Вимоги до оформлення претензій та позовних заяв

У ході здійснення підприємством господарської діяльності виникають моменти, коли через порушення законних інтересів контрагентом необхідно застосувати допустимі законом заходи захисту. Захист порушених прав потребує ретельного документального оформлення, тобто. кваліфікованої підготовки відповідних документів з метою направлення їх безпосередньо порушнику прав або до судових органів. У великих організаціях такою роботою займаються юридичні відділи, а маленьких фірмах, зазвичай, керівник. До оформлення юридичних документів закон висуває дуже жорсткі вимоги. Так, відсутність чи неправильне написання ряду реквізитів позовної заяви до суду тягне за собою залишення його без руху з пропозицією усунути виявлені недоліки, а у разі неусунення їх у зазначений судом строк, заява вважається не поданою.

ПРЕТЕНЗІЯ - вимога, що пред'являється кредитором до боржника про погашення заборгованості, усунення недоліків проданої речі, виконаної роботи, наданої послуги, про відшкодування збитків або сплату штрафу. Правильне і своєчасне пред'явлення претензії дозволяє у короткі терміни, ніж у позову до суду, врегулювати розбіжності, відновити порушені правничий та інтереси організації.

При надходженні претензії слід перевірити наявність в організації права на пред'явлення претензії, а також належне оформлення та повноту поданих матеріалів. При неповному чи неправильному оформленні, необхідно витребувати додаткові матеріали або переоформити подані.

Претензії пред'являються щодо якості товару, обсягів та строків його постачання, упаковки, маркування, платежу та інших умов договору (контракту).

Зміст претензії:

1. Повне найменування підприємства, що пред'являє претензію;

2. Довідкові дані;

3. Вид документа (ПРЕТЕНЗІЯ);

4. Реєстраційні реквізити (дата, номер);

5. Адресат, реквізити особи, якій претензія пред'являється;

6. Місце складання документа з адміністративно - територіального поділу;

7. Заголовок до тексту;

У тексті викладаються вимоги заявника, у разі грошової оцінки вимог необхідно вказати витребувану суму та повний обґрунтований розрахунок.

9. Позначка наявності додатків;

До претензії додаються документи (оригінали або засвідчені копії), що підтверджують обґрунтованість вимог пред'явника.

Підписують претензію керівник підприємства (його заступник) та головний бухгалтер.

Відповідь на претензію може містити такі варіанти:

-про прийняття претензії до розгляду, якщо рішення щодо неї не прийнято;

-про задоволення претензії повністю або частково із зазначенням дати та номера платіжного доручення при оплаті;

-Про відхилення претензії повністю або частково.

Підписує відповідь на претензію керівник підприємства, документ засвідчується печаткою.

ПОЗОВНА ЗАЯВА (в арбітражному судочинстві) - це процесуально-господарський документ, за допомогою якого зацікавлена ​​особа здійснює своє право на звернення до суду за захистом порушених чи оспорюваних законних інтересів. Організації пред'являють позови, як правило, до арбітражного чи загального судів.

Вимоги до форми та змісту позовної заяви перелічені у ст. 102 Арбітражного процесуального кодексу України.

Під час підготовки документа важливо дотримуватися таких вимог, щоб уникнути повернення заяви надооформлення.

Позовна заява подається до арбітражного суду письмово.

У заяві вказується найменування арбітражного суду, куди воно подається (найчастіше позови пред'являються до арбітражного суду за місцем перебування відповідача);

Якщо позов підлягає грошовій оцінці, слід обов'язково вказати в заяві ціну позову.

Сума позовних вимог має бути обґрунтованою. Обґрунтування повинно міститися у довідках-розрахунках, що додаються до заяви, підписаних бухгалтерськими працівниками.

Позивач повинен відобразити обставини, на яких ґрунтуються його позовні вимоги та докази, що їх підтверджують.

При пред'явленні позовних вимог необхідно послатися у заяві на закони, інші нормативні акти, що обґрунтовують ці вимоги.

Необхідною умовою дотримання форми та змісту позовної заяви є перелік документів, що додаються.

Підписує позовну заяву керівник чи його заступник. У разі підпису позовної заяви представником необхідно долучити довіреність, з якої випливають такі повноваження.

Закон не передбачає проставлення печатки на заяві, тому її відсутність не є недотриманням правильності форми.

Велике значення для організації має робота з реєстрації та обліку як пред'явлених, так і пред'явлених претензій та позовних заяв. При добре поставленій реєстраційно-обліковій діяльності забезпечується безпека документів, є можливість для контролю за своєчасністю їх розгляду, направлення та отримання відповідей. Значення обліку полягає в тому, що він дозволяє організації, фірмі проводити аналіз того, за якими мотивами пред'являється більша кількість претензій та позовів, виявляти причини подібних.обставин, а на підставі висновків проведеного аналізу готувати та надсилати керівництву відповідні пропозиції.

Форми обліку та реєстрації претензій та позовів різноманітні. Однак найбільш раціональними можна запропонувати такі варіанти:

1. Журнал обліку претензій, пред'явлених підприємству, організації (Додаток 1);

2. Журнал обліку претензій, які пред'являються підприємством, організацією (Додаток 2).

Додаток 1

Журнал обліку претензій, пред'явлених підприємству, організації

№ п/п

Номер та дата договору, з якого претензія випливає

Дата отримання претензії

Назва організації, що пред'явила претензію

Зміст претензії

Сума претензії

Зміст відповіді на претензію

Відмітка про задоволення претензії

Дата отримання позовного матеріалу

Примітка

Додаток 2

Журнал обліку претензій, що пред'являються підприємством, організацією

---