Відповідальність секретаря - Управління персоналом
Автор: Наталія Пластініна
Усі ми звикли до того, що можемо довірити відправлення та отримання документів секретареві. Однак і він є лише людиною і ніщо людське їй не чуже. Що робити, якщо секретар втратив документи? Як на нього впливати і чи варто провина звільнення? На ці та інші питання спробуємо відповісти у запропонованій статті.
Секретар за своєю природою є службовцем, який відає діловодством організації. Один із найважливіших обов'язків секретаря — прийом, реєстрація та відправлення як документів організації-роботодавця, так і документів, що надходять ззовні від сторонніх організацій. Через секретаря проходять документи різного значення. Розглянемо нестандартну ситуацію, коли документи було втрачено секретарем. Чи відповідає секретар за їх збереження і яку відповідальність?
Як показує практика, вид відповідальності та заходи на секретаря насамперед залежать від того, які саме документи були втрачені, чи є можливість відновлення цих документів.
Втрачено документи власної організації
І тут можливість відновлення даних документів наближена до 100 %. Тобто роботодавець лише витратить зайвий час на їхню повторну підготовку. Однак тут є низка небезпек:
— можливість розголошення комерційної таємниці. Але ймовірність цього, у разі, трохи більше половини зі 100 %. Якщо документи, що становлять таємницю, були випадково викинуті в кошик для сміття, то не обов'язково вони стануть здобиччю конкурентів. Якщо ж документи, що становлять таємницю, були втрачені в інший спосіб (наприклад, за рахунок незабезпечення із безпеки, вони могли стати видобутком випадкового відвідувача), тоймовірність настання негативних наслідків збільшується у кілька разів;
- можливість розголошення персональних даних. Досить часто, особливо в організаціях з малим чисельним складом, саме на секретаря покладаються обов'язки з ведення кадрового та військового обліку. У цьому випадку посадовою інструкцією секретаря, як правило, передбачається обов'язок щодо забезпечення зберігання особових справ працівників, за винятком доступу третіх осіб, а також здійснення архівування особових справ звільнених співробітників;
— можливість створення негативних наслідків для працівників підприємства у теперішньому та майбутньому часі. Йдеться втрати документів особового справи, трудових книжок. Відсутність зазначених документів у подальшому може негативно позначитися на оформленні пенсії колишніми співробітниками або на оформленні інших видів документів, для яких потрібне подання копії трудової книжки, наказу про прийом та інші документи особистої справи працівника. Втрата даних документів у більшості випадків все ж таки не фатальна: документи можна поступово відновити. Проте створення проблем і підприємствам, і його працівників (нинішніх чи минулих) не завдання й мета роботи секретаря. Це серйозна провина.
Заходи впливу:
1) покарання відповідно до ст. 192 ТК Україна без звільнення. Для застосування покарання за розголошення службової, комерційної таємниці крім дотримання процедури притягнення до дисциплінарної відповідальності повинні бути жорсткі підстави для покарання:
- Наявність вказівки в посадовій інструкції на обов'язок секретаря забезпечити збереження таких відомостей;
— ознайомлення секретаря під розпис із «Положенням про комерційну таємницю», з «Положенням про персональні дані на підприємстві» та іншимилокальними актами, що закріплюють особливий режим охорони та передачі певних відомостей усередині самої організації та при спілкуванні з сторонніми організаціями;
- Встановлення службовою перевіркою наявності винних дій (бездіяльності) з боку секретаря, які призвели до втрати документів;
- Негативні наслідки втрати документів;
- Відповідність застосованого стягнення тяжкості провини.
Інакше застосоване покарання може бути оскаржене як таке, що не має підстав для застосування.
Втрачено документи сторонньої організації
Заходи впливу:
Втрачено документи перевіряючого та іншого органу, що володіє владою та повноваженнями (постанови, акти перевірок тощо).
Найнебезпечніший вид втрати документів із усіх перелічених вище. По-перше, прохання про повторне відновлення втрачених документів перевіряючого органу може бути оцінено і як прагнення навмисного позбавлення даних документів з метою уникнути відповідальності та/або затягнути процес застосування адміністративних заходів впливу. Так, наприклад, втрачене розпорядження органу пожежного нагляду, що надійшло в офіційному порядку, зовсім не скасовує необхідність здійснення дій щодо усунення виявлених порушень. А втрата самого розпорядження цілком обґрунтовано може бути розцінена як небажання підприємства виконувати розпорядження. Чи вдасться конкретному керівнику переконати керівництво перевіряючого органу в ненавмисній випадковій втраті документів чи ні — цілком залежить від красномовства та харизми керівника секретаря, який втратив такі важливі документи. Крім того, у кожному приписі органу, що перевіряє, встановлюється строк для усунення тих чи інших виявлених порушень. Цілком можливо, що протягом періоду пошуку втраченихдокументів та їх поновлення в органі, що перевіряє, даний термін може закінчитися. Неусунення порушень у строк може спричинити негайне притягнення посадових осіб підприємства чи саме підприємство як юридичну особу до адміністративної відповідальності.
Деякі інші документи перевіряючих органів передбачають обмежений термін для розгляду та оскарження чи складання протоколу розбіжностей. Наприклад, акти перевірок податкових органів, Центрального банку РФ, протоколи про адміністративні правопорушення та ін. Інші документи вимагають виконання певних дій в обмежений термін. Наприклад, отримання позовної заяви підприємством вимагає складання відкликання, забезпечення явки представника до суду, надання документів, які запитують судом. Невиконання даних дій може спричинити як винесення судом приватного ухвали, так і винесення судового акта (що не відповідає інтересам підприємства), винесеного тільки на підставі поданих позивачем доказів.
Особливо небезпечною є втрата документів бухгалтерського обліку. Так, наприклад, за втрату або неподання документів, первинних документів організація може бути притягнута до відповідальності у вигляді штрафних санкцій, встановлених НК Україна (наприклад, 200 рублів за кожний ненаданий документ у ході податкової перевірки (п. 1 ст. 126 НК РФ) або 10 000 рублів при втраті документації за податковий період тощо. буд.). Крім того, відповідно до ст. 15.11 КоАП Україна грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку або подання бухгалтерської звітності внаслідок втрати секретарем документів бухгалтерії може вилитися для керівника та головного бухгалтера у штраф у 2–3 тисячі рублів.
У будь-якому випадку втрата документів перевіряючих та інших, які мають певнувладою та повноваженнями органів тягне за собою найбільші ризики для підприємства.
Заходи впливу:
1) застосувати один із видів покарання, передбачених ст. 192 ТК України. Звільнення як дисциплінарне стягнення можна застосувати лише за п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК Україна (за неодноразове невиконання посадових обов'язків) лише у разі наявності неодноразовості порушень. В іншому випадку, навіть з огляду на всю тяжкість наслідків, що настали або можуть наступити через втрату секретарем документів органу, що перевіряє, інших підстав для застосування звільнення з ініціативи роботодавця немає. А звільнення без підстав завжди загрожує судовою суперечкою із звільненим працівником.
Що робити?
1. Спробувати поновити втрачені документи. Найчастіше це реально, особливо якщо втрачені документи своєї організації. У разі втрати документів сторонньої організації — бізнес-партнера — відновлення документів також найчастіше можливе шляхом звернення в організацію — джерело інформації. Усі ми люди, але зовсім не обов'язково третій особі знати про недбалість власного секретаря. При зверненні з проханням повторного направлення документів (матеріалів) можна повідомити просто про сильне пошкодження документів в результаті пересилання або випадкового впливу сторонніх явищ/предметів (поломка кулера в офісі, що призвела до невеликого затоплення; зберігання документів на світлі, внаслідок чого деякі з них вицвіли). Будь-яка більш-менш правдоподібна причина, про яку повідомлено контрагенту, може легко вирішити проблему відновлення документів з контрагентом організації.
2. Застосувати заходи впливу до винної у втраті документів особі, чи то секретар чи інша посадова особа.
3. Зафіксуватидеталізацію проходження документообігу у створенні шляхом прийняття локальних актів з діловодству. Ознайомити всіх співробітників із цими актами. Внести уточнюючі положення посадову інструкцію секретаря.
1. Втрата документів секретарем з формальної погляду не фатальна: в більшості випадків їх можна відновити.
2. Негативні наслідки можуть бути дуже серйозними, що загрожують роботодавцю і судовими суперечками, і штрафами адміністративних органів, і втратою довіри з боку ділових партнерів та ін А можуть не наступити і зовсім.
3. Звільняти недбайливого секретаря треба «з розумом» та обережністю. Якщо є підстави, дотримані всі терміни, процедури – звільняйте з відповідної основи. Якщо хоч однієї зі складових немає, ризикувати не варто. Хоча рівень ризику оцінює кожен керівник по-своєму, залежно від обставин справи та особи секретаря.
4. Суперечки між роботодавцем та звільненим секретарем зустрічаються у судовій практиці рідко, що зовсім не дає підстави зробити однозначний висновок про лояльність усіх секретарів до роботодавців. Цілком можливо, що за разову втрату документів роботодавець або не карає секретаря зовсім, або сам, володіючи часткою лояльності, дозволяє піти йому «за власним бажанням».
6. Негативні наслідки, що настали внаслідок втрати секретарем важливих документів, не зможуть лягти в основу доказу заподіяння секретарем підприємству матеріальних збитків через практичні труднощі у доведенні причинно-наслідкового зв'язку між провиною та наслідками.
7. Рішення про розлучення із секретарем приймає керівник з урахуванням конкретних обставин справи. Однак не слід забувати зауваження досвідчених керівників: помилка недбалості різна. Принеповажному ставленні секретаря до своїх обов'язків варто задуматися: «А чи не розумніше справді секретаря поміняти, ніж весь час перевіряти його і перебувати під дамокловим мечем негативних наслідків?»
*Наталія Пластиніна, практикуючий юрист з 15-річним досвідом роботи, у тому числі як складового — у галузі кадрового діловодства.