Відрядження за кордон оформляємо документи, враховуємо витрати (Луніна О
Особливості направлення співробітника у відрядження за кордоном
Так само як і при направленні у відрядження в межах РФ, співробітникам установ, що направляються у відрядження за кордон, гарантовано збереження місця роботи, середнього заробітку та відшкодування витрат, пов'язаних із відрядженням (ст. 167 ТК РФ).
Направлення працівника у відрядження за межі території України здійснюється за розпорядженням роботодавця без оформлення посвідчення про відрядження, крім випадків відрядження до держав - учасниць СНД, з якими укладено міжурядові угоди. На підставі даних угод у документах для в'їзду та виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетин державного кордону (п. 15 Положення N 749).
У зв'язку із закордонним відрядженням підлягають відшкодуванню витрати, зазначені у ст. 168 ТК РФ:
- Витрати на проїзд;
- Витрати на наймання житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові, польове забезпечення);
- інші витрати, вироблені працівниками з дозволу чи відома роботодавця.
Крім цього, згідно з п. 23 Положення N 749 роботодавець при направленні працівника у відрядження за кордон зобов'язаний відшкодувати:
- Витрати на оформлення закордонного паспорта, візи та інших виїзних документів;
- обов'язкові консульські та аеродромні збори;
- збори за право в'їзду чи транзиту автомобільного транспорту;
- Витрати на оформлення обов'язкового медичного страхування;
- Інші обов'язкові платежі та збори.
Добові за час перебування в дорозі працівника, який прямує у відрядженняза межі території РФ, що виплачуються (п. 17 Положення N 749):
- при проїзді територією Україна - у порядку та розмірах, які передбачені для відряджень у межах території РФ;
- при проїзді територією іноземної держави - у порядку та розмірах, які передбачені для відряджень на території іноземних держав.
Зверніть увагу! Порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, працівникам федеральних державних органів, працівникам державних позабюджетних фондів РФ, федеральних державних установ визначаються нормативними правовими актами Уряду РФ.
Порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, працівникам державних органів суб'єктів РФ, працівникам державних установ суб'єктів РФ, особам, які працюють в органах місцевого самоврядування, працівникам муніципальних установ визначаються відповідно до нормативних правових актів органів державної влади суб'єктів РФ, органів місцевого самоврядування.
Щодо оплати добових у п. 18 Положення N 749 наведено такі рекомендації:
- при проходженні працівника з території України дата перетину Державного кордону України включається у дні, за які добові виплачуються в іноземній валюті, а при проходженні на територію України дата перетину Державного кордону України включається у дні, за які добові виплачуються у рублях;
- дати перетину Державного кордону України під час проходження з території України та на його територію визначаються за відмітками прикордонних органів у паспорті;
- при направленні працівника у відрядження на території двох або більше іноземних держав добові за день перетинумежі між державами виплачуються в іноземній валюті за нормами, встановленими для держави, до якої прямує працівник.
Якщо співробітник відряджається до країн СНД, з якими діють відповідні угоди, згідно з якими при перетині кордонів цих держав українськими громадянами не робляться необхідні позначки у паспорті, дати перетину Державного кордону України під час проходження з території України та на територію України визначаються за відмітками у посвідченні про відрядження, оформленому як при відрядженні на території України (п. 19 Положення N 749).
У разі вимушеної затримки на дорозі добові за цей час виплачуються за рішенням керівника організації при поданні документів, що підтверджують факт вимушеної затримки.
Працівнику, який виїхав у відрядження на територію іноземної держави та повернувся на територію України того ж дня, добові в іноземній валюті виплачуються у розмірі 50% норми витрат на виплату добових для відряджень за кордон (п. 20 Положення N 749).
Відповідно до п. 9 Постанови N 812 при направленні за рахунок коштів федерального бюджету на територію іноземної держави делегацій учнів (школярів, студентів вузів, учнів технікумів та інших навчальних закладів) сторона, що направляє, виплачує добові в іноземній валюті у розмірі 15% добових, встановлених цим документом, за умови, що члени зазначених делегацій забезпечуються харчуванням за рахунок сторони, що направляє або приймає, і не отримують іноземну валюту на особисті витрати від приймаючої сторони.
Витрати на проїзд. Відповідно до п. 22 Положення N 749 витрати на проїзд при направленні працівника у відрядження за кордон відшкодовуються йому в тому ж порядку,що й за направленні у відрядження не більше території РФ. Тобто вони оплачуються за наявності квитків, що підтверджують проїзд до місця відрядження та назад на різних видах транспорту загального призначення, а також інших документів, що підтверджують оплату послуг з оформлення проїзних документів та надання поїздів постільних речей.
Відображення в обліку витрат на відрядження за кордоном
Прийняття до обліку витрат на відрядження за кордоном здійснюється на підставі авансового звіту (ф. 0504049), затвердженого керівником організації, за рахунок 208 00 "Розрахунки з підзвітними особами". Кошти на відрядження повинні видаватися роботодавцем заздалегідь. Перевитрата на відрядження відшкодовується у разі його документального підтвердження.
Особливістю відряджень за кордон є те, що для їх здійснення можуть знадобитися кошти не лише в українських рублях, а й в іноземній валюті.
Облік заборгованості підзвітних осіб за виданими авансами в іноземних валютах ведеться відповідно до п. 215 Інструкції N 157н. Відповідно до цього пункту він одночасно ведеться у відповідній іноземній валюті та в рублевому еквіваленті на дату видачі коштів під звіт.
Переоцінка розрахунків за виданими авансами в іноземних валютах здійснюється на дату здійснення операцій з повернення раніше здійснених виплат у відповідній іноземній валюті.
Переоцінка заборгованості за прийнятими зобов'язаннями в іноземних валютах здійснюється на дату здійснення операцій з оплати зобов'язання в іноземній валюті та на звітну дату (на дату формування регістра бухгалтерського обліку).
При цьому позитивні (негативні) курсові різниці, що виникли при розрахунку карбованцевого еквівалента,відносяться на збільшення (зменшення) розрахунків за прийнятими зобов'язаннями в іноземній валюті з віднесенням курсових різниць на фінансовий результат поточного фінансового року від переоцінки активів.
Як уже говорилося вище, розрахунки під час здійснення валютних операцій здійснюються юридичними особами - резидентами через банківські рахунки в уповноважених банках, порядок відкриття та ведення яких встановлюється Банком України.
До відома. Здійснення незаконних валютних операцій, тобто валютних операцій, заборонених валютним законодавством України або здійснених з порушенням валютного законодавства РФ, включаючи купівлю-продаж іноземної валюти та чеків, номінальна вартість яких зазначена в іноземній валюті, минаючи уповноважені банки, або здійснення валютних операцій, розрахунки за яким зроблено, минаючи рахунки в уповноважених банках, у випадках, не передбачених валютним законодавством РФ, тягне за собою адміністративну відповідальність (п. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).
Однак варто враховувати, що при поверненні співробітником невитрачених підзвітних сум в іноземній валюті вони відображаються у бухгалтерському обліку у відповідній іноземній валюті та в рублевому еквіваленті за курсом Банку України, який діє на дату внесення коштів до каси (п. 157 Інструкції).
Гроші на відрядження за кордон працівник може отримувати в українських рублях і самостійно обмінювати їх і виробляти витрати у валюті іноземної держави, або йому для цих цілей може бути видана іноземна валюта.
Розглянемо порядок обліку витрат при одному та іншому варіанті.
Кошти на відрядження видані в українських рублях. Співробітник, отримавши під звіт кошти на відрядження в рублях, обмінює їх наіноземної валюти. Такі операції проводяться банками лише за пред'явленні паспорта фізичної особи. Йому при цьому видаються документи, що підтверджують проведення операції із готівковою іноземною валютою. Витрати працівником здійснюються в іноземній валюті, а отже, і в підтверджуючих документах будуть вказуватися суми у цих же грошових одиницях.
Для оплати інших витрат можуть бути задіяні такі коди витрат КОСГУ:
Розглянемо практичний приклад направлення співробітника в відрядження за кордон і видачі йому авансу в рублях.
Приклад 1. Співробітника бюджетної освітньої установи направили у відрядження на чотири доби до Китаю. Йому було видано з каси добові у вигляді 13 400 крб., кошти проживання - 22 000 крб. і на страховку – 304 руб. Вартість проживання дорівнює 110 дол. на добу. Квитки на поїздку було придбано заздалегідь та видано співробітнику перед поїздкою. Їхня вартість склала 20 000 руб. Співробітником придбано іноземну валюту (долари США) за курсом 50 руб. за долар. Після повернення з відрядження співробітником подано авансовий звіт про вироблені витрати та підтверджуючі документи на купівлю валюти. Витрати здійснено у рамках державного завдання за основним видом діяльності.
Відповідно до Постанови N 812 при направленні співробітників у відрядження до Китаю їм виплачуються добові у розмірі 67 дол. за добу, а витрати на проживання в цій країні відповідно до Наказу Мінфіну України N 64н оплачуються у розмірі не більше 120 дол. за добу.
Співробітником придбано 708 дол. (67 дол. x 4 доби + 110 дол. x 4 доби).
У бухгалтерському обліку бюджетної установи дані операції відображатимуться відповідно до Інструкції N 174н таким чином: