Види документів та їх нумерація (FI Спеціальні регістри)
Види документів та їх нумерація
При введенні документа Ви повинні також ввести вид документа, який визначає, чи є нумерація документів зовнішньою (визначеною користувачем) чи внутрішньою (визначеною системою).
Вид документа групує документи, які обробляються однаково. У системі FI-SL види документа визначають:
- Чи зберігається документ як дані планування чи фактичні дані.
- Які поля валют відображаються на екранах введення документа.
Визначаючи поля валют для виду документа, Ви визначаєте:
- Тип валюти для цього виду документа (валюта транзакції, другого та/або третього типу)
- Спосіб проведення типів валют для цього виду документа (наприклад, якщо для цього виду документа тип “валюта транзакції” не визначений, можна ввести знак = з валюти транзакції до місцевої валюти, і тоді валюта транзакції буде проводитись у тій же валюті, що й місцева валюта ).
- Які типи валют можуть бути проведені до бази даних для конкретного виду документа.
Якщо для вибраного Вами виду документа необхідно вводити номер документа і якщо необхідно, щоб документ сальдувався, слід ввести дійсний номер документа, а документ повинен сальдуватися. Здійснювані Вами записи дійсні лише у разі їхнього збігу з видом документа.
Система FI-SL поставляється з двома видами документів:
- AO: введення документа з фактичними даними
- PO:введення документа з даними плану
Можна підтримувати види документів, що поставляються, і створювати нові при Налаштуванні,Спеціальні регістри.Більш детальна інформація про визначення видів документів міститься в операціїВедення дозволених видів документів(Фактичне проведення) у Посібнику з впровадження системи (IMG), Сспеціальні регістри.
До даних, які можна ввести в системі FI-SL, належать:
- Фактичні:Введення фактичної документації пояснює, як вводити фактичні дані в систему FI-SL.
- Планові:Введення планових значень пояснює, як вводити планові дані в систему FI-SL.
- Фактичні та планові розкладки
- Фактичні та планові розподіли
Видом документа визначається метод нумерації документів. Під час впровадження системи кожен вид документа було надано певному діапазону номерів. Для кожного діапазону номерів та відповідного виду документів можна визначити, чи нумеруватимуться документи системою або користувачем. Також можна визначити дійсний інтервал номерів документів.
Так, для документа виду AO можна встановити дійсний інтервал номерів від 500000 до 600000, а також ручне введення нумерації.
Одному й тому діапазону номерів можна присвоїти кілька видів документа.
Дійсними повинні бути як визначені системою, так і користувачем номера документа. Дійсним є такий номер, який ще не був використаний та знаходиться у дійсному інтервалі номерів. Коли номер документа надається системою, дійсні номери надаються по порядку. При ручному введенні номера єдиною вимогою є те, щоб він був дійсним. При цьому він не обов'язково має йти по порядку.
При визначенні інтервалів номерів для локального та глобального регістрів Ви визначаєте інтервали для конкретноїлокальної/глобальної компанії. Можна також задати інтервали номерів для певного року (років).
Наша рекомендація полягає в тому, що для номера документа краще використовувати діапазон номерів, не залежний від року. Наприклад, необхідно використовувати незалежний від року діапазон номерів, якщо Ви використовуєте варіант фінансового року, початок якого припадає на середину року.
Більш детальна інформація про присвоєння інтервалів номерів локальним та глобальним компаніям міститься в операціїДіапазони номерів(Фактична проводка) у Посібнику з впровадження системи (IMG),Спеціальні регістри.