Відпускні як нарахувати та врахувати
Нараховуємо: використовуємо два підходи
Часто бухгалтерії доводиться мати справу з відпустками, що переходять: починаються в одному місяці, а закінчуються в іншому. Як бути з нарахуванням відпускних у цьому випадку? У вас єдва варіанти:
1) всю суму перехідних відпускних підприємство може нарахувати у тому місяці, у якому її виплачує;
2) відпускні можна нарахувати частинами - окремо кожного місяця, на який припадають календарні дні відпустки.
Нам більше до вподоби другий варіант, тому що він відповідає вимогамп.п. 1.6.1 Інструкції №5*. Хоча на практиці бухгалтери застосовують обидва. Від цього і відштовхуватимемося далі.
Цейпідпунктвказує на те, що суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. До того ж, такий варіант нарахування спрощує оподаткування відпускних.
Обкладаємо відпускні ПДФО, ПС та ЄСВ
ПДФО.Оплата за час відпустки відноситься до фонду оплати праці (див.абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ,п.п 2.2.12 Інструкції № 5). А доходи у вигляді заробітної плати, як встановлює пп. 164.2.1 ПКУ , включаються до загального оподатковуваного доходу фізособи.
Ставка ПДФО — 18 %. Зарплатна сутність відпускних зобов'язує застосовувати до них ті ж ПДФО-правила, що і до самої заробітної плати:
-по-перше, суму відпускних враховуйте при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на отримання ПСП. При цьому перехідні відпускні, якщо ви нараховуєте їх наперед (див. вище перший варіант), відносите до місяців, за які вони нараховані;
-в-других, об'єкт оподаткування ПДФО при нарахуванні відпускних зменшуйте на суму ПСП (за наявності права на неї) (п. 164.6 ПКУ);
—по-третє, суму нарахованих та виплачених відпускних у складі заробітної плати, а також утриманий та сплачений з такого доходу ПДФО відображайте у розділі I ф. № 1ДФз ознакою доходу «101».
Важливо! Відпускні мають бути виплачені за 3 дні до початку відпустки. Тобто, як правило, спочатку йде виплата (по суті, авансом), а потім нарахування відпускних та зарплати. Якщо так, то поки немає нарахування, ставку ПДФО застосовуємо до розрахованої суми відпускних, не зменшуючи її на ПСП. Адже уп. 164.6 ПКУйдеться пронарахований прибуток.
ВС.Паралельно з ПДФО з відпускних утримайте ще й ПС (див.п.п. 1.7 п. 161підрозділу 10 розд. XX ПКУ). Тільки врахуйте: база оподаткування ЗС може бути іншою, ніж база оподаткування ПДФО. Чому? Тому що доходи у формі зарплати обкладають ВС без вирахування з них ПСП (за наявності права на неї). Нагадуємо: ставка збору – 1,5 %.
Суму нарахованих та виплачених відпускних, а також нарахованого, утриманого та перерахованого ЗС з цього доходу обов'язково покажіть у розділі ІІ ф. № 1ДФ за рядком "Військовий збір".
ЕСВ.Оскільки відпускні включаються до фонду оплати праці відповідно доІнструкції № 5, то входять до бази справляння ЄСВ. Нагадаємо: звичайні підприємства нараховують ЄСВ на відпускні працівників-інвалідів за ставкою 8,41%, на відпускні інших працівників за ставкою 22%. Підприємці застосовують ставку ЄСВ 22% до заробітної плати всіх працівників, у тому числі й тих, кому встановлено інвалідність.
Увага! ЄСВ нараховуйте в межах максимальної величини бази нарахування внеску (ч. 3 ст. 7 Закону про ЄСВ).
Але це ще не все. При нарахуванні відпускних основним працівникам (тим, хто прийнятий із трудовою книжкою) обов'язково враховуйте «залізне» ЄСВ-правило: якщо база нарахування ЄСВ за працівником не перевищує розміру мінімальної зарплати (далі — МЗП), встановленої законом на місяць, за який нараховується зарплата/ дохід, то цей внесок сплачуютьз «мінімалки».
Відбиваємо відпускні в обліку
Бухгалтерський облік.Для оплати працівникам відпусток підприємство створює відповідне забезпечення (резерв відпусток)***.
*** Докладно про те, як резерв відпусток створюють, використовують, враховують та інвентаризують, ви можете прочитати в журналі «Бухгалтер 911», 2016 № 8; 2015, № 51 та 23.
Суму створеного резерву відпусток у бухобліку визнають витратами (абз. 7 п. 13 П(С)БО 11). Відбивають його за кредитом субрахунку 471 у кореспонденції з дебетом рахунків 23, 91, 92, 93 чи 94 (залежно від функціональних обов'язків працівників).
Тобто «відпускний» резерв включають у витрати повністю, не чекаючи, доки він буде використаний.
Роблять це поступово протягом року — у міру нарахування резерву.
При використанні резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за відпустку, що не використовується, а також ЄСВ, нарахованого на ці суми) робіть проводки:
- Дп 471 - Кт 661 "Розрахунки із заробітної плати" - на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку;
Знайте: використовувати резерв можна лише до нульового значення.
Якщо раптом суму відпускних з урахуванням нарахованого ЄСВ повністю покрити за рахунок створеного резерву не вдалося, суму перевищення залежно від місця роботи відпускника включіть у витрати за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 - Кт 661, 651.
А якщо резерввідпусток не створили? Чи можна «відпускні» витрати визнати в періоді їх фактичного здійснення та відобразити в обліку прямим проведенням: Дт 23, 91, 92, 93 або 94 — Кт 661, 651? Такої ситуації краще не допускати, бо податківці у усних роз'ясненнях загрожують зняти «безрезервні» витрати. Краще створіть резерв відпусток заднім числом (про те, як це зробити ми розповідали в № 8 за цей рік).
Що ж до сум утриманих ПДФО і ЗС із суми відпускних, їх відбивайте як завжди: Дп 661 — Кт 641, 642 відповідно.
Податково-прибутковий облік.Забезпечень на оплату відпусток коригування фінрезультату не стосуються. Це видно і з додатку РІ до декларації з податку на прибуток, який не передбачає визначення різниць щодо «відпускних» забезпечень.
Так що з нарахуванням та оплатою відпускних у вас у податково-прибутковому обліку все, як бухоблік прописав.
А ще суми відпускних забезпечень не беруть участі в розрахунку тимчасової різниці з метою визначення сум відстрочених податкових зобов'язань та відстрочених податкових активів.
Закріпимо все вищесказане з прикладу.
Протягом розрахункового періоду працівнику нараховано: заробітну плату — 41150 грн.; відпускні за час попередньої щорічної основної відпустки – 3200 грн.; дивіденди за 2015 рік – 3000 грн.; лікарняні - 2050 грн.
Підприємство нараховує відпускні окремо за кожен місяць, на який припадають дні відпустки. Резерв відпусток створюється відповідно до вимог П(С)БО.
Розрахуємо суму відпускних:
1) визначаємо сумарний заробіток за розрахунковий період з урахуванням положень пп. 3 та4 Порядку № 100****(дивіденди не враховуємо): 41150 + 3200 + 2050 = 46400 (грн.);
2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковомуперіоді, що включаються до розрахунку середньої зарплати: 366 - 11 - 14 = 341 (к. дн.),
де 366 - загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 - кількість святкових та неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;
14 - тривалість відпустки без збереження заробітної плати;
3) визначаємо середньоденний заробіток: 46400 грн. : 341 к. дн. = 136,07 грн.;
4) розраховуємо суму відпускних: 136,07 грн. х 24 к. дн. = 3265,68 грн.,
Тепер визначаємо оподатковуваний дохід працівника:
Як бачимо, у кожному з наведених місяців оподатковуваний дохід не перевищує максимальної величини бази нарахування ЄСВ. При цьому він вищий за МЗП. А отже, ЄСВ стягуємо із фактичної суми заробітної плати та відпускних.
- ЄСВ: 2449,26 грн. х 22%: 100% = 538,84 грн.;
- ПДФО: 2449,26 грн. х 18%: 100% = 440,87 грн.;
- НД: 2449,26 грн. х 1,5%: 100% = 36,74 грн.