Використання Microsoft Office Excel у шкільному адмініструванні

Нині ІКТ затребувані як школярами, а й вчителями, педагогами-психологами, керівництвом освітніх закладів будь-якого типу. У ХХI столітті комп'ютер став незамінним та унікальним інструментом, який у руках вчителя-майстра, адміністратора-професіонала, учня-інтелектуала служить засобом творчої роботи, успішного навчання та цікавого спілкування. [2]

Сучасний розвиток засобів обчислювальної техніки, засобів зв'язку та програмних технологій, разом з їх поступовим здешевленням, сприяють масовому застосуванню їх не тільки в освітньому процесі, а й в управлінні ним.

Сьогодні комп'ютер став універсальним інструментом шкільного адміністратора у його роботі з моніторингу та аналізу даних навчально-виховного процесу.

Оснащення загальноосвітніх установ комп'ютерної техніки, сучасні вимоги до ведення та оформлення документації, необхідність швидкого аналізу зібраних даних освітнього процесу для управління їм призводять до того, що оволодіння інформаційними комп'ютерними технологіями стає нагальною проблемою шкільного администратора.[2]

Для більш ефективного управління школою в ній має бути створене єдине інформатизаційне середовище, яке відповідає таким вимогам:

банк даних системи повинен містити максимально повну інформацію про всі елементи навчального процесу;
у системі має бути передбачена можливість обміну повідомленнями між усіма користувачами;
має бути передбачено можливість взаємного обміну інформацією з органами управління освітою;
у системі має існувати можливість інтегрування електронних підручників.

Багато функцій і завдань внутрішньошкільного управліннясучасних умовах вирішуються якісніше, ефективніше та економічніше за рахунок використання програмного забезпечення пакету Microsoft Office.

Програма Microsoft Office Excel дозволяє вводити базові дані про навчальний заклад, створювати банки даних з кадрового складу та контингенту учнів, обробляти інформацію для отримання вихідних документів, вести електронні варіанти книг наказів. Безсумнівно, спочатку потрібно багато часу для створення банків даних, але при роботі в розрахованому на багато користувачів режимі тимчасові витрати істотно зменшуються. За наявності відповідних модулів система може бути використана в роботі директора, секретаря, завучів, вчителів-предметників та класних керівників, шкільного бухгалтера, бібліотекаря, медперсоналу.

В електронній таблиці інформація відображає загальну картину по всій школі. Очевидно, що при кожній зміні всередині класу достатньо лише додати або видалити рядок у файлі, що містить список учнів, автоматично відбудуться відповідні зміни у всіх зведених таблицях. На підсумковій таблиці ми отримаємо точну інформацію на сьогоднішній день.

Ця програма дозволить звільнити заступника директора від монотонної роботи з механічного підрахунку, а також попередить можливість виникнення арифметичних помилок. Крім того, великі обсяги статистичної інформації стануть для управлінця справді матеріалом для аналізу та основою для прийняття правильного управлінського рішення. [5]

Технологія роботи з електронними таблицями, створюваними серед табличного процесора MS Excel, сьогодні так само популярна, як і технологія створення текстових документів. Електронна таблиця дозволяє проводити розрахунки за формулами, подавати дані у вигляді діаграм,структурувати дані, робити вибірку з великих таблиць, створювати консолідовані таблиці та ін. Використання можливостей сучасних інформаційних технологій дозволяє автоматизувати процес обробки результатів рубежних, тематичних, підсумкових перевірочних робіт (Додаток 9, Додаток 10, Додаток 11, Додаток 12). Відстежувати їхню динаміку, представляти результати у наочному вигляді, використовуючи можливості майстра діаграм (Додаток 13). Це, своєю чергою, створює умови для своєчасної коригування змісту та методики навчання, цілеспрямованого досягнення освітнього стандарта.[8]

Є об'єктивна необхідність створення у школі наступного матеріалу з використанням програми Microsoft Excel:

Використання перелічених банків даних дозволяє мінімізувати строки створення звітності, проведення моніторингу школярів, відстеження підвищення професійної майстерності вчителів. [1]

Електронні таблиці Microsoft Excel мають широкі змогу здійснення ідей автоматизації управління освітнім установою.

Аналогічним чином, за допомогою багатого інструментарію додатків Microsoft Office вирішуються й інші питання – написання програм з модифікації розкладу, обліку пропущених та заміщених уроків, обробці даних з оплати праці, а також створення тестових комплексів для внутрішньошкільного контролю.

Інформаційні технології дають величезні переваги і учням, і вчителям. Все, що створюється із використанням засобів інформаційно-комунікаційних технологій, можна охарактеризувати трьома словами: естетично, швидко, якісно. І найголовніше – це можливість оперативного доступу до інформації, можливість редагування, отримання твердої копії та передачі її по локальній мережіабо Інтернет-каналів.

Найбільших успіхів співробітникам школи вдається досягати завдяки застосуванню електронних таблиць Microsoft Excel, на основі яких створено чимало цікавих рішень, що автоматизують окремі ділянки навчально-виховної роботи та адміністративно-господарську діяльність.[9]

Таким чином, ефективне використання інформаційного простору сприяє підвищенню якості професійної та загальноосвітньої підготовки за рахунок впровадження нових технологій у освітній процес; сприяє підвищенню творчої активності педагогів та учнів; формуванню інформаційної культури (долучення до інформативно-комунікаційних можливостей сучасних технологій) керівних, педагогічних працівників, які навчаються та їхніх батьків. [1]