Відшкодування витрат на ПММ та ремонт
Питання-відповідь на тему
Чи можна директору відшкодувати витрати на купівлю ПММ та ін. госп. витрати (бензин запчастини), зроблені ним за власні кошти, за рахунок видачі у підзвіт? І як правильно оформити? Договір оренди автомобілів з дружиною директора. Водить директор. Дорожні листи на ПММ складаються. Директор власним коштом зробив ПММ і здійснив ремонт. За договором оренди зазначені витрати з допомогою орендаря.
Витрати на ПММ відшкодовуються у повному обсязі на підставі авансових звітів директора із доданими до нього касовими чеками. На підставі авансового звіту потрібно оприбуткувати придбаний директором бензин, а потім списати частину його на витрати, керуючись інформацією про витрати пального з дорожнього листа.
Витрати на ремонт відшкодовуються директору на підставі авансового звіту та касових (товарних чеків) доданих до нього.
Обґрунтування позиції у рекомендаціях Системи Головбух
1. Які дії допоможуть вам грамотно списувати вартість ПММ
Крок № 1 Розробте форму дорожнього листа
Для того щоб підтвердити обґрунтованість та необхідність роз'їздів на автомобілі, вам знадобиться дорожній лист. Це основний первинний документ і його потрібно оформляти на кожен автомобіль окремо. Термін дії дорожнього листа може бути від одного до одного місяця.
На замітку
Застосовувати уніфіковані форми дорожніх листів мають лише автотранспортні підприємства. Інші «спрощенці» можуть розробити зразок цього документа самостійно.
Зверніть увагу
Якщо заповнити дорожній лист із помилками, податківці можуть зняти витрати на ПММ. Тоді їхню обґрунтованість доведеться доводити в суді.
Зразок заповненого дорожнього листа ми представили на рис. 1.
Крок № 2 Видайте гроші під звіт
Після того, як дорожній лист буде виписаний, видайте водієві гроші на покупку бензину.
На замітку
Щоб отримати гроші під звіт, водієві потрібно подати заяву на ім'я керівника.
Видачу готівки відобразіть проводкою:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— видано під звіт кошти на купівлю ПММ.
Протягом трьох днів після закінчення терміну, на який отримано гроші під звіт, водій повинен звітувати про вироблені витрати. Для цього в бухгалтерію він подає авансовий звіт (форма № АТ-1) та прикладає до нього чеки із зазначенням дати купівлі палива, кількості, вартості та марки ПММ.
Крок № 3 Відобразіть вартість придбаного та витраченого палива в бухобліку
У бухобліку придбані ПММ врахуйте у складі матеріально-виробничих запасів за фактичною собівартістю (п. 2 та 5 ПБО 5/01 «Облік матеріально-виробничих запасів»). І відобразіть їх за дебетом рахунка 10 «Матеріали» субрахунку «Паливо» у кореспонденції з рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Запис буде наступним:
ДЕБЕТ 10 субрахунок «Паливо» КРЕДИТ 71
— оприбутковано ПММ (на підставі авансового звіту).
Суть питання
На підставі авансового звіту потрібно оприбуткувати придбаний водієм бензин, а потім списати частину його на витрати, керуючись інформацією про витрати пального з дорожнього листа.
Якщо при купівлі палива АЗС видала вам касовий або товарний чек з виділеною сумою ПДВ, то врахувати податок як самостійну витрату окремо від вартості паливно-мастильних матеріалів ви зможете лише за наявності рахунку-фактури. Якщо такого документа немає, оприбуткуйте бензин за тією ціною, яка вказана у чеку, з урахуваннямПДВ (п. 6 ПБО 5/01).
На витрати в бухобліку списуйте всю фактичну вартість палива незалежно від того, є вона витратою при розрахунку спрощеного податку чи ні. І відображайте її у складі витрат за звичайними видами діяльності (п. 6 ПБО 10/99 «Витрати організації»). Якщо ж у податковому обліку ви списуєте ПММ за нормами, то можете наднормативні витрати в бухгалтерському обліку показувати на окремих субрахунках, прописавши такий порядок в обліковій політиці організації з метою бухобліку.
На замітку
Витрати на ПММ можна не рахувати, якщо платити співробітнику компенсацію
Щодо бухгалтерського обліку, то там розмір компенсації потрібно буде визнавати у повному обсязі у складі витрат за звичайними видами діяльності (п. 7 та 8 ПБО 10/99).
Кількість палива, що підлягає списанню на витрати, розрахуйте за даними дорожнього листа. Для цього скористайтесь формулою:
Кількість палива до списання на витрати (л)
Залишок палива при виїзді автомобіля (л)
Кількість палива, заправленого у бак (л)
Залишок палива на кінець дня (л)
2. Директор заплатив за компанію зі своєї готівки
Що потрібно зробити: Діяти треба залежно від того, які документи видав контрагент директору. Можна оформити авансовий звіт або купити товар у директора.
Директор витратив свої особисті гроші на потреби компанії. Скажімо, купив меблі чи канцтовари. Як відобразити витрати на обліку? Все залежить від того, які документи він приніс до бухгалтерії.
Всі папери оформлені на компанию. У цьому випадку директор складе авансовий звіт і сам затвердить його. Після цього є підстави відобразити витрати в бухобліку. Постає питання: чи можна в ційситуації використовувати? Взагалі, він призначений для того, щоб враховувати суми, які були заздалегідь видані працівникам під звіт. Однак прямої заборони на те, щоб працівник спочатку сплатив витрати, а потім відшкодував витрачені гроші, у законодавстві немає. Тому в даному випадку ніщо не заважає відобразити заборгованість перед директором.
Якщо директор сплатив готівку іншої компанії або індивідуального підприємця, то при цьому важливо, щоб дотримувався ліміт розрахунків по одній угоді - 100 000 руб. Інакше компанію та директори можуть оштрафувати.
Документи виписані на директора особисто. Якщо куплений товар, то можна укласти договір, за яким керівник продасть його своїй компанії. Щоправда, після закінчення року директору доведеться подати декларацію з податку на доходи фізичних осіб. А як бути, якщо директор оплачував роботи чи послуги? Зрозуміло, що перепродати їх не вдасться. І тут краще попросити контрагента переробити документи з ім'ям організації.
У документах не зазначено ні назву компанії, ні прізвище директора. Якщо ліміт розрахунків готівкою порушено не буде, то краще відшкодувати витрати директору з авансового звіту. Якщо ж ліміт не порушено, то безпечніше оформити купівлю-продаж.