС та збудований документообіг дозволяють керувати задоволеністю споживачів страхових послуг, а також знижувати трудовитрати в рамках здійснення цього виду діяльності.
"__" ____________ 200_ р.
Типова посадова інструкція
головного спеціаліста відділу супроводу договорів ДМС
Відділсупроводу договорів добровільного соціального страхування.
- Адміністративне та функціональне підпорядкування ______________ (далі за текстом – керівництво).
- оформлення договорів страхування ДМС, обробка рахунків на оплату.
- Підготовка замовлень на виготовлення пластикових карток.
- забезпечення своєчасного, повного та коректного обліку в базі даних інформації за договорами ДМС.
- Консультування клієнтів щодо страхових програм.
Основні обов'язки та сфери відповідальності:
Оформлення та супровід договорів ДМС:
1. Підготовка договору страхування відповідно до заяви на страхування та обраної програми страхування.
2. Підготовка списків клієнтів, які підлягають прикріпленню до лікувально-профілактичних установ.
3. Оформлення замовлення виготовлення пластикових карт.
4. Обробка рахунків за надання медичних послуг, підготовка документів на здійснення взаєморозрахунків із ЛПЗ.
5. Розрахунок та звірка комісійної винагороди за договором страхування.
6. Участь у розробці та впровадженні процедур, що впливають на організацію операційного обліку у Товаристві/Філії.
7. Участь у розробці та впровадженні нормативних документів, адаптованих для працівників, які виконують функції операційного обліку.
8. Контроль та оформлення продовження договору страхування.
Організація обліку інформації у базі даних та контрольних процедур:
1. Організація та контроль своєчасного та якісного здійснення регулярної звірки даних операційного та бухгалтерського обліку.
2. Забезпечення та контроль своєчасного та коректного розрахунку резервів відповідно до чинних методичних документів з використанням існуючої операційної системи.
3. Забезпечення та контроль коректності розрахунку комісійної винагороди працівниками операційних підрозділів відповідно до чинних методичних документів.
1. Якісне та своєчасне виконання доручень керівництва, виконання обов'язків, покладених на нього наказами, розпорядженнями та іншими нормативними актами Компанії, а також цією посадовою інструкцією.
2. Збереження первинних страхових документів.
3. Збереження конфіденційної інформації та відомостей, що становлять комерційну таємницю Філії/Товариства.
4. Негайне інформування керівництва про всі випадки повної або часткової втрати, а також псування первинних страхових документів; некоректної роботи програмного забезпечення та інших форс-мажорних ситуаціях, що призводять до неможливості виконання функцій, покладених на нього наказами, розпорядженнями та іншими нормативними актами Компанії, а також цією посадовою інструкцією.
5. За достовірність та своєчасність наданої інформації та звітності.
1. Запитувати та отримувати від співробітників профільних структурних підрозділів необхідні документи, вимагати їх належного оформлення, доводити до відома безпосереднього керівника про випадки недобросовісного/неналежного/невчасного оформлення/виправлення документів або виконання процедур, що впливають на можливість коректного здійснення операційного обліку, що приймаються до операцій , а також вимагати іншу інформацію в межах своїх сфер відповідальності.
2. Доводити до відома безпосереднього керівника пропозиції щодо покращення організації та ведення супроводу договорів ДМС, вимагати вжиття заходів з боку безпосереднього керівника щодо сприяння в усуненніперешкод до ведення належного виконання функцій, покладених на нього наказами, розпорядженнями та іншими нормативними актами Компанії, а також цією посадовою інструкцією.
3. Приймати рішення у межах своїх сфер ответственности.
Посадові специфікації (кваліфікаційні вимоги):
- освіта незакінчена вища/вища професійна;
- досвід роботи не менше 1 року в області, пов'язаної з діловодством та/або документообігом, або досвід роботи із супроводу договорів особистого страхування.
- методів обробки інформації із застосуванням сучасних технічних засобів, комунікацій та зв'язку, обчислювальної техніки;
- основ обліково-операційної роботи.
- розроблення нормативних документів, оформлення встановлених форм документів;
- обробки інформації із застосуванням сучасних технічних засобів, комунікацій та зв'язку, обчислювальної техніки.
- правил та норм охорони праці;
- основ діловодства та документообігу.
З посадовою інструкцією ознайомлений(а):
_________________________ _____________ _______________________
(працівник, посада) (підпис) (ініціали, прізвище)
___________________________ _____________ _______________________
(керівник підрозділу (підпис) (ініціали, прізвище)
по роботі з персоналом,
___________________________ _____________ _______________________
(керівник юридичного (підпис) (ініціали, прізвище)
Додаток до листа N
Список клієнтів _______________________, представлених