Використання форм
Microsoft Excel надає такі типи форм, які допомагають вводити дані до списків.
Microsoft Excel може генерувати вбудовану форму списку. Форма відображає всі заголовки стовпців списку в одному діалоговому вікні з порожнім полем поряд з кожним заголовком, призначеним для введення даних у стовпець. При цьому можна ввести нові дані, знайти рядки на основі вмісту комірки, оновити наявні дані та видалити рядки зі списку.
Використовуйте форму, якщо достатньо простого перерахування стовпців і не потрібні більш складні або настроювані можливості. Форма може полегшити введення даних, наприклад, коли є широкий список, кількість стовпців якого перевищує кількість стовпців, яке може відображатися одночасно на екрані.
Форми Microsoft Access
Якщо встановлено програму Microsoft Access, надбудова Excel AccessLinks дозволяє створювати форми Microsoft Access для роботи з даними у списку Microsoft Excel. Використовуйте майстер форми Access для створення настроюваної форми, після чого використовуйте форму для введення, пошуку та видалення даних, що зберігаються на аркуші. Ця програма надбудови доступна на веб-сайті Microsoft Office.
Форми Microsoft Access надають більш гнучкі можливості створення макетів та форматування, ніж форми для введення даних Microsoft Excel із фіксованими макетами. Щоб отримати додаткові відомості про можливості та параметри форм Microsoft Access, зверніться до довідки Microsoft Access.
Якщо потрібно створити складну або спеціалізовану форму для введення даних, слід створити аркуш або шаблон для використання його як форму і потім налаштувати аркуш форми відповідно до необхідних вимог. Наприклад, можна створити форму звіту про витрати, яка будезаповнюватись в електронному вигляді або у вигляді друкованих копій.
Форми майстра шаблонів
Можна створити шаблон форми в Microsoft Excel і використовувати майстер шаблонів для створення окремого списку Microsoft Excel для збору даних, що вводяться у форми, створені на основі шаблону. Цей метод використовується, якщо, наприклад, копія форми заповнюватиметься кількома користувачами.
Заповнення екранної форми
Виберіть Створити в меню Файл, а потім виберіть Загальні шаблони.
У діалоговому вікні Шаблони відкрийте вкладку, яка містить шаблон цієї форми, і двічі клацніть цей шаблон.
Якщо потрібний шаблон не відображається на жодній із вкладок, переконайтеся, що цей шаблон зберігається в папці Шаблони або її підпапці, або зверніться до системного адміністратора за довідкою щодо пошуку та використання форми.
Введіть потрібну інформацію та дотримуйтесь інших інструкцій у формі.
Натисніть кнопку Зберегти.
У полі Папка відкрийте папку, в якій слід зберегти копію форми.
Якщо форма використовується іншими користувачами, і потрібно зберегти її копію в мережі, дізнайтеся у адміністратора системи, де слід зберегти цю копію форми та під яким ім'ям.
У полі Ім'я файлу введіть назву форми та натисніть кнопку Зберегти.
Якщо форма була спроектована таким чином, щоб копіювати введені дані в базу даних, при збереженні форми задаватиметься питання про те, чи слід додати дані до бази як новий запис. Натисніть кнопку Так, щоб додати дані.